Ein Terminkalender ist kein Eigennutz, sondern dient auch für Andere zur Übersicht. Wenn er denn auch freigegeben ist. In Outlook geht das mit wenigen Klicks – und die Möglichkeiten sind 2026 vielfältiger denn je!
Die Termine in einem Kalender sind nichts anderes als Datenelemente, die mit Berechtigungen versehen sind. Der Eigentümer des Kalenders darf darauf zugreifen, alle anderen Anwender eben nicht. Diese Berechtigungen lassen sich über eine so genannte Freigabe – wie sie bei Dateien ja mittlerweile Standard geworden ist – anpassen.
Freigaben erteilen – moderne Methoden
Die Freigabe eines Outlook Kalenders erfolgt heute sowohl in der Desktop-App als auch in Outlook im Web nahtlos. In der Kalenderansicht von Outlook findet ihr rechts neben eurem Kalendernamen ein kleines Drei-Punkte-Menü. Ein Klick darauf öffnet die Optionen, wo sich die Freigabeeinstellungen direkt aufrufen lassen.
Alternativ funktioniert die Freigabe auch über das Ribbon-Menü unter „Start“ > „Kalender freigeben“. Microsoft hat 2025 die Benutzeroberfläche noch einmal überarbeitet und die wichtigsten Funktionen sind jetzt prominenter platziert.
Eine Berechtigung ist in zwei Kerninformationen unterteilt: Den Berechtigten und die Menge an Informationen, die dieser sehen oder sogar verändern kann. Zuerst muss der Berechtigte durch einen Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen oder das Plus-Symbol beigefügt werden.
Interne vs. externe Freigaben
Hier gibt es einen wichtigen Unterschied: Für Kollegen aus der eigenen Organisation (die in eurem Azure Active Directory stehen) funktioniert die Freigabe direkt aus der Desktop-App heraus. Externe Partner oder Kunden könnt ihr seit 2024 auch deutlich einfacher einladen – Microsoft hat die externe Kalenderfreigabe erheblich vereinfacht.
Für externe Freigaben nutzt ihr am besten Outlook im Web (outlook.com oder office.com). Dort findet ihr unter „Einstellungen“ > „Kalender“ > „Freigegebene Kalender“ erweiterte Optionen. Ihr könnt einen Freigabe-Link generieren, der auch für Personen außerhalb eurer Organisation funktioniert. Diese Links lassen sich zeitlich begrenzen oder mit Passwörtern schützen.
Berechtigungen im Detail
Microsoft hat die Berechtigungsstufen 2024 erweitert und präziser gemacht. Unter jedem hinzugefügten Benutzer findet ihr jetzt sechs Hauptkategorien:
Keine Berechtigung: Zugriff komplett entziehen
Nur Verfügbarkeit: Zeigt nur „Beschäftigt“ oder „Frei“ an – perfekt für Terminabstimmungen
Begrenzte Details: Titel und Zeiten, aber keine Beschreibungen oder Teilnehmerlisten
Vollständige Details: Alle Termininformationen einsehbar
Editor: Kann Termine bearbeiten und neue anlegen
Stellvertreter: Vollzugriff inklusive Freigabe an weitere Personen
Die Abstufung ist feiner geworden und berücksichtigt moderne Arbeitsweisen besser. Besonders praktisch: Ihr könnt seit 2025 auch zeitlich begrenzte Berechtigungen vergeben. Ein Projektmitarbeiter bekommt beispielsweise nur für die Dauer des Projekts Zugriff.
KI-unterstützte Kalenderfreigabe
Outlook nutzt seit Ende 2025 KI-Funktionen, um euch bei Freigaben zu helfen. Copilot analysiert eure E-Mail-Kommunikation und schlägt automatisch vor, wem ihr euren Kalender freigeben solltet. Das System erkennt häufige Terminanfragen und bietet proaktiv entsprechende Berechtigungen an.
In den Einstellungen unter „KI-Assistenten“ könnt ihr diese Funktion aktivieren oder anpassen. Besonders hilfreich ist das Feature „Smart Scheduling“: Copilot schlägt automatisch Termine vor, wenn Kollegen Zugriff auf euren Kalender haben und gemeinsame freie Zeiten suchen.
Mobile Kalenderfreigabe
Auch die Outlook-Apps für iOS und Android unterstützen mittlerweile vollständige Kalenderfreigaben. Tippt in der Kalender-App auf euren Kalendernamen und wählt „Freigeben“. Die mobilen Apps nutzen die gleichen Berechtigungsstufen wie die Desktop-Version.
Ein praktisches Feature: Push-Benachrichtigungen informieren euch, wenn jemand auf euren freigegebenen Kalender zugreift oder Änderungen vornimmt. Das lässt sich in den Benachrichtigungseinstellungen konfigurieren.
Sicherheit und Datenschutz
Microsoft hat 2025 die Sicherheitsfeatures für Kalenderfreigaben ausgebaut. In den erweiterten Einstellungen findet ihr jetzt eine Übersicht aller aktiven Freigaben mit Details wie letztem Zugriff und verwendeten Geräten.
Wichtig: Freigaben sind jederzeit veränderbar oder löschbar. Entweder durch Entfernen des Benutzers oder durch Wahl der Berechtigungsstufe „Keine“. Bei sensiblen Terminen könnt ihr einzelne Einträge auch von der Freigabe ausschließen – markiert sie einfach als „Privat“.
Für Unternehmen gibt es zusätzliche Compliance-Features: Administratoren können Freigabe-Richtlinien zentral verwalten und audit-logs für alle Kalenderaktivitäten erstellen lassen.
Zuletzt aktualisiert am 22.02.2026
