In Ihrem Outlook-Postfach sammeln sich E-Mails über E-Mails. Wenn Sie diszipliniert sind, dann ordnen Sie die Mails direkt in eine durchdachte Ordnerstruktur. Schnell allerdings passiert es, dass Sie nicht mehr nachkommen und die Mails zwar abarbeiten, aber nicht mehr aufräumen. Hier unterstützt Sie Outlook mit internen Funktionen.

Die Verwaltungsfunktionen für Ihre Outlook-Postfächer finden Sie unter Datei > Tools. Wenn Sie nicht genug freien Speicherplatz in Ihren Postfächern haben, dann klicken Sie hier erst einmal Ordner “Gelöschte Elemente” leeren. Damit löscht Outlook endgültig die E-Mails, die Sie sowieso schon gelöscht hatten. Damit nehmen Sie sich natürlich die Möglichkeit, im Notfall eine gelöschte E-Mail wiederherzustellen.

Feiner können Sie die Bereinigung durch einen Klick auf Postfachbereinigung… einrichten. Passen Sie die Postfachgröße an, um mehr Platz zu bekommen und eine Verschiebung von E-Mails in den Archiv-Ordner zu konfigurieren.

Oft sind für die Überfüllung Ihres Postfaches einige wenige E-Mails verantwortlich, die große Anhänge haben. Die können Sie sich anzeigen lassen, wenn Sie unter Elemente suchen, die größer sind als die minimale Größe einstellen und auf Suchen klicken. Eine weitere Alternative ist die Suche nach älteren Elementen, hier können Sie das Alter nach Tagen vorgeben.

Die gefundenen Elemente können Sie dann markieren und löschen und somit eine Menge an Platz in Ihrem Outlook freigeben.