Termine, To-Do-Listen, Kalender… die Verwaltung der täglichen Aufgaben ist eine Herausforderung, der sich jeder stellen muss. Remember The Milk (RTM) war lange Zeit ein beliebter Online-Dienst für Task-Management. Allerdings hat sich die digitale Landschaft seit den Anfangsjahren von Gmail dramatisch verändert.
Das Ende einer Ära: Gmail Labs wurde eingestellt
Die in diesem Artikel beschriebene Methode funktioniert heute leider nicht mehr. Google hat Gmail Labs – und damit auch die Möglichkeit, Gadgets per URL hinzuzufügen – bereits vor Jahren eingestellt. Die Integration von Remember The Milk direkt in Gmail über ein Sidebar-Gadget gehört damit der Vergangenheit an.
Moderne Alternativen für Task-Management 2026
Die gute Nachricht: Es gibt heute weitaus bessere Möglichkeiten, eure Aufgaben zu organisieren – viele davon sind direkt in das Google-Ökosystem integriert oder bieten nahtlose Synchronisation.
Google Tasks: Die native Lösung
Google hat seine eigene Task-Management-Lösung massiv ausgebaut. Google Tasks ist direkt in Gmail, Google Kalender und die Google Workspace integriert. Ihr findet es in Gmail rechts in der Seitenleiste. Aufgaben lassen sich aus E-Mails erstellen, mit Fälligkeitsdaten versehen und in Listen organisieren. Die Synchronisation funktioniert über alle Geräte hinweg – und das völlig reibungslos.
Remember The Milk heute
Remember The Milk existiert weiterhin und hat sich modernisiert. Statt der alten Gmail-Integration gibt es heute Browser-Erweiterungen für Chrome, Firefox und Edge. Diese Add-ons ermöglichen es, E-Mails direkt in RTM-Aufgaben umzuwandeln. Die Web-App selbst ist responsiv und funktioniert auf allen Geräten. RTM bietet auch native Apps für iOS und Android mit umfangreichen Funktionen wie Smart Lists, Standortbasierten Erinnerungen und Integration mit Alexa und Google Assistant.
Todoist: Der moderne Marktführer
Todoist hat sich als einer der führenden Task-Manager etabliert. Die Gmail-Integration funktioniert über eine offizielle Browser-Erweiterung, die es ermöglicht, E-Mails mit zwei Klicks in Aufgaben zu verwandeln. Todoist punktet mit natürlichsprachlicher Eingabe, intelligenten Fälligkeitserkennung und leistungsstarken Filtern. Die kostenlose Version ist bereits sehr funktional, das Premium-Abo bringt Features wie Erinnerungen, Labels und Kommentare.
Microsoft To Do: Die Wunderlist-Nachfolge
Nach der Übernahme von Wunderlist hat Microsoft seine To-Do-App deutlich verbessert. Besonders für Nutzer, die auch mit Outlook arbeiten, ist die Integration interessant. Aufgaben synchronisieren sich automatisch zwischen allen Microsoft-Diensten. Die „Mein Tag“-Funktion hilft dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Notion und ClickUp: All-in-One-Lösungen
Für Teams und Power-User bieten sich umfassendere Lösungen an. Notion kombiniert Aufgabenverwaltung mit Notizen, Datenbanken und Wikis. ClickUp geht noch einen Schritt weiter und vereint Projektmanagement, Zeiterfassung und Team-Collaboration. Beide Tools lassen sich über Zapier oder native Integrationen mit Gmail verbinden.
E-Mails in Aufgaben verwandeln: So geht’s heute
Die meisten modernen Task-Manager bieten Browser-Erweiterungen an. Nach der Installation erscheint ein Icon in der Gmail-Oberfläche, über das ihr E-Mails direkt in Aufgaben umwandeln könnt. Der Betreff wird zum Aufgabentitel, der E-Mail-Inhalt zur Beschreibung – oft inklusive eines Links zurück zur ursprünglichen E-Mail.
Google Tasks könnt ihr in Gmail aktivieren, indem ihr rechts auf das Häkchen-Symbol klickt. Ein Klick auf „Aufgabe hinzufügen“ öffnet ein Eingabefeld. Noch schneller geht’s, wenn ihr eine E-Mail öffnet und oben auf die drei Punkte klickt – dort findet ihr „Zu Aufgaben hinzufügen“.
Workflow-Tipps für 2026
Die Trennung von E-Mails und Aufgaben ist heute wichtiger denn je. Eure Inbox sollte kein To-Do-System sein. Moderne Produktivitätsexperten empfehlen die „Inbox Zero“-Methode: E-Mails werden gelesen, archiviert, gelöscht oder – wenn sie eine Aktion erfordern – in eine Aufgabe umgewandelt.
Nutzt Automatisierung: Tools wie Zapier oder Make (ehemals Integromat) können Aufgaben automatisch erstellen, wenn bestimmte E-Mails eintreffen. Ihr könnt Filter einrichten, die beispielsweise alle E-Mails von eurem Chef automatisch in eine „Priorität“-Liste packen.
Datenschutz nicht vergessen
Bei der Integration von Drittanbieter-Tools mit Gmail solltet ihr auf Datenschutz achten. Prüft, welche Berechtigungen eine Browser-Erweiterung anfordert. Seriöse Anbieter benötigen nur Zugriff auf die Daten, die sie wirklich brauchen. Google Tasks hat hier einen natürlichen Vorteil, da alles im Google-Ökosystem bleibt.
Fazit: Produktiver als je zuvor
Auch wenn die alte Gmail-Labs-Integration von Remember The Milk nicht mehr funktioniert – die heutigen Lösungen sind deutlich ausgereifter, schneller und funktionsreicher. Egal ob ihr bei Remember The Milk bleiben oder zu einem modernen Konkurrenten wechseln wollt: Die Integration mit eurem E-Mail-Workflow war noch nie so einfach und leistungsfähig wie heute.
Probiert verschiedene Tools aus und findet heraus, welches am besten zu eurem Arbeitsstil passt. Die meisten bieten kostenlose Versionen an, die für den privaten Gebrauch völlig ausreichen.
Zuletzt aktualisiert am 26.04.2026
