Kollaboration ist meist effektiv, bedeutet aber eine Menge an Abstimmbedarf mit den Kollegen. Statt E-Mails zu verschicken bietet Microsoft 365 mit Forms eine eigene Formularverwaltung, die ihr wunderbar als Umfrage-Tool einsetzen könnt. Ihr könnt im Handumdrehen damit Umfragen mit unterschiedlichen Fragetypen erstellen und diese per E-Mail oder Teams verschicken. Die Rückmeldungen könnt ihr dann sogar mit Excel auswerten oder direkt in Power BI visualisieren!
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Erste Schritte mit Microsoft Forms
Ruft Forms unter diesem Link auf und klickt dann auf Neues Formular. Gebt der neuen Umfrage einen Titel, dann könnt ihr schon die erste Frage und die Antwortmöglichkeiten dafür hinzufügen. Wenn die im Standard vorgesehenen zwei Antwortmöglichkeiten nicht ausreichen, dann könnt ihr über einen Klick auf Option hinzufügen weitere hinzufügen.
Im Normalfall sind Fragen immer freiwillig und können bei der Beantwortung übersprungen werden. Ist das nicht der Fall, dann aktiviert die Option Erforderlich. Ist mehr als eine Antwort möglich, dann könnt ihr dies durch einen Klick auf Mehrere Antworten erlauben, weitere Fragen legt ihr über Frage hinzufügen an.
Erweiterte Fragetypen und Funktionen
Microsoft Forms bietet mittlerweile weit mehr als nur Multiple-Choice-Fragen. Ihr könnt zwischen verschiedenen Fragetypen wählen:
• Auswahl: Einfach- oder Mehrfachauswahl aus vorgegebenen Optionen
• Text: Freie Texteingabe, kurz oder lang
• Bewertung: Sterne- oder Zahlenbewertungen
• Datum: Kalendereingabe für Termine
• Rangfolge: Sortierung von Optionen nach Priorität
• Likert: Skalenbewertungen für Meinungsumfragen
• Dateiupload: Teilnehmer können Dokumente oder Bilder hochladen
Besonders praktisch sind die Verzweigungsregeln: Basierend auf den Antworten könnt ihr Teilnehmer zu verschiedenen Folgeabschnitten weiterleiten. So entstehen dynamische Umfragen, die sich an die jeweiligen Antworten anpassen.
KI-gestützte Features nutzen
Seit 2024 integriert Forms KI-basierte Funktionen über Copilot. Ihr könnt euch Fragenvorschläge generieren lassen oder bestehende Umfragen automatisch optimieren lassen. Besonders hilfreich ist die automatische Kategorisierung von Freitextantworten – Copilot erkennt Muster und fasst ähnliche Antworten zusammen.
Umfrage teilen und verwalten
Wenn die Umfrage einmal fertiggestellt ist, dann verschickt sie an alle Teilnehmer. Oben rechts unter Teilen seht ihr den Link. Im Standard können nur Personen in der Organisation (also eurer Microsoft 365-Domäne) auf die Umfrage antworten. Wenn ihr stattdessen Jeder mit dem Link kann antworten auswählt, dann ändert sich der Link. Damit kann jeder Empfänger der E-Mail, die ihr gleich verschickt, an der Umfrage teilnehmen.
Kopiert nun den Link in die Zwischenablage und fügt ihn in eine E-Mail ein. Alternativ könnt ihr die Umfrage direkt über Teams teilen oder einen QR-Code generieren lassen – praktisch für Präsentationen oder Events.
Antworten auswerten und analysieren
Die Auswertung erfolgt in Echtzeit. Unter Antworten seht ihr eine Übersicht aller eingegangenen Antworten mit automatisch generierten Charts und Grafiken. Für detailliertere Analysen könnt ihr die Daten mit einem Klick nach Excel exportieren oder direkt mit Power BI verknüpfen.
Besonders nützlich: Forms erkennt automatisch Trends und hebt ungewöhnliche Antwortmuster hervor. Bei Freitextantworten wird eine Sentimentanalyse durchgeführt, die positive, negative und neutrale Stimmungen identifiziert.
Integration in den Arbeitsalltag
Forms lässt sich nahtlos in andere Microsoft 365-Anwendungen einbinden. Ihr könnt Umfragen direkt aus Teams heraus erstellen, in SharePoint-Seiten einbetten oder über Power Automate automatisierte Workflows auslösen. So könnt ihr beispielsweise bei bestimmten Antworten automatisch E-Mails versenden oder Aufgaben in Planner erstellen.
Für wiederkehrende Umfragen wie Mitarbeiterfeedback oder Kundenzufriedenheitsabfragen könnt ihr Templates erstellen und diese immer wieder verwenden. Das spart Zeit und sorgt für Konsistenz.
Datenschutz und Sicherheit
Alle Daten werden in der Microsoft Cloud gespeichert und unterliegen den DSGVO-Bestimmungen. Ihr könnt festlegen, wie lange Antworten gespeichert werden und habt jederzeit Kontrolle über eure Daten. Für sensible Umfragen lassen sich zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren.
Zuletzt aktualisiert am 05.03.2026
