Manche Tage sind zum Wahnsinnigwerden. Das Telefon klingelt dauernd, WhatsApp steht nicht still und der Posteingang in Outlook wächst minütlich an. Was für euch als Empfänger nervig ist, wird für den Absender manchmal auch zum Problem. Die eine wichtige E-Mail, auf die er eine Antwort braucht, geht bei euch im Gewusel unter und eine manuelle Erinnerung scheint nötig. Das geht auch einfacher: E-Mails können mit Erinnerungen versehen werden!
Diese Erinnerungen könnt ihr als Absender direkt beim Erstellen der E-Mail festlegen. Sowohl für euch selbst als auch für den Empfänger. Das funktioniert sowohl in der Desktop-Version von Outlook als auch in Outlook 365 und der Web-App nahezu identisch. In der neuen E-Mail klickt ihr auf die Registerkarte Nachverfolgen (in neueren Versionen manchmal als „Follow Up“ oder „Nachverfolgung“ bezeichnet). Neben den Standardeinstellungen könnt ihr über „Erinnerung hinzufügen“ individuelle Erinnerungen definieren.
Wenn ihr euch selbst erinnern wollt, dass die gesendete E-Mail einer Antwort bedurfte, dann setzt einen Haken neben Für mich kennzeichnen. Ihr könnt jetzt die Nachverfolgung (die eine reine Kennzeichnung ist) einstellen. Wenn ihr eine echte Erinnerung erhalten wollt, wie ihr es von einem Termin gewöhnt seid, dann aktiviert Erinnerung und legt das Datum der Erinnerung fest.
Unter Für Empfänger kennzeichnen könnt ihr diese Funktionen in der Mail an den Empfänger mitgeben. Auch dieser bekommt zum festgelegten Zeitpunkt ein Erinnerungsfenster angezeigt, aus dem er direkt in eure E-Mail springen und diese bearbeiten kann.
Wichtige Updates in Outlook 2024/2026
Microsoft hat die Erinnerungsfunktionen in den letzten Jahren deutlich verbessert. Besonders in Outlook 365 und der neuen Outlook-App für Windows 11 stehen euch erweiterte Optionen zur Verfügung:
KI-gestützte Erinnerungen: Outlook kann mittlerweile automatisch erkennen, wenn eine E-Mail eine Antwort benötigt und schlägt von selbst Erinnerungen vor. Diese Funktion findet ihr unter „Einstellungen > E-Mail > Automatische Nachverfolgung“.
Teams-Integration: Erinnerungen aus Outlook können jetzt direkt in Microsoft Teams angezeigt werden. Das ist praktisch, wenn ihr hauptsächlich über Teams kommuniziert, aber wichtige E-Mails nicht vergessen wollt.
Mobile Synchronisation: Die Erinnerungen synchronisieren sich nahtlos zwischen Desktop, Web und der Outlook-Mobile-App. Ihr bekommt Push-Benachrichtigungen auf allen Geräten.
Copilot-Integration: Mit Outlook Copilot (verfügbar in Microsoft 365 Business-Tarifen) könnt ihr Erinnerungen in natürlicher Sprache erstellen. Schreibt einfach „Erinnere mich nächsten Dienstag an diese E-Mail“ in die Copilot-Leiste.
Profi-Tipps für effektive E-Mail-Erinnerungen
Zeitpunkt strategisch wählen: Setzt Erinnerungen nicht für Freitagabend oder frühe Morgenstunden. Dienstag bis Donnerstag zwischen 9 und 16 Uhr haben die höchste Antwortrate.
Kategorien nutzen: Kombiniert Erinnerungen mit Outlook-Kategorien. So könnt ihr wichtige E-Mails farblich markieren und gleichzeitig nachverfolgen.
Wiederkehrende Erinnerungen: Für regelmäßige Reports oder Updates könnt ihr wiederkehrende Erinnerungen einrichten. Das spart Zeit bei routinemäßiger Kommunikation.
Vorsicht bei externen Empfängern: Nicht alle E-Mail-Clients unterstützen Outlook-Erinnerungen vollständig. Gmail-Nutzer sehen die Kennzeichnung, bekommen aber keine Pop-up-Erinnerung. Hier funktionieren nur die Erinnerungen für euch selbst zuverlässig.
Alternative Lösungen
Falls der Empfänger kein Outlook nutzt, gibt es clevere Alternativen: Tools wie Boomerang für Gmail, die Send-Later-Funktion in Thunderbird oder spezialisierte Apps wie Mixmax bieten ähnliche Features. Auch ChatGPT oder andere KI-Assistenten können euch dabei helfen, höfliche Erinnerungs-E-Mails zu formulieren, falls die technische Lösung nicht greift.
Fazit
E-Mail-Erinnerungen sind ein unterschätztes Produktivitäts-Tool in Outlook. Richtig eingesetzt, reduzieren sie das mentale „An-alles-denken-müssen“ und sorgen dafür, dass wichtige Kommunikation nicht im digitalen Nirwana verschwindet. Probiert die neuen KI-Features aus – sie können euren E-Mail-Alltag spürbar entspannter machen.
Zuletzt aktualisiert am 25.02.2026
