Unter Kollegen und in der Firma muss man immer wieder Kontakt-Daten von Personen an andere weitergeben. Damit ihr nicht alle Daten manuell abschreiben müsst, lassen sich Outlook-Kontakte mit wenigen Klicks per E-Mail verschicken.
Das Problem: Hat der Empfänger kein Outlook, kann er die versendete Kontakt-Datei nicht öffnen. Besser, man versendet Kontakt-Daten in Form einer Web-Visitenkarte. Denn solche Dateien lassen sich an (fast) jedem System öffnen – sogar unterwegs am Smartphone.
Kontakte weiterleiten in Outlook für Microsoft 365
Mit der aktuellen Outlook-Version für Microsoft 365 funktioniert das Weiterleiten von Kontakten noch einfacher als früher. Öffnet zunächst die Personen-Ansicht in Outlook – das geht über die Navigationsleiste unten oder das Personen-Symbol in der Seitenleiste.
Sucht den gewünschten Kontakt und klickt ihn mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählt ihr „Kontakt weiterleiten“ und dann „Als Visitenkarte“. Outlook öffnet automatisch eine neue E-Mail mit der angehängten vCard-Datei.
Alternativ könnt ihr den Kontakt auch öffnen und in der Registerkarte „Kontakt“ auf „Weiterleiten“ klicken. Dort habt ihr dann die Wahl zwischen „Als Outlook-Kontakt“ oder „Als Visitenkarte“.
Was ist der Unterschied zwischen den Formaten?
Wenn ihr einen Kontakt „Als Outlook-Kontakt“ verschickt, erstellt Outlook eine .msg-Datei. Diese kann nur von anderen Outlook-Nutzern geöffnet werden. Die Visitenkarten-Option hingegen erstellt eine .vcf-Datei (vCard), die praktisch überall funktioniert.
vCard ist ein offener Standard, den fast alle E-Mail-Programme und Smartphone-Apps verstehen. Egal ob der Empfänger Gmail, Apple Mail, Thunderbird oder eine mobile App nutzt – die Kontaktdaten lassen sich problemlos importieren.
Kontakte in Outlook Web und mobilen Apps weiterleiten
Auch in der Web-Version von Outlook könnt ihr Kontakte als Visitenkarten verschicken. Geht dafür auf outlook.com oder öffnet Outlook im Browser über euer Office 365-Portal. Klickt links auf „Personen“, wählt den gewünschten Kontakt aus und klickt oben in der Menüleiste auf „Freigeben“.
In der Outlook-App für iOS und Android findet ihr diese Funktion in den Kontakt-Details. Tippt auf den Kontakt, dann auf das Teilen-Symbol und wählt „Als Visitenkarte senden“. Die App erstellt automatisch eine neue E-Mail mit der vCard als Anhang.
Mehrere Kontakte gleichzeitig weiterleiten
Wenn ihr gleich mehrere Kontakte auf einmal versenden möchtet, markiert diese in der Kontakte-Ansicht mit gedrückter Strg-Taste. Dann Rechtsklick auf einen der markierten Kontakte und „Kontakt weiterleiten“ > „Als Visitenkarte“ wählen. Outlook hängt alle ausgewählten Kontakte als separate vCard-Dateien an eine E-Mail an.
Bei größeren Mengen an Kontakten ist es allerdings sinnvoller, diese zu exportieren und als CSV- oder PST-Datei zu verschicken.
vCard-Dateien am Smartphone nutzen
Der große Vorteil von Visitenkarten: Sie funktionieren plattformübergreifend perfekt. Wenn jemand eine vCard-Datei auf seinem iPhone oder Android-Smartphone erhält, kann er sie einfach antippen. Das Betriebssystem fragt dann, ob der Kontakt gespeichert werden soll.
Bei iPhones landen die Kontakte direkt in der Kontakte-App, bei Android-Geräten je nach Hersteller in Google Kontakte oder der vorinstallierten Kontakte-App.
Tipps für bessere Visitenkarten
Achtet darauf, dass eure Kontakte vollständig ausgefüllt sind, bevor ihr sie als Visitenkarten verschickt. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Firmenname und Adresse sollten korrekt eingetragen sein.
Wenn ihr regelmäßig Kontakte weiterleitet, könnt ihr auch eine Vorlage mit Standardtext erstellen. So müsst ihr nicht jedes Mal eine neue Nachricht formulieren.
Für Unternehmen ist es praktisch, Visitenkarten der wichtigsten Ansprechpartner als vCard-Dateien auf der Website zum Download anzubieten. So können Kunden die Kontaktdaten direkt in ihr Adressbuch importieren.
Troubleshooting: Wenn Visitenkarten nicht ankommen
Manchmal blockieren E-Mail-Provider oder Firmen-Firewalls vCard-Dateien als potentiell unsichere Anhänge. In diesem Fall könnt ihr die Kontaktdaten als normalen Text in die E-Mail kopieren oder als PDF-Datei verschicken.
Alternativ packt die vCard-Datei in ein ZIP-Archiv – das umgeht die meisten Filter-Systeme.
Das Weiterleiten von Kontakten als Visitenkarte ist eine der praktischsten Funktionen in Outlook. Sie spart Zeit und sorgt dafür, dass Kontaktdaten korrekt und vollständig übertragen werden.
Zuletzt aktualisiert am 05.04.2026
