Die meisten eurer Kontakte verwaltet ihr lokal in Microsoft Outlook. Wenn ihr dann einen Kontakt an einen anderen Teilnehmer weiterleiten wollt, geht das schnell via E-Mail. Das funktioniert auch, wenn der Kontakt nicht lokal abgelegt ist, sondern im globalen Adressbuch auf dem Exchange Server liegt. Wir zeigen euch, wie das in aktuellen Outlook-Versionen funktioniert.
Lokale Kontakte weiterleiten – der Klassiker
Für lokal gespeicherte Kontakte ist das Vorgehen denkbar einfach: Legt eine neue E-Mail an, damit ihr den Kontakt dort hineinziehen könnt. Dann klickt ihr in Outlook auf die Kontakte-Schaltfläche, um in die Kontaktansicht zu wechseln. Sucht den weiterzuleitenden Kontakt heraus und zieht ihn in das Fenster der neuen E-Mail.
Das funktioniert sowohl in der Desktop-Version von Outlook als auch in Outlook Web App (OWA), die mittlerweile deutlich an Funktionsumfang gewonnen hat. Gerade in hybriden Arbeitsumgebungen nutzen viele die Web-Version parallel zur Desktop-Anwendung.
Kontakte aus der globalen Adressliste teilen
Wenn ihr in einem Firmenumfeld arbeitet, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass viele Kontakte nicht lokal in eurem Outlook, sondern auf dem Exchange Server gespeichert sind. Diese globale Adressliste (Global Address List, GAL) enthält alle Mitarbeiter und oft auch externe Kontakte der Organisation.
In diesem Fall klickt ihr in der Kontaktansicht in Outlook in das Suchfeld oben rechts und gebt den Namen des Kontaktes ein. Doppelklickt dann auf das Suchergebnis. Outlook durchsucht dabei automatisch sowohl lokale als auch Server-Kontakte.
Alternativ klickt ihr auf das Symbol neben dem Suchfeld und wählt unter Adressbuch die Offline Global Address List aus. Dort findet ihr die in der globalen Adressliste gespeicherten Kontakte. In neueren Outlook-Versionen ist diese Liste oft auch als „Organisationsadressbuch“ bezeichnet.
Klickt nun mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Kontakt und dann auf Zu den Kontakten hinzufügen. Outlook stellt den Kontakt nun als Kontaktkarte dar. Statt ihn zu speichern, klickt ihr auf Weiterleiten und wählt dann das VCF-Format aus, was von praktisch allen Programmen verstanden wird, die Kontakte verwalten.
Moderne Alternativen: Teams und Graph-Integration
Microsoft hat die Integration zwischen seinen Office-Anwendungen in den letzten Jahren massiv ausgebaut. So könnt ihr Kontakte mittlerweile auch direkt aus Microsoft Teams heraus teilen. Klickt auf das Profil einer Person in Teams und wählt „Kontakt teilen“ – das funktioniert nahtlos mit der dahinterliegenden Microsoft Graph-API.
Besonders praktisch: In der neuen Outlook-Version („New Outlook“), die schrittweise ausgerollt wird, sind viele dieser Funktionen noch intuitiver geworden. Die Suche ist schneller, und die Integration mit anderen Microsoft 365-Apps funktioniert reibungsloser.
Mobile Kontaktverwaltung
Auch die mobilen Outlook-Apps für iOS und Android haben deutlich an Funktionsumfang gewonnen. Ihr könnt Kontakte aus der globalen Adressliste auch unterwegs weiterleiten. Tippt dazu in der mobilen App auf einen Kontakt, wählt das Teilen-Symbol und verschickt die Kontaktdaten per E-Mail, WhatsApp oder andere verfügbare Apps.
Die Synchronisation zwischen Desktop, Web und mobilen Versionen funktioniert mittlerweile nahezu perfekt, sodass ihr immer auf die aktuellsten Kontaktdaten zugreifen könnt.
Berechtigungen und Sicherheit beachten
Ein wichtiger Aspekt, den viele übersehen: Nicht alle Kontakte aus der globalen Adressliste dürfen automatisch weitergegeben werden. Je nach Unternehmenspolitik können bestimmte Kontaktdaten als vertraulich eingestuft sein. Achtet darauf, dass ihr nur Kontakte weiterleitet, bei denen das auch erlaubt ist.
Moderne Exchange-Umgebungen bieten Administratoren granulare Kontrolle darüber, welche Kontaktinformationen für wen sichtbar sind. Das kann bedeuten, dass manche Kollegen nur mit Namen und E-Mail-Adresse angezeigt werden, während andere vollständige Kontaktdaten inklusive Telefonnummern sehen.
Zukunft der Kontaktverwaltung
Microsoft investiert stark in die KI-gestützte Kontaktverwaltung. Features wie automatische Kontaktvorschläge basierend auf E-Mail-Kommunikation oder die Integration von LinkedIn-Profilen werden immer ausgereifter. Die neue „People“-App, die schrittweise Outlook-Kontakte ergänzt, bietet noch umfangreichere Möglichkeiten zur Kontaktverwaltung und -freigabe.
Das Weiterleiten von Kontakten wird also nicht nur einfacher, sondern auch intelligenter – mit automatischen Vorschlägen, wer welche Kontakte benötigen könnte.
Zuletzt aktualisiert am 26.02.2026
