27.09.2015 | Tipps
Selbst in Zeiten des „papierlosen Büros“ gibt es immer noch jede Menge ausgedruckter Dokumente, die man dann doch digital braucht – und nicht hat. Dann muss ein Scanner her. Mit einem Android-Smartphone geht’s allerdings auch.
Hier wird die Google-Drive-App gestartet. Anschließend die Funktion „Scannen“ aufrufen. Damit kann das Handy oder Tablet als Alternative zum Scanner genutzt werden. Dazu wird das Dokument auf Papier mit der Kamera des Geräts fotografiert.
Anschließend wandelt die Google-Drive-App das digitalisierte Foto automatisch in eine PDF-Datei um und speichert diese in der Ablage der Onlinefestplatte Google Drive. Von dort aus hat man mit jedem Internet-Computer Zugriff auf das digitalisierte Dokument.
13.09.2015 | Tipps
Die Web-Oberfläche, die per Browser an jedem internet-fähigen Gerät bereitsteht, ist nicht der einzige Weg, um auf die Online-Festplatte von Google zuzugreifen. Noch einfacher geht das mit dem Sync-Agent für Windows und Mac.
Google Drive für den Desktop lässt sich vom Browser aus herunterladen, indem man die Seite https://drive.google.com/ besucht und dann einen Blick in die linke Randspalte wirft.
Mit der Desktop-Anwendung von Google Drive kann die Plattform zum Beispiel auch als Online-Backupdienst für lokale Dateien genutzt werden. Dabei lassen sich die zu synchronisierenden Ordner für jeden Computer getrennt auswählen. Native Google-Docs-Dateien werden dabei als Web-Links angezeigt, die per Doppelklick die Google-Docs-Website öffnen.
21.09.2015 | Tipps
Dokumente leben von Illustrationen. Nicht umsonst gibt es das Sprichwort: „Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte.“ Das Einfügen von Grafiken in Google Docs ist sehr einfach. Hier zwei Wege, um das zu erreichen.
Wer ein Foto aus dem Web oder von der eigenen Festplatte zu einem Google-Dokument hinzufügen möchte, kann an der gewünschten Stelle den Textcursor platzieren und dann oben auf „Einfügen, Bild…“ klicken. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfeld. Hier kann ein Bild entweder per Durchsuchen-Button von der Platte geladen werden, oder man schaltet zum Tab „Per URL“, um die Adresse zu einer Grafik im Web anzugeben. Die dritte Option steht zur Verfügung, wenn das Gerät über eine Kamera verfügt.
Noch einfacher geht’s, wenn man die einzufügende Datei einfach ins Browserfenster zieht – sie wird dann nämlich automatisch hochgeladen und eingefügt.
27.09.2015 | Tipps
Google Docs lässt sich nicht nur für firmeninterne Dokumente nutzen, sondern auch für Dateien, um sie per Link für andere freizugeben oder direkt in eine Website einzubetten. Die nötigen Funktionen sind direkt in die Web-Oberfläche von Google Docs integriert.
Um ein Google-Dokument im Web zu veröffentlichen, wird das gewünschte Dokument zunächst im Browser geladen. Anschließend folgen Klicks auf „Datei, Im Web veröffentlichen“.
Hier hat man jetzt die Wahl zwischen dem Erstellen eines Links, mit dem das Dokument abgerufen werden kann, oder dem Abrufen eines Einbettungs-Codes, den man in HTML-Form in eine Website oder ein WordPress-HTML-Widget einfügen kann.
20.09.2015 | Tipps
Wer mit der Online-Bürosuite von Google an einem Dokument oder einer Tabelle arbeitet und dabei eine Illustration einfügen will, braucht dazu keinen neuen Tab. Die Bildsuche-Funktion ist nämlich direkt in die Web-App Google Docs und Tabellen eingebaut.
Um ein Bild aus dem Web in das aktuelle Dokument einzufügen, genügt in Google Docs und Tabellen oben im Menü ein Klick auf „Tools, Recherche“. Jetzt in der Randleiste die Suche auf Bilder einschränken.
Nachdem nun ein Begriff eingetippt wurde, erscheinen passende Bilder – und ein Klick genügt, damit die gewünschte Grafik im Dokument an der aktuellen Cursorposition eingefügt wird.
