Retrospektiven helfen, agile Arbeitsweise zu leben und glasklar zu analysieren, was wirklich gut lief und was nicht. Die Digitalisierung hilft, den Motor der Arbeitsagilität noch effizienter laufen zu lassen. Work-Life-Balance wird im Arbeitsleben zunehmend wichtiger.

Statt 9–5-Jobs im immer gleichen Büroalltag bevorzugen immer mehr Arbeitnehmer von heute Remote-Work. Damit der Austausch und das Teambuilding nicht auf der Strecke bleiben, sind digitale Retrospektiven ein wertvolles Erfolgstool.

Was läuft gut? Was gilt es, besser zu machen? Welchen Maßnahmen leiten sich daraus ab? – Die Retrospektive hilft bei der Verbesserung agiler Arbeitsprozesse und stärkt das Team.

Konstruktives Feedback: Darum sind Retrospektiven so wertvoll

Zu den wertvollsten agilen Arbeitsmethoden gehört die Retrospektive. Es geht darum, die Arbeit zu reflektieren: klar, präzise und ohne Schnörkel. Damit die Retrospektive erfolgversprechend ist, gilt es einige Spielregeln einzuhalten: die Konzentration auf die Sache, Zusammenarbeit und keinen emotionalen Bezug.

Analysieren und Messen sowie Maßnahmen zur Verbesserung definieren

Die voranschreitende Digitalisierung in Unternehmen (interessante Einblicke zu digitalen Themen gibt es auch im Newsletter) hilft dabei. Durch smarte Projektauswertungen lassen sich Erfolge oder Misserfolge messen und effizienter analysieren. Das Definieren von Maßnahmen, um künftige Prozesse zu verbessern, ist durch Team-Visualisierung noch besser möglich. Gemeinsam an einem digitalen Chart die nächsten Schritte definieren und bei der kommenden Retrospektive erneut bewerten.

Retrospektive lernen: Spielregeln für den konstruktiven Austausch

Wer Retrospektiven leiten lernen möchte, kann das sogar bequem online. In mehreren Tagen Training geht es darum, die Grundlagen und praktische Anwendung der Retrospektive zu erlernen und schon bald erfolgreich für eine Agilitätssteigerung im eigenen Arbeitsumfeld zu nutzen. Behilflich dabei kann der Retromat sein, mit dem die Retrospektiven kostenfrei anschaulicher aufbereitet werden können.

Im Fokus einer Retrospektive stehen insbesondere zwei Fragestellungen:

  • Was läuft besonders gut?
  • Was läuft nicht gut?

Es geht darum, offen zu kommunizieren und nicht aus falsch verstandener Rücksichtnahme mit der eigenen Meinung hinter dem Berg zu halten. Nur wer den Mut besitzt, klar zu kommunizieren, kann am Verbesserungsprozess mitwirken.

Um das Vertrautheitsgefühl zu erreichen, gilt bei der Retrospektive die einfache Vegas-Richtlinie: Was in der Retrospektive geschieht bzw. besprochen wird, bleibt ausschließlich in diesem Rahmen! Eine vertrauensbildende Maßnahme, die Basis für den offenen Austausch und den späteren Erfolg der Retrospektive ist.

Checkliste der Retrospektive: So geht agiles Arbeiten in der Praxis

Für den schnörkellosen Austausch bei der Retrospektive ist es wichtig, eine offene Atmosphäre zu kreieren. Alle Teilnehmer sind durch die Verpflichtung mit dem Vegas-Codex gleich und können sich aufeinander einlassen.

Unbedingt beachten: JEDER Teilnehmer muss zu Wort kommen und frei sprechen können. Unabhängig von der Position im Unternehmen gilt in der Retrospektive der Gleichstellungsansatz. Der Leiter hält zwar die Fäden in der Hand und sorgt dafür, dass alles geordnet abläuft, dennoch muss jeder Teilnehmer frei bei der Meinungsäußerung ohne Konsequenz sein.

Die Analyse und Priorisierung ist weiterer Bestandteil der erfolgreichen Retrospektive. Es geht darum, die Aussagen aufzugreifen, festzuhalten und für den weiteren erfolgreichen agilen Arbeitsprozess zu verwenden. Auch hier hilft die Digitalisierung clever weiter, denn durch virtuelle Whiteboards und digitale Präsentationen können Änderungen und Anmerkungen autark eingefügt und für alle Teilnehmer zugänglich gemacht werden.

