Termine abzustimmen, ist immer eine Herausforderung. Viele Anwender verwenden externe Dienste wie Doodle, dabei kann auch Microsoft Office dabei helfen. Sogar mit deutlich mehr Komfort als externe Tools!
Verfügbarkeiten veröffentlichen
Das größte Problem, mit mehreren Teilnehmern einen gemeinsamen Termin zu finden, ist die Abstimmung der Kalender. Nicht bei jedem Anwender könnt Ihr den Kalender einsehen. Das ist meist nur dann der Fall, wenn Ihr in einer Organisation, also der selben Firma oder Familie seid und gemeinsam eine Microsoft 365-Installation nutzt. Wenn Ihr unterschiedliche Kalender-Anbieter habe, dann ist eine Abstimmung kaum realistisch machbar. Schließlich wollt Ihr Euren Kalender ja nicht vollkommen veröffentlichen. Die Alternative sind die Buchbaren Zeiten von Microsoft 365 und allen Microsoft-Online-Kalendern.
- Öffnet Outlook online und darin den Kalender durch einen Klick auf das Kalender-Symbol.
- Klickt auf den Pfeil nach unten neben Neues Ereignis und dann auf Buchbare Zeiten.
- Gebt der Verfügbarkeit nun einen Titel, der sollte eine Verknüpfung zum Termin, den Ihr vereinbaren wollte haben.
- Wählt unter Slotdauer aus, ob eine feste Dauer vorgegeben ist oder ob Benutzerdefinierte Terminlängen zulässig sind.
- Klickt auf Verfügbarkeit ändern, um genau einzustellen, an welchen Wochentagen Ihr welche Zeitslots für Termine anbieten könnt.
- Wenn es sich um eine zeitlich begrenzte Vereinbarung handeln soll, dann könnt Ihr auch den Datumsbereich eingrenzen.
- Wählt aus, ob Eure Verfügbarkeit für alle Anwender oder nur für Personen, die einen privaten Link erhalten sollen sichtbar sein soll.
- Klickt auf Erstellen.
Ihr könnt den Link jetzt teilen, indem Ihr entweder auf Link kopieren klickt und den Link dann weitergebt oder über Teilen per E-Mail oder in Eurer Signatur an andere Anwender kommuniziert.
Je nach den Einstellungen, die Ihr gewählt habt, können die Empfänger jetzt einen Termin in dem freigegebenen Bereich buchen. Einzige Voraussetzung: Euer Kalender muss darin auch frei sein. Wenn Ihr also in einem freigegebenen Bereich in der Zwischenzeit einen Termin reinbekommen habt, dann ist dieser natürlich nicht mehr buchbar. Auch das ist ein Unterschied zu Doodle.
Zeitpläne für Organisationen
Das reicht Euch noch nicht, weil Ihr mehrere Anwender – beispielsweise Euer Team, die Kollegen, die Familie – zentral verwalten wollt? Dann ist die zentrale Booking-Seite von Microsoft der richtige Anlaufpunkt.
- Um eine zentrale Buchungsseite zu erstellen, klickt auf der Booking-Seite auf Erstellen.
- In vier Schritte könnt Ihr eigene Buchungsseiten erstellen, die die Termine verschiedener Anwender inkl. einer automatischen Versendung der Termine erlauben.
- Diese Buchungsseite könnt Ihr dann veröffentlichen, sodass auch Externe darauf zugreifen können und frei Terminslots buchen können.
