Beim Verfassen umfangreicher Dokumente stellt man oft erst im Verlauf der Arbeit fest, dass eine andere Reihenfolge sinnvoller wäre. Muss man dann manuell über die Zwischen-Ablage arbeiten, wird das schnell kompliziert. Einfacher geht das mit der Gliederungs-Ansicht.
In der Gliederungs-Ansicht wird die Struktur des Dokuments sichtbar, so wie sie durch die Überschriften in unterschiedlichen Ebenen festgelegt wird. In dieser Ansicht lassen sich nicht nur verschiedene Unter-Bereiche von Dokumenten klar erkennen, auf- und zuklappen. Zusätzlich bietet sie dem Benutzer auch die Möglichkeit, Abschnitte des Dokuments schnell an eine andere Stelle zu verschieben sowie die Ebene einer Überschrift samt zugehörigem Text zu ändern.
Zum Einblenden der Gliederungs-Ansicht wird das betreffende Word-Dokument zuerst geöffnet. Dann oben im Menü auf Ansicht, Gliederung klicken. Jetzt in den Abschnitt hinein klicken, der verschoben werden soll. Über die Pfeil-Buttons in der Leiste oben lässt sich die Ebene des Abschnitts jetzt ändern und die Daten auf Wunsch auch nach oben oder unten verschieben.
