Im PDF-Format ist normalerweise die Qualität der Bilder im Dokument analog zu der im Word- bzw. PowerPoint-Original. Das macht nicht immer Sinn: In Dokumente fügt ihr oft Bilder in ihrer Originalauflösung ein, die für das A4-Format, in dem die meisten Dokumente sind, viel zu groß sind. Im Dokument selbst fällt das nicht auf, bei der Dateigröße allerdings schon. Das kann zum Problem werden, wenn ihr die Datei weitergeben wollt.
Office bietet euch die Möglichkeit, die Dateigröße beim Export in das PDF-Format zu verringern. Klickt in der Office-App auf Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen > PDF/XPS-Dokument erstellen. Gebt den Namen der PDF-Datei ein, dann klickt auf Optionen.
Unter Optimieren für wählt ihr Minimale Größe (Onlineveröffentlichung). Beim Erstellen der PDF-Datei nimmt Windows nun jedes enthaltene Bild und verringert die Qualität so, dass es immer noch alle Details hat, wenn es in der im Dokument festgelegten Größe dargestellt wird. Die Dateigröße ist deutlich verringert. Der Nachteil dabei: Sobald ihr in der PDF eine höhere Zoomstufe wählt, werden die Bilder sichtbar blockig. Das Nutzen dieser Funktion ist also eine Abwägung zwischen Qualität und Größe.
In Microsoft 365 (2026) habt ihr noch weitere Möglichkeiten zur PDF-Optimierung. Die neueste Version bietet eine intelligente Bildkomprimierung, die maschinelles Lernen einsetzt, um die optimale Balance zwischen Dateigröße und Qualität zu finden. Diese findet ihr unter Datei > Exportieren > Als PDF exportieren > Weitere Optionen > Erweiterte Komprimierung.
Alternativ könnt ihr bereits vorhandene PDFs nachträglich komprimieren. Adobe Acrobat Pro DC (2026) bietet dafür die Funktion „PDF-Optimizer“ unter Werkzeuge > PDF optimieren. Hier lassen sich gezielt Bilder, Schriftarten und andere Elemente komprimieren. Besonders praktisch: Die Vorschau zeigt euch direkt, wie stark sich die Dateigröße reduziert.
Kostenlose Alternativen gibt es auch: PDF24, SmallPDF oder ILovePDF bieten Online-Komprimierung. Diese Tools nutzen moderne Algorithmen und reduzieren PDFs oft um 70-90% ohne sichtbare Qualitätsverluste. Vorsicht bei sensiblen Dokumenten: Online-Tools laden eure Dateien auf fremde Server hoch.
Für regelmäßige PDF-Bearbeitung lohnt sich ein Blick auf PDFtk Server oder Ghostscript – beide sind kostenlos und arbeiten lokal. Mit der Kommandozeile könnt ihr Stapelverarbeitung einrichten und hunderte PDFs automatisch komprimieren.
Ein Tipp für die Praxis: Große PDFs entstehen meist durch hochauflösende Fotos oder eingescannte Dokumente. Scannt Dokumente direkt mit 300 DPI statt 600 DPI – das reicht für die meisten Zwecke völlig aus. Bei Fotos: Verkleinert sie vor dem Einfügen in Word auf die tatsächlich benötigte Größe.
Moderne PDF-Reader wie Adobe Acrobat Reader DC (2026) oder Foxit PDF Reader können PDFs auch beim Öffnen temporär komprimieren. Das spart Speicher und beschleunigt die Darstellung, ohne die Originaldatei zu verändern.
Für Unternehmen interessant: SharePoint und OneDrive komprimieren PDFs seit 2025 automatisch beim Upload, wenn sie eine bestimmte Größe überschreiten. Die Funktion lässt sich in den Admin-Einstellungen konfigurieren und spart erheblich Cloud-Speicher.
Zuletzt aktualisiert am 26.02.2026
