SPAM nervt. Der Junk E-Mail-Filter von Outlook hilft dagegen. Es ist aber nicht weniger störend, wenn bestimmte E-Mails fälschlicherweise als SPAM klassifiziert werden und Ihr sie zu spät seht. Tut etwas dagegen!
Junk-E-Mail: Wofür?
SPAM-E-Mails stören Euren Arbeitsablauf. Neben der Tatsache, dass sich darin auch durchaus Schadsoftware oder Phishing-Links verbergen können, kosten Sie Euch Zeit und Speicherplatz. Microsoft Outlook versucht das so weit es geht in den Griff zu bekommen, indem es eingehende E-Mails schon vor der Zustellung klassifiziert. Sind darin bestimmte Merkmale vorhanden, dann wird die E-Mail aussortiert. Zu diesen Faktoren gehören:
- Viele Empfänger im An-Feld
- Schlüsselwörter und Sonderzeichen im Betreff oder Inhaltsbereich der E-Mail
- Viele Links, Anhänge, Bilder oder aktive Inhalte
So gut automatisierte Erkennung ist, so sehr kann sie auch fehlerhaft sein. Ein Newsletter, der in der Regel einige diese Elemente enthält, eine weitergeleitete E-Mail, die von einem Eurer Kontakte stammt, es gibt viele Beispiele. Diese sollten möglichst nicht als SPAM klassifiziert werden. Das müsst Ihr Outlook im Einzelfall mitteilen, alleine unterscheiden kann es die Vertrauenswürdigkeit der besonderen E-Mails ja nicht.
Anpassen des Outlook Junk-Filters
Meist fällt Euch die fälschliche Klassifizierung einer E-Mail erst dadurch auf, dass Ihr sie im Junk-Ordner statt im Posteingang findet. Daher müsst Ihr Eure Gegenmaßnahmen auch genau von dort einleiten:
- Klickt in den Ordner Junk E-Mail in Outlook.
- Sucht die E-Mail heraus, die eigentlich hätte zugestellt werden sollen. Dabei kontrolliert genau, dass es tatsächlich eine echte E-Mail und keine ähnlich aussehende Phishing E-Mail ist!
- Klickt mit der rechten Maustaste auf die E-Mail in der Übersicht.
Ihr habt nun verschiedene Möglichkeiten, die E-Mail einzuordnen. Outlook wird Eure Einstellungen nach der Auswahl automatisch übernehmen:
- Absender nie sperren schiebt diesen Absender auf eine sogenannte Whitelist, eine Liste immer zugelassener Absender. Tatsächlich bedeutet das auch, dass auch echte SPAM-E-Mails des Absenders damit zugestellt werden.
- Domäne des Absenders nie sperren geht einen Schritt weiter: Wenn die E-Mail von andreas@schieb.de kam, dann wird nicht nur diese E-Mail-Adresse in die Whitelist aufgenommen, sondern alle E-Mail-Adressen, die von der Domäne schieb.de kommen.
- Diese Gruppe oder Verteilerliste nie sperren wirkt nicht auf den Absender, sondern den Empfänger: Newsletter werden oft an einen bestimmten Verteiler geschickt, hinter dem sich viele E-Mail-Adressen verbergen. Mit dieser Einstellung werden alle E-Mails an den Verteiler zugestellt – unabhängig von der Absenderadresse.
