Wenn ältere E-Mails verloren gehen, dann liegt das meist nicht an Datenverlust. Der abgerufene Zeitraum ist im Standard recht kurz eingestellt!
Die Mail-Programme unter Windows sind sparsam: Sie gehen nicht davon aus, dass alle E-Mails mit sollen: Meist werden nur die letzten 2 bis 12 Wochen abgerufen. Das ist ungünstig, wenn keine Internet-Verbindung zur Verfügung steht und ältere Mails gebraucht werden. Das lässt sich mit wenig Aufwand anpassen!
Ändern der Synchronisierungseinstellungen
In der Windows 11 Mail-App muss in den Einstellungen unter Konten verwalten das Postfach ausgewählt werden. Dort findet sich der Eintrag Postfachsynchronisierungseinstellungen ändern. Unter E-Mail herunterladen von stehen verschiedene Zeiträume zur Auswahl. Um alle Mails, die im Postfach vorhanden sind, zu synchronisieren, ist Beliebiger Zeitpunkt die richtige Wahl.
Bei Outlook funktioniert es ähnlich: Hier finden sich die Einstellungen unter Datei > Informationen > Kontoeinstellungen > Kontoname und Synchronisierungseinstellungen.
Einstellungen auch für Kontakte und Termine
Wenn das Postfach zusätzlich noch Kontakte und Termine beinhaltet, dann gibt noch weitere Einstellungen: Beispielsweise, ob diese überhaupt synchronisiert werden sollen. Besonders die Kontakte machen hier Sinn, denn diese ordnen einer E-Mail-Adresse gleich einen Namen und dessen weitere Kontaktmöglichkeiten zu.
Die Termine unterliegen einer ähnlichen Einschränkung: Im Standard synchronisiert Outlook nur drei Monate in der Vergangenheit und alle zukünftigen Termine. Zum Zugriff auf Termine, die weiter in der Vergangenheit liegen muss auch hier die unbegrenzte Synchronisation aktivieren werden.
