Termine abzustimmen, ist immer eine Herausforderung. Viele Anwender verwenden externe Dienste wie Doodle, dabei kann auch Microsoft Office dabei helfen. Sogar mit deutlich mehr Komfort als externe Tools!
Verfügbarkeiten veröffentlichen
Das größte Problem, mit mehreren Teilnehmern einen gemeinsamen Termin zu finden, ist die Abstimmung der Kalender. Nicht bei jedem Anwender könnt Ihr den Kalender einsehen. Das ist meist nur dann der Fall, wenn Ihr in einer Organisation, also der selben Firma oder Familie seid und gemeinsam eine Microsoft 365-Installation nutzt. Wenn Ihr unterschiedliche Kalender-Anbieter habt, dann ist eine Abstimmung kaum realistisch machbar. Schließlich wollt Ihr Euren Kalender ja nicht vollkommen veröffentlichen. Die Alternative sind die Buchbaren Zeiten von Microsoft 365 und allen Microsoft-Online-Kalendern.
Microsoft hat diese Funktion in den letzten Jahren erheblich ausgebaut und bietet mittlerweile eine professionelle Alternative zu Calendly, Doodle und Co. Der große Vorteil: Alle Termine landen automatisch in eurem gewohnten Outlook-Kalender, und die Integration mit Teams macht Videocalls zum Kinderspiel.
- Öffnet Outlook online und darin den Kalender durch einen Klick auf das Kalender-Symbol.
- Klickt auf den Pfeil nach unten neben Neues Ereignis und dann auf Buchbare Zeiten.
- Gebt der Verfügbarkeit nun einen Titel, der sollte eine Verknüpfung zum Termin, den Ihr vereinbaren wollt, haben.
- Wählt unter Slotdauer aus, ob eine feste Dauer vorgegeben ist oder ob Benutzerdefinierte Terminlängen zulässig sind.
- Klickt auf Verfügbarkeit ändern, um genau einzustellen, an welchen Wochentagen Ihr welche Zeitslots für Termine anbieten könnt.
- Wenn es sich um eine zeitlich begrenzte Vereinbarung handeln soll, dann könnt Ihr auch den Datumsbereich eingrenzen.
- Wählt aus, ob Eure Verfügbarkeit für alle Anwender oder nur für Personen, die einen privaten Link erhalten sollen sichtbar sein soll.
- Klickt auf Erstellen.
Ihr könnt den Link jetzt teilen, indem Ihr entweder auf Link kopieren klickt und den Link dann weitergebt oder über Teilen per E-Mail oder in Eurer Signatur an andere Anwender kommuniziert.
Je nach den Einstellungen, die Ihr gewählt habt, können die Empfänger jetzt einen Termin in dem freigegebenen Bereich buchen. Einzige Voraussetzung: Euer Kalender muss darin auch frei sein. Wenn Ihr also in einem freigegebenen Bereich in der Zwischenzeit einen Termin reinbekommen habt, dann ist dieser natürlich nicht mehr buchbar. Auch das ist ein Unterschied zu Doodle.
Erweiterte Funktionen für mehr Komfort
Microsoft hat die buchbaren Zeiten um praktische Features erweitert, die professionelle Terminbuchung ermöglichen. Ihr könnt beispielsweise automatische Erinnerungen einrichten, die sowohl euch als auch den Teilnehmern vor dem Termin gesendet werden. Besonders praktisch: Die Integration mit Microsoft Teams ermöglicht es, automatisch einen Videocall-Link zu jedem gebuchten Termin hinzuzufügen.
Zudem könnt ihr Pufferzeiten vor und nach Terminen einrichten – perfekt, wenn ihr zwischen Meetings kurze Pausen braucht oder Vorbereitungszeit benötigt. Diese Puffer werden automatisch bei der Terminbuchung berücksichtigt.
Ein weiterer Pluspunkt ist die Möglichkeit, verschiedene Termintypen zu erstellen. So könnt ihr beispielsweise 15-Minuten-Slots für kurze Absprachen und 60-Minuten-Blöcke für ausführliche Besprechungen anbieten. Jeder Termintyp kann individuelle Einstellungen haben.
Zeitpläne für Organisationen
Das reicht Euch noch nicht, weil Ihr mehrere Anwender – beispielsweise Euer Team, die Kollegen, die Familie – zentral verwalten wollt? Dann ist die zentrale Booking-Seite von Microsoft der richtige Anlaufpunkt.
Microsoft Bookings hat sich zu einer vollwertigen Terminbuchungsplattform entwickelt, die kleine Unternehmen, Praxen und Teams professionell nutzen können. Die Plattform bietet mittlerweile Funktionen wie Wartelisten, Gruppentermine und sogar Zahlungsintegration für kostenpflichtige Services.
- Um eine zentrale Buchungsseite zu erstellen, klickt auf der Booking-Seite auf Erstellen.
- In vier Schritten könnt Ihr eigene Buchungsseiten erstellen, die die Termine verschiedener Anwender inkl. einer automatischen Versendung der Termine erlauben.
- Diese Buchungsseite könnt Ihr dann veröffentlichen, sodass auch Externe darauf zugreifen können und frei Terminslots buchen können.
- Ihr könnt benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um wichtige Informationen von den Teilnehmern zu sammeln.
- Die Branding-Optionen erlauben es, eure Buchungsseite mit eigenem Logo und Farben zu gestalten.
- Über die Analytics-Funktion behaltet ihr den Überblick über Buchungsstatistiken und beliebte Termine.
Mobile App und Offline-Synchronisation
Ein großer Vorteil gegenüber vielen Konkurrenten ist die nahtlose Integration in das Microsoft-Ökosystem. Die mobile Outlook-App unterstützt die Buchungsfunktionen vollständig, sodass ihr auch unterwegs auf Terminanfragen reagieren könnt.
Besonders praktisch: Alle über die Buchungsseite vereinbarten Termine werden automatisch mit eurem lokalen Outlook-Kalender synchronisiert. Das funktioniert auch offline – sobald ihr wieder online seid, gleichen sich alle Daten ab.
Fazit: Microsoft überholt die Konkurrenz
Was früher ein nettes Extra-Feature war, ist heute eine vollwertige Alternative zu kostenpflichtigen Terminbuchungstools geworden. Besonders für Teams, die bereits Microsoft 365 nutzen, macht die native Integration den entscheidenden Unterschied. Keine doppelte Datenhaltung, keine zusätzlichen Kosten, keine Medienbrüche.
Die Kombination aus einfacher Bedienung für Einzelnutzer und professionellen Features für Teams macht Microsoft Bookings zu einer echten Empfehlung – vorausgesetzt, ihr seid bereits im Microsoft-Universum zu Hause.
Zuletzt aktualisiert am 19.02.2026
