01.02.2011 | Tipps
Seit der Version 2010 ist das Öffnen von zuletzt bearbeiteten Dokumenten komplizierter geworden. Nach einem Klick auf Datei erscheinen die letzten Dokumente nicht mehr sofort, sondern erst nach einem weiteren Klick auf „Zuletzt verwendet“. Mit einem Trick landen die letzten Dateien direkt im „Datei“-Menü.
Um Dateien schneller zu öffnen, zunächst auf „Datei“ sowie „Zuletzt verwendet“ klicken. Ganz unten in der Liste die Option „Schnellzugriff auf diese Anzahl zuletzt verwendeter Dokumente“ aktivieren und festlegen, wie viele letzte Dokumente angezeigt werden sollen. Jetzt scheint nach einem Klick auf „Datei“ sofort die Liste der bearbeiteten Dateien. Wer möchte, kann mit einem Klick auf „Zuletzt bearbeitet“ wieder die erweiterte Liste einblenden.
Übrigens: Wer besonders schnell Dateien öffnen möchte, drückt zum Öffnen des Dateimenüs die Tastenkombination [Alt][D]. Danach reicht eine der Zifferntaste, um direkt die gewünschte Datei zu öffnen, etwa [1] für das erste Dokument in der Liste.
29.01.2011 | Tipps
Makros sind eine feine Sache, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen oder die Textverarbeitung um eigene Funktionen zu erweitern. Wenn nur nicht der umständliche Zugriff wäre. Mit folgendem Trick erhalten Makros eine eigene Schaltfläche in der Schnellstartleiste.
Um Makros über die Schnellstartleiste mit nur einem Klick zu aktivieren, zuerst auf die Office-Schaltfläche und dann auf „Word-Optionen“ klicken. Anschließend in den Bereich „Anpassen“ wechseln und rechts aus dem Listenfeld „Befehle auswählen“ den Eintrag „Makros“ aktivieren. Anschließend das gewünschte Makro markieren und mit „Hinzufügen“ in die Liste der Schnellstartbefehle aufnehmen. Über die Schaltfläche „Ändern“ das passende Symbol auswählen und alles mit Ok bestätigen. Die neue Schaltfläche erscheint oben links neben der runden Office-Schaltfläche.
22.01.2011 | Tipps
Wörter und Absätze werden bei Word meist mit der Maus vergrößert oder verkleinert. Wer nicht ständig zwischen Maus und Tastatur wechseln möchte, kann das Skalieren auch komplett über die Tastatur steuern – inklusive Markierung des gewünschten Texts.
Um zum Beispiel einem oder mehreren Absätzen eine andere Größe zu verpassen, die Schreibmarke an den Anfang des Absatzes platzieren. Dann [Strg] und [Alt] gedrückt halten und mit den Pfeiltasten absatzweise markieren.
Danach lässt sich mit [Strg][<] die Schrift verkleinern, mit [Strg][>] (also [Strg][Shift][<]) vergrößern. Wichtig: Beim Skalieren orientiert sich Word an der Schriftgrößenliste im Menü. Eine 12-Punkt-Schrift wird beim Vergrößern direkt zu einer 14-Punkt-Schrift. Wer lieber in kleineren Schritten skalieren möchte, verwendet alternativ die Tastenkombinationen [Strg][8] bzw. [Strg][9]. Damit geht es mit der Schriftgröße punktweise rauf und runter.
17.01.2011 | Tipps
Die AutoKorrektur von Word ist eine feine Sache um zum Beispiel aus einem Kürzel wie „mfg“ automatisch die ausgeschriebene Variante „Mit freundlichen Grüßen“ zu machen. Ärgerlich nur, dass Microsoft die AutoKorrektur-Optionen zum Hinzufügen neuer Kürzel versteckt hat. Wer die AutoKorrektur häufiger ergänzt, kann das Optionsfenster direkt in die Word-Symbolleiste integrieren.
Seit der Umstellung auf Menübänder (ab Version 2007) sind die AutoKorrektur-Optionen nur noch über viel Klickerei zu erreichen. Mit folgenden Schritten ist dafür nur noch ein Klick notwendig: Mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle des Menübands klicken und den Befehl „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“ aufrufen. Dann im oberen Listenfeld den Eintrag „Alle Befehle“ auswählen. In der Liste „AutoKorrektur Optionen“ markieren und auf „Hinzufügen“ klicken. Das Fenster mit OK schließen. Jetzt gibt es in der Schnell-Symbolleiste ganz oben links eine neue Schaltfläche, die direkt zu den AutoKorrektur-Optionen führt.
14.01.2011 | Tipps
Seit der Version 2010 lassen sich Word-Dokumente nicht mehr nur auf dem lokalen Rechner speichern. Mit „Word Web App“ und „SkyDrive“ wird Word mobil. Dokumente lassen sich im Internet speichern und von jedem anderen Internet-PC aus öffnen und bearbeiten.
So funktioniert das Speichern im Web: Auf „Datei“ und „Speichern und Senden“ sowie „Im Web speichern“ klicken. Dann auf „Anmelden“ klicken und mit der Windows Live ID anmelden. Wer noch keine Live-ID hat, kann auf der Webseite https://www.passport.net kostenlos eine neue Live-ID einrichten.
Im Speichern-Fenster doppelt auf den Web-Ordner klicken, in dem die Datei gespeichert werden soll. Per Klick auf „Speichern“ wird die Datei im Internet-Ordner abgelegt. Um übers Internet darauf zuzugreifen, die Adresse https://skydrive.live.com aufrufen, die Live-ID-Anmeldedaten eingeben und doppelt auf den jeweiligen Speicherordner klicken. Das Dokument wird daraufhin in der Internetversion von Word geöffnet.
