Nichts ist so schön wie die Verteilung von Aufgaben an Andere. Ihr kennt die Bedeutung des Begriffes „Team“? Toll, ein anderer macht´s! Aber ernsthaft: Die Erfahrung zeigt, dass das Verteilen von Aufgaben auf Zuruf nicht das optimale Vorgehen ist. Zu schnell gehen Aufgaben verloren und werden so nicht oder nur verspätet erledigt. Microsoft hat das erkannt und mit Microsoft Planner ein mächtiges Tool für die Aufgabenverwaltung geschaffen, das mittlerweile fest in Microsoft 365 integriert ist.
Planner ist längst kein Geheimtipp mehr, sondern ein ausgereiftes Projektmanagement-Tool, das sich nahtlos in die Microsoft-Welt einfügt. Startet ihr den Planner online unter https://tasks.office.com, müsst ihr euch mit euren Microsoft 365-Zugangsdaten anmelden. Die Zeiten von Office 365 sind vorbei – heute heißt das Ganze Microsoft 365 und bietet deutlich mehr Integration als früher.
Wenn ihr das erste Mal mit Planner arbeitet, legt ihr als erstes einen neuen Plan an. Der Plan dient als Klammer um zusammengehörige Aufgaben. Ob das nun ein komplexes IT-Projekt im Unternehmen, die Organisation einer Veranstaltung oder sogar private Projekte wie eine Hochzeit sind – Planner macht alles mit.
In dem neuen Plan könnt ihr dann Aufgaben erstellen und zuweisen. Die Zuweisung funktioniert über die E-Mail-Adresse der Person, die die Aufgabe erledigen soll. Ein großer Vorteil: Planner ist heute viel intelligenter geworden. Das Tool schlägt euch automatisch Personen aus eurer Organisation vor, die bereits in eurem Microsoft 365-Verzeichnis stehen. Ihr müsst nicht mehr mühsam E-Mail-Adressen eintippen.
Besonders praktisch: Jede Aufgabe kann mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Planner erinnert automatisch an anstehende Deadlines und schickt Benachrichtigungen an alle Beteiligten. Das passiert nicht nur per E-Mail, sondern auch über Microsoft Teams, falls ihr das nutzt.
Die Aufgabe wird im Plan gespeichert und parallel per E-Mail an den Empfänger versendet. Reagiert dieser nicht, bekommt er automatisierte Erinnerungen. Er kann dann den Status pflegen und die Aufgabe später als erledigt markieren. Das war schon immer so – aber heute geht noch viel mehr.
Was ist neu in Planner 2026?
Microsoft hat Planner in den letzten Jahren massiv ausgebaut. Die größte Neuerung: Die enge Verzahnung mit Microsoft Teams und der neuen „Planner App“ in Teams. Ihr könnt Aufgaben direkt aus Chat-Unterhaltungen heraus erstellen und dabei den Kontext mitliefern. Das macht die Zusammenarbeit viel flüssiger.
Ein weiteres Highlight sind die erweiterten Ansichten. Neben der klassischen Karten-Ansicht gibt es jetzt auch Gantt-Charts, Kalender-Views und eine Timeline-Darstellung. Damit konkurriert Planner mittlerweile ernsthaft mit etablierten Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello.
Besonders clever: Die KI-Integration. Planner analysiert eure Arbeitsweise und schlägt automatisch vor, welche Aufgaben als nächstes anstehen oder welche Person am besten für eine bestimmte Aufgabe geeignet wäre. Das basiert auf historischen Daten und Arbeitsmustern in eurer Organisation.
Buckets und Labels für bessere Organisation
Ein Feature, das viele übersehen: Buckets. Damit könnt ihr Aufgaben in Kategorien unterteilen. Zum Beispiel „To Do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ – oder thematisch nach Bereichen wie „Marketing“, „Entwicklung“ und „Support“. Die Buckets lassen sich per Drag-and-Drop verschieben, was die Bedienung intuitiv macht.
Labels (Etiketten) sind ein weiteres mächtiges Organisationsmittel. Ihr könnt Aufgaben mit Farben und Begriffen kategorisieren – etwa nach Priorität, Typ oder Kunde. Das macht es einfach, auch in komplexen Projekten den Überblick zu behalten.
Integration ist King
Was Planner von der Konkurrenz abhebt, ist die nahtlose Integration in die Microsoft-Welt. Ihr könnt Dateien aus OneDrive oder SharePoint direkt an Aufgaben anhängen, Excel-Tabellen einbetten oder PowerBI-Dashboards verknüpfen. Auch die Anbindung an Outlook ist perfekt: Aufgaben erscheinen automatisch in eurem Kalender, wenn sie ein Fälligkeitsdatum haben.
Für Teams, die bereits tief in der Microsoft-Welt verwurzelt sind, ist das ein enormer Vorteil. Ihr müsst nicht zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen, sondern habt alles in einer Oberfläche.
Mobile Apps nicht vergessen
Die Planner-Apps für iOS und Android sind mittlerweile richtig gut geworden. Ihr könnt unterwegs Aufgaben erstellen, bearbeiten und abhaken. Besonders praktisch: Die Offline-Synchronisation. Änderungen werden automatisch übertragen, sobald ihr wieder online seid.
Fazit: Planner ist erwachsen geworden
Microsoft Planner hat sich von einem einfachen Aufgaben-Tool zu einer vollwertigen Projektmanagement-Lösung entwickelt. Für Teams, die bereits Microsoft 365 nutzen, ist es oft die beste Wahl – allein schon wegen der nahtlosen Integration. Die Lernkurve ist flach, die Funktionen sind mächtig genug für die meisten Projekte.
Zuletzt aktualisiert am 01.03.2026
