Im PDF-Format ist normalerweise die Qualität der Bilder im Dokument analog zu der im Word- bzw. PowerPoint-Original. Das macht nicht immer Sinn: In Dokumente fügen Sie oft Bilder in ihrer Originalauflösung ein, die für das A4-Format, in dem die meisten Dokumente sind,  viel zu groß sind. Im Dokument selbst fällt das nicht aus, bei der Dateigröße allerdings schon. Das kann zum Problem werden, wenn Sie die Datei weitergeben wollen.

Office bietet Ihnen die Möglichkeit, die Dateigröße beim Export in das PDF-Format zu verringern. Klicken Sie in der Office-App auf Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen > PDF/XPS-Dokument erstellen. Geben Sie den Namen der PDF-Datei ein, dann klicken Sie auf Optionen.

Unter Optimieren für wählen Sie Minimale Größe (Onlineveröffentlichung). Beim Erstellen der PDF-Datei nimmt Windows nun jedes enthaltene Bild und verringert die Qualität so, dass es immer noch alle Details hat, wenn es in der im Dokument festgelegten Größe dargestellt wird. Die Dateigröße ist deutlich verringert. Der Nachteil dabei: Sobald Sie in der PDF eine höhere Zoomstufe wählen, werden die Bilder sichtbar blockig. Das Nutzen dieser Funktion ist also eine Abwägung zwischen Qualität und Größe.