Das Aufkommen von Papier-Post ist in den vergangenen Jahren dramatisch zurückgegangen: Es ist viel einfacher, ein Dokument als PDF-Datei an eine E-Mail anzuhängen oder über Cloud-Dienste zu teilen. In die Menge der erhaltenen PDFs könnt ihr leicht Ordnung bringen!
Je beliebter ein Format, desto mehr wird es genutzt. Die Zahl der PDF-Dateien, die ihr täglich verwendet, nimmt damit schnell zu – von wichtigen Verträgen über Rechnungen bis hin zu Handbüchern und Präsentationen. Den Überblick zu behalten ist da nicht ganz einfach. Adobe hat das erkannt und sich eine bekannte Funktion der Internet Browser zunutze gemacht: Die Favoriten. So, wie ihr eine Webseite für die spätere Verwendung markieren könnt, geht das mit PDF-Dateien auch.
Einzige Voraussetzung: Ihr müsst den Acrobat Reader installiert haben. Die kostenlose Variante reicht dafür völlig aus – ihr braucht kein kostenpflichtiges Acrobat Pro-Abo.
Klickt dazu in der entsprechenden PDF-Datei auf den Stern oben links in der Symbolleiste. Beim ersten Nutzen fragt der Reader euch, ob die Markierung nur das aktuelle Gerät oder geräteübergreifend sein soll. Wenn die Favoriten auf allen euren Geräten verfügbar sein sollen, benötigt ihr einen kostenlosen Adobe Account.
Die Synchronisation über mehrere Geräte hinweg ist besonders praktisch, wenn ihr sowohl am Desktop-PC als auch auf dem Tablet oder Smartphone PDFs bearbeitet. Einmal markiert, sind eure wichtigsten Dokumente überall sofort griffbereit.
Alle als Favoriten festgelegten Dokumente findet ihr dann über der Liste der zuletzt genutzten Dateien unter Mit einem Sternchen markiert. Das Schöne daran: Diese sind dann verfügbar, auch wenn sie nicht mehr auf der lokalen Festplatte sind, sondern beispielsweise als Anhang einer E-Mail gespeichert waren oder aus der Cloud stammen.
Alternative PDF-Verwaltungstools für bessere Organisation
Neben der Adobe-eigenen Favoritenfunktion gibt es mittlerweile auch andere interessante Möglichkeiten, eure PDF-Sammlung zu organisieren:
PDF-Manager und Bibliotheken: Tools wie Zotero, Mendeley oder das in macOS integrierte Vorschau-Programm bieten erweiterte Organisationsfunktionen. Sie erlauben es, PDFs zu kategorisieren, mit Tags zu versehen und Notizen hinzuzufügen.
Cloud-basierte Lösungen: Dienste wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive haben ihre PDF-Vorschau und Suchfunktionen deutlich verbessert. Oft könnt ihr dort direkt Favoriten setzen oder Ordnerstrukturen anlegen.
Browser-Integration: Moderne Browser wie Chrome, Firefox und Edge können PDFs mittlerweile direkt anzeigen und auch bookmarken. Das ist praktisch, wenn ihr häufig mit webbasierten Dokumenten arbeitet.
Tipps für eine effiziente PDF-Organisation
Um wirklich den Überblick zu behalten, solltet ihr ein System entwickeln:
- Gebt euren PDF-Dateien aussagekräftige Namen mit Datum
- Nutzt eine klare Ordnerstruktur auf der Festplatte
- Markiert nur wirklich wichtige Dokumente als Favoriten – sonst wird die Liste unübersichtlich
- Räumt regelmäßig auf und entfernt veraltete Favoriten
Datenschutz und lokale Alternativen
Wer seine Dokumente nicht in der Adobe-Cloud synchronisieren möchte, kann die Favoritenfunktion auch rein lokal nutzen. Einfach bei der ersten Verwendung „Nur auf diesem Gerät“ wählen. Alternativ bieten Open-Source-PDF-Viewer wie Sumatra PDF oder Foxit Reader ähnliche Bookmark-Funktionen ohne Cloud-Anbindung.
Für Unternehmen, die sensible Dokumente verwalten, gibt es spezialisierte Document-Management-Systeme (DMS), die erweiterte Kategorisierung und Suchfunktionen bieten.
Die PDF-Favoriten in Adobe Reader sind letztendlich ein einfacher, aber effektiver Weg, um in der digitalen Dokumentenflut den Überblick zu behalten. Probiert es einfach mal aus – nach kurzer Zeit werdet ihr die Funktion nicht mehr missen wollen.
Zuletzt aktualisiert am 23.02.2026
