Täglich arbeitet Ihr an einer Vielzahl von Themen. Die wollen koordiniert und geplant sein. Microsoft Planner kann Euch dabei viel Aufwand abnehmen – und ist 2026 noch mächtiger geworden!
Nichts ist so schön wie die Verteilung von Aufgaben an Andere. Ihr kennt Bedeutung des Begriffes „Team“? Toll, ein anderer macht´s! Aber ernsthaft: Die Erfahrung zeigt, dass das Verteilen von Aufgaben auf Zuruf nicht das optimale Vorgehen ist. Zu schnell gehen Aufgaben verloren und werden so nicht oder nur verspätet erledigt. Microsoft hat das erkannt und in Microsoft 365 den Microsoft Planner als Online-Tool perfektioniert.
- Startet den Planner online unter https://tasks.office.com, dann müsst Ihr Euch als erstes mit den Nutzerdaten am Microsoft 365-Konto anmelden.
- Wenn Ihr das noch nicht getan habt, dann legt als erstes einen neuen Plan an. Der Plan dient als Klammer um zusammengehörige Aufgaben. Ob das nun ein Projekt (im professionellen Umfeld) oder eine Geburtstagsfeier (im privaten) ist.
- In dem neuen Plan könnt Ihr dann Aufgaben zuweisen. Diese Zuweisung läuft anhand der E-Mail-Adresse des- oder derjenigen, die die Aufgabe erledigen sollen. Da Aufgaben meistens in einem bestimmten Zeitraum erledigt sein sollen, gebt der Aufgabe gleich den Erledigungstermin mit.
- Die Aufgabe wird im Plan gespeichert, parallel dazu aber auch per E-Mail an den Empfänger versendet. Reagiert dieser nicht, dann bekommt er automatisiert Erinnerungsmails. Er kann dann den Status pflegen und im Idealfall die Aufgabe später als erledigt markieren.
Neue Features 2026: KI macht den Unterschied
Microsoft hat Planner in den letzten Jahren massiv ausgebaut. Die wichtigsten Neuerungen:
Intelligente Aufgabenerstellung: Schreibt Ihr „Präsentation für Kundentermin vorbereiten“, schlägt Planner automatisch Teilaufgaben vor: Agenda erstellen, Folien designen, Probelauf durchführen. Die KI lernt aus Euren bisherigen Projekten und wird immer besser.
Automatische Zeitschätzungen: Basierend auf ähnlichen Aufgaben schätzt das System realistische Bearbeitungszeiten. Schluss mit unrealistischen Deadlines!
Teams-Integration ohne Reibungsverluste: Planner ist nahtlos in Microsoft Teams eingebettet. Besprecht Ihr ein Thema im Chat, wird daraus per Klick eine zugewiesene Aufgabe. Umgekehrt seht Ihr Planstatus direkt in Teams.
Premium-Features für professionelle Nutzung
Für Unternehmen bietet Planner seit 2025 erweiterte Funktionen:
Abhängigkeiten verwalten: Aufgabe B kann erst starten, wenn A erledigt ist? Kein Problem. Das System blockiert automatisch und benachrichtigt alle Beteiligten.
Ressourcenplanung: Wer ist überlastet, wer hat Kapazitäten frei? Die Workload-Ansicht zeigt es auf einen Blick. Besonders praktisch bei größeren Teams.
Zeiterfassung integriert: Wie lange dauerte die Aufgabe wirklich? Die erfassten Zeiten fließen in künftige Schätzungen ein – ein lernender Kreislauf.
Power Platform Connector: Planner lässt sich mit hunderten anderen Tools verbinden. Neue Aufgabe in Planner = automatisch Kalendereintrag in Outlook = Slack-Nachricht ans Team.
Mobile App: Unterwegs im Griff
Die Planner-App für iOS und Android wurde komplett überarbeitet. Highlight: Offline-Modus. Ihr könnt Aufgaben auch ohne Internet bearbeiten – beim nächsten Sync wird alles abgeglichen.
Die neue Voice-Funktion ist Gold wert: Während der Fahrt einfach „Aufgabe für Max: Präsentation bis Freitag fertigstellen“ sprechen. Planner erkennt Empfänger und Deadline automatisch.
Dashboard für Führungskräfte
Der neue Executive View zeigt den Projektfortschritt komprimiert: Welche Projekte laufen grün, wo hakt es? KPI-Dashboards lassen sich per Klick teilen oder in PowerPoint einbetten.
Besonders clever: Das System erkennt Risiken frühzeitig. Staut sich bei einem Teammitglied Arbeit, bekommt die Führungskraft proaktiv Bescheid – bevor der Termin platzt.
Preise und Verfügbarkeit
Die Basis-Version von Planner ist in allen Microsoft 365 Plänen enthalten. Premium-Features kosten zusätzlich 8 Euro pro Nutzer monatlich – aber nur bei intensiver Nutzung nötig.
Fazit: Ausgereift und mächtig
Microsoft Planner ist vom simplen Aufgabenverteiler zu einem vollwertigen Projektmanagement-Tool gewachsen. Die KI-Features sparen täglich Zeit, die nahtlose Integration in die Microsoft-Welt ist unschlagbar.
Für kleinere Teams reicht die kostenlose Version völlig. Größere Organisationen sollten die Premium-Features testen – der Produktivitätsgewinn rechtfertigt den Aufpreis schnell.
Zuletzt aktualisiert am 20.02.2026
