Ob in der Firma oder privat: E-Mails sehen individueller aus, wenn beim Verfassen ein passendes Briefpapier verwendet wird. Habt ihr ein oder mehrere Briefpapiere gestaltet, braucht ihr diese Arbeit nicht an jedem Computer zu wiederholen. Kopiert stattdessen die einmal erstellte Vorlage überallhin, wo sie gebraucht wird.
Briefpapier-Backups: Warum sie wichtiger denn je sind
In Zeiten von Home-Office und hybriden Arbeitsmodellen arbeiten wir oft an verschiedenen Geräten. Das mühsam gestaltete Corporate Design oder die persönliche E-Mail-Signatur jedes Mal neu zu erstellen, kostet Zeit und Nerven. Gerade bei komplexeren Designs mit Logos, besonderen Schriftarten oder Farbverläufen ist eine systematische Sicherung unverzichtbar.
Moderne Methoden: Microsoft 365 und Outlook im Web
Bei Microsoft 365-Konten synchronisiert sich vieles automatisch über die Cloud. Briefpapiere und Signaturen werden jedoch nach wie vor lokal gespeichert. Das bedeutet: Ohne manuelle Sicherung sind eure Designs bei einem Systemwechsel oder Neuinstallation weg.
Für Outlook im Web (früher Outlook.com) gilt: Hier werden Signaturen zentral in der Cloud gespeichert und stehen automatisch auf allen Geräten zur Verfügung. Das klassische „Briefpapier“ gibt es dort allerdings nicht mehr – stattdessen arbeitet ihr mit HTML-Signaturen und Designvorlagen.
Briefpapier sichern: So geht’s richtig
- Beendet Outlook vollständig, bevor ihr mit der Sicherung beginnt.
- Öffnet den Windows-Explorer über die Tastenkombination Windows-Taste + E.
- Gebt in die Adressleiste direkt den Pfad ein: %ProgramFiles%Common FilesMicrosoft SharedStationery (bei 64-Bit-Systemen eventuell %ProgramFiles(x86)%)
- Alternativ navigiert ihr über „Dieser PC“ zum Systemlaufwerk C: und dann zu „ProgrammeGemeinsame DateienMicrosoft SharedStationery“.
- Hier findet ihr alle Briefpapier-Designs als HTML-Dateien samt zugehörigen Bildern und Ordnern.
- Kopiert die gewünschten Dateien und Ordner komplett – am besten auf einen USB-Stick oder in die Cloud.
- Am Zielcomputer fügt ihr die Dateien in denselben Ordnerpfad ein.
- Nach dem Neustart von Outlook stehen die Briefpapiere in den Optionen zur Verfügung.
Signaturen nicht vergessen
Neben Briefpapieren solltet ihr auch eure Signaturen sichern. Diese liegen unter:
%appdata%MicrosoftSignatures
Hier findet ihr sowohl die HTML-Versionen als auch die Nur-Text-Varianten eurer Signaturen. Kopiert den kompletten Ordner für eine vollständige Sicherung.
Profi-Tipp: Automatische Synchronisation einrichten
Wer regelmäßig zwischen verschiedenen Computern wechselt, kann den Signatures-Ordner in einen Cloud-Speicher wie OneDrive verschieben und per Symbolic Link verknüpfen. So bleiben Signaturen automatisch synchron.
Alternative: Roaming-Profile in Unternehmen
In Unternehmensumgebungen mit Active Directory können IT-Administratoren Roaming-Profile einrichten. Dann wandern Outlook-Einstellungen einschließlich Briefpapieren automatisch zwischen den Arbeitsplätzen mit.
HTML-Kenntnisse nutzen
Briefpapiere sind im Grunde HTML-Dateien. Wer sich mit Webentwicklung auskennt, kann diese direkt bearbeiten und erweitern. Moderne CSS-Features wie Flexbox oder Grid funktionieren allerdings nur eingeschränkt, da Outlook eine ältere Rendering-Engine verwendet.
Troubleshooting: Wenn Briefpapiere nicht erscheinen
Sollten kopierte Briefpapiere nicht in Outlook auftauchen, prüft:
– Sind alle zugehörigen Dateien und Ordner mit kopiert?
– Läuft Outlook wirklich als Administrator (falls nötig)?
– Stimmt der Dateipfad? Bei verschiedenen Windows-Versionen kann er variieren.
– Sind die HTML-Dateien nicht schreibgeschützt?
Mit diesen Methoden gehören verlorene E-Mail-Designs der Vergangenheit an. Einmal gesichert, habt ihr eure individuellen Briefpapiere überall griffbereit.
Zuletzt aktualisiert am 24.04.2026
