Eigene Dokumentvorlagen sind eine seht hilfreiche Ergänzung zu den bereits in den Office-Programmen mitgelieferten. Sie können Sie auf Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen und sparen bei wiederholt verwendeten Dokumenten eine Menge Zeit. Wenn Sie allerdings nicht alleine arbeiten, sondern mit mehreren Anwendern gleiche Vorlagen nutzen, dann kann die Verteilung zur Herausforderung werden. Dabei ist es gar nicht so schwer, Vorlagen in Office zentral bereitzustellen!
Viele Dokumente sind von Anwender zu Anwender unterschiedlich. Deren Grundlage aber ist oft gleich: Der Briefbogen, die Vorlagen für Standarddokumente wie Protokolle, Berichte etc. sind vom Gerüst her identisch und werden dann vom Anwender nur noch angereichert. Diese Dokumenttypen lokal auf der Festplatte der Anwender zu speichern, macht nur bedingt Sinn: Ändert sich etwas an einem Dokument, dann gilt das für alle Anwender, die neue Version muss also an alle separat verteilt werden. Es sei denn, Sie stellen alle Vorlagen auf einen Server, auf den alle Anwender zugreifen können.
Um das Verzeichnis mit den Vorlagen als Standard zu definieren, ändern Sie es in der Office-Konfiguration. Dazu klicken Sie auf Datei > Optionen > Erweitert und rollen Sie bis ganz nach unten.
Tragen Sie unter Benutzervorlagen > Ändern die Pfadangabe des Server-Verzeichnisses ein. Beim nächsten Start eines Office-Programmes bietet das Programm automatisch die Vorlagen dieses Verzeichnisses an.
