Copilot ist mittlerweile in fast alle Office-Apps integriert und hat sich seit 2024 erheblich weiterentwickelt. In Outlook versteckt sich Copilot ein wenig subtiler, bietet aber deutlich mehr Funktionen als früher. Hier geht es längst nicht mehr nur um das Schreiben von E-Mails oder das Verstehen eingegangener Nachrichten – die KI kann jetzt auch komplexe Mailverläufe analysieren, Termine vorschlagen und sogar Prioritäten setzen. Wir zeigen euch, wie ihr das optimal nutzen könnt.
In der Symbolleiste im Posteingang von Outlook findet ihr mittlerweile einen dezenten Copilot-Bereich, der sich je nach Kontext anpasst. Besonders mächtig wird die KI aber erst, wenn ihr eine neue E-Mail erzeugt oder eine eingegangene E-Mail beantwortet – dann entfaltet Copilot sein volles Potenzial.
Analysieren einer E-Mail mit Copilot
Bei E-Mails ist es wie bei längeren Texten: Sie können sehr lang und unübersichtlich sein. Copilot kann seit den Updates 2025 nicht nur zusammenfassen, sondern auch Handlungsempfehlungen ableiten und wichtige Termine oder Deadlines erkennen.
- Öffnet die E-Mail, dann erscheint oben am Bildschirmrand Intelligente Zusammenfassung. Klickt darauf.
- Copilot analysiert nicht nur den Inhalt, sondern erkennt auch Stimmung, Dringlichkeit und mögliche Action Items. Die KI kann sogar Fragen vorschlagen, die ihr stellen könntet.
- Bei längeren E-Mail-Ketten fasst Copilot den gesamten Verlauf zusammen und zeigt euch, wer was wann gesagt hat – besonders praktisch bei Projektkommunikation.
- Neu ist die Funktion „Nächste Schritte“, die automatisch To-Do-Items aus der E-Mail extrahiert und euch vorschlägt, diese in euren Kalender oder eure Aufgabenliste zu übernehmen.
E-Mail-Coaching mit Copilot
Um beim Erstellen einer Antwort oder einer neuen E-Mail Unterstützung von Copilot zu bekommen, müsst ihr die neue E-Mail erst einmal öffnen. Die KI hat hier deutlich dazugelernt und kann jetzt auch kulturelle Unterschiede und Zielgruppen berücksichtigen.
- Wenn ihr die Mail selbst schreiben und dann Feedback bekommen wollt, klickt auf Coaching mit Copilot. Die Mindestlänge wurde auf 50 Zeichen reduziert.
- Copilot analysiert jetzt nicht nur Wortwahl und Ton, sondern auch die Angemessenheit für den Empfänger. Die KI erkennt, ob ihr an Kollegen, Vorgesetzte oder externe Partner schreibt.
- Besonders clever: Copilot schlägt verschiedene Versionen vor – von „formal“ über „freundlich“ bis „direkt“. So könnt ihr den Ton perfekt an die Situation anpassen.
- Die neue „Empathie-Funktion“ hilft dabei, schwierige oder sensible Themen angemessen zu formulieren. Copilot warnt sogar vor potenziell missverständlichen Formulierungen.
- Bei internationalen E-Mails berücksichtigt die KI kulturelle Gepflogenheiten und schlägt entsprechende Anpassungen vor.
Komplett neue E-Mails mit Copilot erstellen
Die Funktion zum Erstellen neuer E-Mails wurde 2025 erheblich verbessert. Copilot kann jetzt auch auf frühere E-Mails mit derselben Person zugreifen und den passenden Stil beibehalten.
- Klickt in der neuen E-Mail auf das Copilot-Symbol und dann auf Intelligenter Entwurf. Die alte „Entwurf mit Copilot“-Funktion wurde aufgewertet.
- Gebt eine Beschreibung ein, aber nutzt auch die neuen Vorlagen: „Terminanfrage“, „Projektupdate“, „Nachfass-Mail“ oder „Absage höflich formulieren“.
- Copilot berücksichtigt automatisch euren bisherigen E-Mail-Verlauf mit dem Empfänger und passt Tonalität und Formalitätsgrad entsprechend an.
- Die KI kann jetzt auch Anhänge „verstehen“ – wenn ihr ein Dokument beilegt, schlägt Copilot passende Begleittexte vor.
- Besonders praktisch: Bei Terminfindungen erstellt Copilot automatisch mehrere Zeitoptionen und formuliert höfliche Nachfragen.
- Die neue „Kontext-Funktion“ bezieht aktuelle Projekte und laufende Diskussionen mit ein, sodass eure E-Mails nie im luftleeren Raum stehen.
Erweiterte Copilot-Features in Outlook 2026
Seit den letzten Updates kann Copilot noch mehr. Die KI lernt kontinuierlich aus eurem Schreibstil und wird immer besser darin, authentisch klingende E-Mails zu verfassen.
- Smart Prioritization: Copilot erkennt wichtige E-Mails und schlägt vor, diese zuerst zu bearbeiten.
- Deadline-Tracking: Die KI extrahiert automatisch Termine und Fristen aus E-Mails und kann Erinnerungen setzen.
- Sentiment-Analyse: Copilot warnt euch, wenn eine E-Mail möglicherweise negativ aufgefasst werden könnte.
- Multi-Language Support: Automatische Übersetzungen und kulturell angepasste Formulierungen für internationale Kommunikation.
- Integration mit Teams: Copilot kann E-Mail-Inhalte direkt in Teams-Chats oder Meetings übertragen.
Der große Vorteil von Copilot in Outlook liegt darin, dass die KI lernt. Je mehr ihr die Funktionen nutzt, desto besser wird sie darin, euren persönlichen Stil zu treffen. Dabei bleibt die Kontrolle immer bei euch – Copilot schlägt vor, entschieden wird aber von euch. So bleibt eure Kommunikation authentisch, wird aber effizienter und professioneller.
Zuletzt aktualisiert am 17.02.2026
