Text in einem Word-Dokument muss nicht statisch sein. Über Felder lassen sich Inhalte auch dynamisch ermitteln. Das können zum Beispiel das aktuelle Datum oder die Anzahl der Seiten in einem Dokument sein, die oben oder unten auf dem Papier stehen sollen. Wird ein Dokument gedruckt, sollten vorher die Felder auf den neuesten Stand gebracht werden.
Dazu gibt es in Word eine eigene Option. Sie sorgt dafür, dass das Programm vor dem Drucken alle enthaltenen Felder aktualisiert. So wird sie aktiviert:
In der Windows-Version klickt man auf Datei, Optionen, Anzeige und setzt dann unter der Überschrift Druck-Optionen einen Haken bei Felder vor dem Drucken aktualisieren. Die Änderung wird dann durch Klick auf OK übernommen.
Am Mac drückt man in Word entweder [Cmd]+[Komma] oder klickt auf Word, Einstellungen. Im Bereich Drucken dann bei Druck-Optionen die Einstellung Felder aktualisieren mit einem Haken versehen.
Welche Felder können automatisch aktualisiert werden?
Word bietet eine beeindruckende Palette an dynamischen Feldern. Neben dem klassischen Datum und der Seitenzahl können auch automatisch berechnete Werte eingefügt werden: die Gesamtanzahl der Wörter, Zeichen oder Absätze im Dokument. Praktisch sind auch Felder für den Dateinamen, den Autor oder das letzte Speicherdatum.
Für Geschäftsdokumente besonders nützlich sind Felder, die aus Dokumenteigenschaften schöpfen. Ihr könnt beispielsweise Firmennamen, Projekttitel oder Versionsnummern als Eigenschaften hinterlegen und dann im gesamten Dokument automatisch verwenden. Ändert sich die Projektbezeichnung, müsst ihr sie nur in den Eigenschaften anpassen – alle Felder im Text werden automatisch mitgeändert.
Felder manuell aktualisieren
Nicht immer sollt ihr warten, bis das Dokument gedruckt wird. Um Felder sofort zu aktualisieren, markiert ihr das entsprechende Feld und drückt die Taste [F9]. Wollt ihr alle Felder im gesamten Dokument auf einmal aktualisieren, markiert ihr alles mit [Strg]+[A] und drückt dann [F9].
Alternativ könnt ihr mit der rechten Maustaste auf ein Feld klicken und im Kontextmenü „Feld aktualisieren“ wählen. Das ist besonders praktisch, wenn ihr nur bestimmte Felder aktualisieren möchtet.
Probleme mit der automatischen Aktualisierung
Manchmal funktioniert die automatische Aktualisierung nicht wie gewünscht. Das liegt oft daran, dass bestimmte Felder „gesperrt“ sind. Ihr könnt ein Feld entsperren, indem ihr es markiert und [Strg]+[Umschalt]+[F11] drückt. Umgekehrt sperrt [Strg]+[F11] ein Feld gegen weitere Aktualisierungen.
Bei Word Online und der Microsoft 365 Web-Version funktioniert die automatische Feldaktualisierung beim Drucken übrigens nicht immer zuverlässig. Hier solltet ihr vor dem Drucken manuell alle Felder aktualisieren.
Felder in Kopf- und Fußzeilen
Besonders häufig werden Felder in Kopf- und Fußzeilen verwendet. Hier ist die automatische Aktualisierung vor dem Drucken besonders wichtig, da sich beispielsweise das Datum seit dem letzten Öffnen des Dokuments geändert haben könnte.
Ein Tipp: Wenn ihr regelmäßig mit Dokumentvorlagen arbeitet, aktiviert die automatische Aktualisierung am besten schon in der Vorlage. So müsst ihr nicht bei jedem neuen Dokument daran denken.
PDF-Export und Feldaktualisierung
Auch beim Export als PDF greift die Einstellung zur automatischen Feldaktualisierung. Das ist praktisch, da PDF-Dateien statische Inhalte haben und nachträglich nicht mehr geändert werden können. Stellt also sicher, dass alle dynamischen Inhalte vor dem PDF-Export auf dem neuesten Stand sind.
In den neueren Word-Versionen seit 2021 wurde die Feldaktualisierung übrigens auch für den direkten Export in andere Formate wie PowerPoint oder beim Speichern in der Cloud erweitert. Die Einstellung wirkt also nicht nur beim klassischen Drucken.
Mit diesen Tipps habt ihr eure Word-Dokumente immer auf dem neuesten Stand – egal ob gedruckt oder digital weitergegeben.
Zuletzt aktualisiert am 05.04.2026
