Wer mit Word Texte gestaltet, kann verschiedene Techniken nutzen, um den Texten eine Form zu geben. Druckformatvorlagen sind der bequemste Weg: Hier weist Word dem markierten Text eine vom Benutzer ausgewählte, vorher festgelegte Formatierung zu, etwa die Formatierung für Überschrift oder Fließtext. Diese Methode eignet sich vor allem für erfahrene Word-Benutzer, insbesondere wenn immer wieder dieselben Formatierungen angewendet werden sollen, etwa in einem Buch.
Zweiter Weg: Die direkte Formatierung über die entsprechenden Symbole in der Symbolleiste oder die formatierenden Funktionen im Menü „Format“. Solche Formatierungen sind schnell und unkompliziert zu erledigen. Wer mal eben einen Brief oder einen kurzen Text schreibt, wird immer diese Methode wählen. Allerdings lassen sich auf diese Weise zugewiesene Formatierungen nicht so einfach im gesamten Text ändern oder wiederholen. Da sind Druckformatvorlagen praktischer.
Es gibt aber auch eine Möglichkeit, eine direkte Formatierung auf andere Textbereiche zu übertragen. Dazu den Absatz mit der gewünschten Formatierung markieren und in der Symbolleiste das Icon anklicken, das aussieht wie in kleiner Pinsel. Wenn der Mauscursor darüber fährt, erscheint als Erläuterung „Formatierung übertragen“. Darauf klicken. Danach den Bereich markieren, der das „gemerkte“ Format erhalten soll – der Mauscursor sieht beim Markieren anders aus als sonst. Auf diese Weise lassen sich einzelne Zeichen oder Wörter, aber auch komplette Absätze entsprechend formatieren. Mit etwas Übung entpuppt sich diese Methode als ungemein praktisch.
