Es kommt immer wieder vor: Hacker besorgen sich den Zugang zu Mail-Servern oder entwenden ahnungslosen Usern die Zugangsdaten zum Mail-Postfach und verschicken im großen Stil in betrügerischer Absicht E-Mails an Freunde und Bekannte. Inhalt der Mail: Man möge dem Absender doch aus der Patsche helfen, zum Beispiel mit einer kurzfristigen Geldzahlung. Weil der Absender bekannt und auch die Ansprache perfekt ist, kommt man als Empfänger ins Grübeln, ob hier nicht wirklich jemand in der Patsche sitzt, den man kennt. Viele zahlen deswegen.
Wer solche Mails erhält, sollte skeptisch sein – und sich lieber vergewissern, ob sich der Betroffene wirklich in einer Notsituation befindet – bevor Geld angewiesen wird. Sollte man selbst betroffen sein und es wurden Mail mit der eigenen Absenderkennung verschickt, unbedingt unverzüglich die Zugangsdaten ändern, also vor allem das Passwort des Mail-Postfachs.
Betrüger fangen die Zugangsdaten ab, um sie zu missbrauchen. Dabei werden in der Regel vor allem die großen Mail-Dienste ausspioniert, weil hier die Ausbeute am größten ist. Man sollte auf jeden Fall ein knacksicheres Passwort verwenden. Außerdem empfiehlt es sich, die sogenannte Zwei-Wege-Authentifizierung zu verwenden, wo möglich – etwa bei Google Mail.
Bei diesem Verfahren muss man beim Login neben Benutzername und Passwort auch noch eine TAN eingeben, die im Smartphone erzeugt oder per SMS zugeschickt wird. Eine solche doppelte Absicherung ist immer dann nötig, wenn man sich an einem neuen Computer zum ersten Mal einloggt. Das erhöht die Sicherheit: Selbst wenn einem Betrüger die Zugangsdaten in die Hände fallen, kann er sie unmöglich missbrauchen, weil er keinen Zugang zum Smartphone hat. Sein Mail-Postfach auf diese Weise abzusichern, ist dringend zu empfehlen.
Viele nutzen heutzutage mehr als eine E-Mail-Adresse. Damit wird es zum Beispiel leichter, verschiedene Bereiche des Lebens sauber voneinander zu trennen. Aber das Umschalten zwischen mehreren Mail-Konten kann anstrengend sein. Mit Gmail können Sie alles so einstellen, dass Sie nicht andauernd hin und her schalten müssen. (mehr …)
Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, warum bei neuen Mail-Entwürfen zum Senden ein anderes Konto eingestellt ist als das Standardkonto von Outlook? Das kann zum Problem werden – zum Beispiel wenn Sie erst nach dem Senden der Nachricht bemerken, dass eine Geschäfts-Mail über Ihr privates E-Mail-Konto gesendet wurde. (mehr …)
Sie haben eine Nachricht erhalten und möchten gerne wissen, von welcher IP-Adresse sie gesendet wurde? Mit Outlook von Microsoft Office finden Sie dies leicht heraus. (mehr …)
Oft ist es interessant, mehr über eine Mail im Posteingang zu erfahren als nur die Mail-Adresse des Absenders, den Betreff oder das Sendedatum. In Wirklichkeit werden auch mehr Infos übertragen. So zum Beispiel die IP-Adresse des Absenders, und sogar der Name seines Computers – wenn er eine Mail-App wie Thunderbird oder Outlook benutzt hat. (mehr …)
Viele Geschäftsleute sind unter mehreren E-Mail-Adressen erreichbar, deren eingehende Nachrichten in dasselbe Postfach zugestellt werden. Bei Mozilla Thunderbird können Sie vor dem Absenden einer Nachricht entscheiden, welche dieser Adressen verwendet werden soll. (mehr …)
Damit wichtige Mails von Freunden, Familienmitgliedern oder Vorgesetzten in der Spamflut nicht untergehen, lassen sich Mails anhand des Absenders einfärben. Mails von Freunden werden zum Beispiel grün, Firmenmails rot und Familienmitglieder blau eingefärbt.
Um Mails von bestimmten Absendern mit einer eigenen Farbe zu versehen, bei 2010 ins Menüband „Ansicht“ wechseln und im Bereich „Aktuelle Ansicht“ auf „Ansichtseinstellungen“ klicken. Im nächsten Fenster folgt ein Klick auf „Bedingte Formatierung“. Jetzt die Regel für die farbige Kennzeichnung festlegen, indem zuerst ein treffender Name für die Regel eingegeben und dann auf „Bedingung“ geklickt wird. Dann ins Feld „Von“ die E-Mail-Adresse des Absenders eintragen und mit OK bestätigen. Anschließend über die Schaltfläche „Schriftart“ die Farbe aussuchen und die Fenster mit OK schließen. Landet eine neue Mail von diesem Absender im Posteingang, bekommt sie sofort den gewünschten Farbanstrich.
In überfüllten Posteingängen ist es gar nicht so einfach, nur Mails einer bestimmten Person herauszupicken. Zwar kann man über die Suchfunktion nach Namen suchen – oft erscheinen aber auch „fremde“ Mails, in denen der Name lediglich im Nachrichtentext vorkommt. Eine echte Sortierung nach Namen bieten die Suchordner.
Suchordner sind dynamisch generierte Mailordner mit vordefinierten Suchabfragen. Um einen neuen Suchordner für Mails bestimmter Personen anzulegen, den Menübefehl „Datei | Neu | Suchordner“ aufrufen. Anschließend auf „Nachrichten von bestimmten Personen“ oder „Nachrichten von oder an bestimmte Personen“ (um auch verschickte Mails zu berücksichtigen) und dann auf „Auswählen“ klicken. Im nächsten Fenster den Namen aus dem Adressbuch auswählen und beide Fenster mit OK bestätigen.
Der neue Suchordner befindet sich ganz links am Ende der Liste „Alle E-Mail-Elemente“ unter „Suchordner“. Ein Klick auf den Namen zeigt sofort alle Mails der jeweiligen Empfänger oder Absender. Der Clou: Der Suchordner wird automatisch aktualisiert. Kommen neue Mails des Absenders hinzu, tauchen sie sofort im Suchordner auf.
