Ein Terminkalender ist kein Eigennutz, sondern dient auch für Andere zur Übersicht. Wenn er denn auch freigegeben ist. In Outlook geht das mit wenigen Klicks!
Die Termine in einem Kalender sind nichts anderes als Datenelemente, die mit Berechtigungen versehen sind. Der Eigentümer des Kalenders darf darauf zugreifen, alle anderen Anwender eben nicht. Diese Berechtigungen lassen sich über eine so genannte Freigabe – wie sie bei Dateien ja mittlerweile Standard geworden ist – anpassen.
Freigaben erteilen
Die Freigabe eines Outlook Kalenders erfolgt in der Kalenderansicht von Outlook. Ein Klick auf den eigenen Kalender öffnet dessen Optionen. Die Freigabeberechtigungen finden sich im sich öffnenden Menü etwas weiter unten.
Eine Berechtigung ist in zwei Kerninformationen unterteilt: Den Berechtigten und die Menge an Informationen, die dieser sehen oder sogar verändern kann. Zuerst muss der Berechtigte durch einen Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen beigefügt werden. Die Voraussetzung hier: Er muss in den Kontaktlisten von Exchange vorhanden sein und in der selben Organisation sitzen. Eine Freigabe von Kalendern an externe Anwender können Sie nur über die Weboberfläche vornehmen – so diese überhaupt erlaubt sind.
Berechtigungen vergeben
Unter dem (neuen) Benutzer finden sich vier Berechtigungsstufen. Die mittleren drei erteilen Leserechte: Von den reinen Beschäftigt-Zeiten über die Titel und Orte bis hin zu allen Details sind sehr feine Abstufungen möglich. Wie bei allen Berechtigungen gilt: Sie sind jederzeit veränderbar oder löschbar. Entweder durch Entfernen des Benutzers oder durch Wahl der Berechtigungsstufe Keine.