Der agile Bearbeitungsprozess ist wesentlicher Motor für eine erfolgreiche Retrospektive. Gemeinsame Lösungsansätze zu entwerfen, fördert nicht nur den Teamgeist, sondern weckt häufig auch ungeahnte Ressourcen. Fühlen sich Teilnehmer ernst- und wahrgenommen, haben sie gesteigerte Ambitionen, sich in die Findung von Lösungsprozessen einzubringen.

Ohne ein Commitment, das Festhalten der verbindlichen Maßnahmen, geht es bei einer Retrospektive nicht. Der Schlusspunkt und die gemeinsame Zustimmung zur Adaption getroffener Maßnahmen ist einer der wichtigsten Bausteine einer erfolgreichen Retrospektive.

Gemeinsam zum Erfolg: Die Retrospektive sorgt für Klarheit bei der Aufgabenverteilung und hilft beim Teambuilding.

Muss der Scrum Master neutral sein?

Ein Scrum Master, der Leiter der Retrospektive, sollte stets neutral sein. Er hat die Aufgabe, Emotionalität aus dem Meeting herauszuhalten. Dabei ist er Motivationstrainer und Schiedsrichter in einem. Vor, während und nach der Retrospektive ist es außerdem seine Aufgabe, das Gesagte bzw. Ziel der Veranstaltung visuell darzustellen. Ein guter Scrum Master schafft es beispielsweise, alle Teilnehmer gleichermaßen zu motivieren und für 100 % Einbringung zu sorgen.

Tipps für grafische Hilfestellung bei Retrospektiven

Es gibt verschiedene Ansätze, um eine erfolgreiche Retrospektive umzusetzen. Zu der Standard-Variante gehört die Scrum Retrospektive, die aus den vier wesentlichen Fragestellungen besteht:

  • Was lief gut und muss nicht weiter besprochen werden?
  • Was wurde gelernt?
  • Was muss zukünftig anders laufen?
  • Was ist noch unverständlich?

Durch die Antworten darauf ergeben sich die Maßnahmen für die weitere Projektierung bzw. Zusammenarbeit.

Eine andere Herangehensweise an die Retrospektive ist die sogenannte Seestern-Methode. Der Scrum Master zeichnet einen Seestern auf (beispielsweise über das Whiteboard) und stellt den Teilnehmern folgende Fragen:

  • Was muss von uns fortgesetzt werden?
  • Welches Investitionsvolumen ist notwendig?
  • Was muss gedrosselt werden?
  • Womit wird begonnen?
  • Was wird gestoppt?

Jedes Teammitglied bringt seine Antworten an den einzelnen Armen des Seesternes an, sodass sich eine transparente Diskussionsgrundlage ergibt.

Die Drachen-Methode ist ebenfalls äußerst beliebt. Der Scrum Master skizziert ein Flugzeug, das sinnbildlich für den Erfolg des Teams und die Fortsetzung steht. Um das Flugzeug wird eine Stromleitung stilisiert, welche die Hindernisse symbolisieren. Es geht darum, dass Teilnehmer erkennen, warum sich das Flugzeug in den Stromleitungen verfangen hat, wie es dort wieder hinausfindet. Durch diese bildliche Darstellung können die Teilnehmer analysieren, wo die Hürden liegen und wie sie zu überwinden und das Flugzeug wieder freizubekommen sind.

Die Rennwagen-Methode ist für ideal, um den Motor des Teams wieder zum Laufen zu bringen, mögliche vorhandene Konflikte unter Kollegen zu lösen. Manchmal sehen sich einige Teammitglieder durch die Leistungen ihrer Kollegen ausgebremst. Um solche Befindlichkeiten konstruktiv auf den Tisch zu bringen, kann die Rennwagen- Methode helfen. Dafür zeichnet der Scrum Master einen Rennwagen an bzw. nutzt eine Rennwagen-Grafik. Wichtig: Am Rennwagen befindet sich ein Fallschirm, sodass das Fahrzeug seine volle Leistung nicht entfalten kann.

Nun sind die Teilnehmer gefragt, denn sie geben Auskunft darüber, was sie ausgebremst und angetrieben hat. Alle Dinge, welche zum Ausbremsen beitragen, werden am Fallschirm sichtbar gemacht (beispielsweise durch Klebezettel mit den Antworten); antreibende Faktoren werden am Rennwagen platziert. Die Mitglieder können nun darüber sprechen, wo Schnittmengen liegen und welches Potenzial künftig entfaltet werden kann, um den Fallschirm abzutrennen und den Rennwagen mit Vollgas auf die Strecke zu bringen.

 

Bilder

Abbildung 1: pixabay.com @ geralt (CC0 Creative Commons)

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