11.09.2015 | Tipps
Je schneller man eine gesuchte Datei auf der Festplatte findet, desto produktiver kann man arbeiten. Das gilt nicht nur für die lokale Festplatte, sondern auch für Onlinespeicher wie Google Drive. Mit einem Trick findet man im Nu alle Dateien eines bestimmten Dateityps – etwa alle Tabellen.
Um in Google Drive schnell nach Dateien eines bestimmten Typs zu fahnden, wird als Erstes der Browser gestartet und hier zur Adresse https://drive.google.com/ gewechselt. Anschließend mit dem eigenen Google-Konto samt zugehörigem Kennwort einloggen.
In der Übersicht von Google Drive ist oben ein großes Suchfeld zu sehen. Am rechten Ende dieses Suchfelds findet sich ein Pfeil nach unten, der jetzt angeklickt wird. Daraufhin blendet Drive eine Liste mit allen möglichen Dateitypen ein, nach denen im gesamten Drive-Speicher gesucht werden kann. Ein Klick genügt, zum Beispiel auf „Tabellen“.
10.09.2015 | Office
Um mehrere Text-Abschnitte einheitlich zu formatieren, kann man das Format einfach per Pinsel übertragen. Dieses praktische Werkzeug gibt es nicht nur in Microsoft Word und OpenOffice Writer, sondern auch in Google Docs.
In der Docs- und Tabellen-Web-App findet sich der Format-übertragen-Pinsel am linken Ende der Symbolleiste. Zuerst markiert man den Text, der bereits richtig formatiert ist. Dann wird auf den Format-Kopier-Pinsel geklickt und die Ziel-Bereiche ausgewählt.
Auf diese Weise wird der Ziel-Bereich genauso formatiert wie der Quell-Bereich. So lässt sich beispielsweise ein gemeinsamer Stil für alle Überschriften realisieren – ganz ohne Formatvorlagen.
24.09.2015 | Tipps
Wer welchen Abschnitt eines freigegebenen Dokuments wann geändert hat, lässt sich im Nachhinein meist nur schwer nachvollziehen. Mit dem Überarbeitungs-Verlauf von Google Docs wird das einfacher.
Dabei wird jedem Nutzer eine andere Farbe zugewiesen, sodass sich die einzelnen Änderungen leicht auseinanderhalten lassen. Man kann dann, falls nötig, auch auf den vorherigen Bearbeitungsstand zurückkehren.
- Um den Verlauf der Überarbeitungen eines Google-Textdokuments, einer Tabelle oder einer Präsentation abzurufen, wird die entsprechende Datei als Erstes im Browser geöffnet.
- Jetzt auf „Datei, Überarbeitungsverlauf anzeigen …“ klicken.
- Am rechten Rand des Bildschirms erscheint jetzt eine Liste mit allen Bearbeitungs-Ständen des aktuellen Dokuments.
- Per Klick auf einen der Einträge lässt sich jederzeit das dazu gehörige Dokument abrufen.
17.02.2016 | Tipps
Das Smartphone weiß heute mehr über uns als wir selbst. Kein Wunder, dass viele Menschen ihre Daten im Smartphone sicher verschlüsseln – damit nicht jeder Dieb, nicht jeder Geheimdienst einfach so darauf zugreifen kann. Aber auch nicht das FBI, das das Smartphone des Attentäters von San Bernardino untersuchen will – aber den Code nicht knacken kann. Deshalb will das FBI Hilfe von Apple. Doch Apple weigert sich.
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29.07.2015 | Tipps
Eine Datei zu teilen hat immer ein kleines Risiko. Soll eine Datei für andere Personen nur zum Lesen geteilt sein, ohne dass man sie herunterladen kann, gibt es dafür eine Einstellung in Google Drive.
Um den Download von freigegebenen Dateien in Google Drive zu unterbinden, öffnet man zuerst den Freigabe-Dialog per Rechtsklick auf irgendeine Datei. Dann folgt unten rechts ein Klick auf „Erweitert“. Ganz unten wird bei „Option zum Herunterladen, Drucken und Kopieren für Kommentargeber und Betrachter deaktivieren“ ein Haken gesetzt. (Der Schalter wird im Juli 2015 eingeführt und es kann einige Zeit dauern, bis er für jedes Google-Konto verfügbar ist.)
Übrigens: Wer in Google Drive jemandem Schreibrechte für eine Datei gibt, erlaubt dieser Person, die Datei trotzdem herunterzuladen, zu drucken oder zu kopieren.