03.01.2011 | Tipps
Gibt’s von einem Dokument mehrere Versionen, ist das Chaos vorprogrammiert. Welches Dokument ist das aktuellere, wo wurden welche Änderungen vorgenommen? Licht ins Dunkel bringt ein Vergleich.
Ab Version 2007 ist der Dokumentvergleich besonders einfach möglich: Im Menüband „Überprüfen“ auf „Vergleichen“ und erneut auf „Vergleichen“ klicken. Im folgenden Fenster die beiden Dokumente auswählen; wahlweise über die Liste der zuletzt geöffneten Dokumente oder mithilfe des Befehls „Durchsuchen“. Anschließend auf „Erweitern“ klicken und die Vergleichskriterien bestimmen. Hier lässt sich zum Beispiel festlegen, dass Kommentare oder Formatierungen nicht berücksichtigt werden sollen.
Für den Vergleich wird das Word-Fenster dreigeteilt: Neben dem Originaldokument und dem Vergleichsdokument zeigt das Fenster „Überarbeitetes Dokument“ die Neufassung mit allen übernommenen (oder abgelehnten) Änderungen.
29.12.2010 | Tipps
Sobald in Word die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert ist, bleiben alle vorgenommenen Korrekturen sichtbar. Selbst wenn die Korrekturfunktion ausgeschaltet wird, bleiben die markierten Textpassagen erhalten. Mit folgenden Schritten verschwinden die Korrekturen.
Um die Korrekturen lediglich auszublenden, im Menüband „Überprüfen“ auf „Markup anzeigen“ und dann auf „Einfügen und Löschen“ klicken. Die Korrekturmarkierungen sind damit aber nur versteckt und lassen sich mit dem gleichen Befehl wieder einblenden.
Damit die Korrekturmarken vollständig aus dem Dokument verschwinden, bei Word 2010 auf „Datei | Informationen | Auf Probleme prüfen | Dokument prüfen klicken“; bei Word 2007 auf die Office-Schaltfläche sowie „Vorbereiten | Dokument prüfen“ klicken. Im nächsten Fenster alles angekreuzt lassen und auf „Prüfen“ klicken. Dann rechts neben „Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen“ auf „Alle entfernen“ klicken.
27.12.2010 | Tipps
Wer an umfangreichen Dokumenten wie Diplomarbeiten oder Büchern arbeitet, öffnet nach dem Start der Textverarbeitung fast immer dasselbe Dokument. Damit’s schneller geht, lässt sich Word so einstellen, dass die zuletzt bearbeitete Datei nach dem Start automatisch erscheint.
Damit Word beim Start das zuletzt geöffnete Dokument gleich mit öffnet, muss zuerst eine neue Word-Verknüpfung angelegt werden. Hierzu mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich des Windows-Desktops klicken und den Befehl „Neu | Verknüpfung“ aufrufen. Als Verknüpfungsziel folgendes eingeben:
„<Installationspfad Word>\WINWORD.EXE“ /m<Dateiname>
Dabei „<Installationspfad>“ durch den Ordner ersetzen, in dem Word installiert ist und für „<Dateiname>“ den Namen des zu öffnenden Word-Dokuments einsetzen. Ein Beispiel: Ist Word 2010 installiert und soll die Datei „Diplomarbeit.doc“ automatisch geöffnet werden, lautet der Befehl:
„C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14\WINWORD.EXE“ /mDiplomarbeit.doc
Sobald die neue Verknüpfung fertig ist, reicht ein Doppelklick darauf, um Word zusammen mit dem angegebenen Dokument zu starten.
22.12.2010 | Tipps
Sind mehrere Word-Dokumente geöffnet, konnte man bis zur Version Word 2007 noch bequem über das Menü „Fenster“ zwischen den Dokumenten wechseln. Ab Word 2007 gibt es das „Fenster“-Menü nicht mehr. Stattdessen erscheint für jedes Dokument in der Taskleiste ein eigenes Word-Symbol. Zum Wechseln muss man in der Taskleiste auf das entsprechende Fenstersymbol klicken. Zum Glück gibt’s eine schnellere Variante.
Wer schneller zwischen geöffneten Word-Dokumenten wechseln möchte, sollte sich folgende Tastenkombinationen merken: Mit [Strg][F6] und [Strg][Shift/Umschalten][F6] wird vorwärts bzw. rückwärts durch die geöffneten Word-Fenster geblättert. Das lästige Klicken in der Taskleiste und den Vorschaubildchen der geöffneten Word-Dokumente bleibt erspart.
15.12.2010 | Tipps
Tabellen sind in Word schnell erstellt. Einfach die Anzahl der Spalten und Zeilen auswählen und schon steht die Tabelle. Doch wie sieht’s mit ungewöhnlichen Tabellen mit verschachtelten Zellstrukturen aus? Auch das ist für Word kein Problem.
Ab der Version 2007 lassen sich mit Word auch die exotischsten Tabellenstrukturen erzeugen. Möglich macht’s die Funktion „Tabelle | Tabelle zeichnen“ im Menüband „Einfügen“. Nach Aufruf des Befehls wird der Mauszeiger zu einem Stift. Damit wird im Dokument die gewünschte Tabellenstruktur einfach aufgemalt. Und zwar so: Mit gedrückter Maustaste zuerst den Rahmen zeichnen. Danach die Position der einzelnen Zellen zeichnen. Meist reicht es, die Striche anzudeuten – Word ergänzt sie automatisch zu geschlossenen Zellen.
