Bei vielen eMail-Anbietern ist die Größe von Anlagen, die man an Nachrichten anhängen kann, begrenzt. Beispielsweise darf eine Anlage beim kostenlosen Web.de nicht größer als 20 MB sein. Wie man große eMail-Anlagen dennoch auf die Reise bringen kann, steht in diesem Tipp.
Dateien verkleinern:
Werden große Dateien als *.zip-Archiv komprimiert, schrumpft die Dateigröße. Dazu öffnet man in Windows den Explorer, navigiert zum betreffenden Ordner und markiert die Elemente, die gesendet werden sollen, bei gedrückter [Strg]-Taste. Dann mit der rechten Maustaste klicken und im Kontextmenü die Funktion Senden an, ZIP-komprimierter Ordner auswählen. Beim Finder am Mac geht es ähnlich: Hier werden die Elemente mit der [Cmd]-Taste ausgewählt und per Rechtsklick, Komprimieren geschrumpft.
Per Cloud versenden:
Besonders viel Platz lässt sich sparen, wenn die eMail nicht mit Anlage, sondern nur mit einem Link auf die Datei(en) versendet wird. Die eigentlichen Daten liegen dabei bei einem Cloud-Anbieter, z. B. Dropbox, iCloud (Maildrop) oder Google Drive.
Mit Maildrop werden E-Mails kleiner, indem Anlagen nicht direkt angehängt werden, sondern ein Link auf eine iCloud-Datei verschickt wird. Das macht Apple Mail automatisch, sobald die Datei eine bestimmte Größe überschreitet. Wie groß Anlagen sein dürfen, kann man selbst festlegen.
Standardmäßig ist das Limit, ab dem Maildrop aktiviert wird, 20 Megabyte. Bei manchen Mail-Anbietern sind aber nicht einmal 10 MB große Nachrichten erlaubt. Das Minimum der Dateigröße für Maildrop kann leicht angepasst werden – mit dem Terminal.
Dazu ein Terminalfenster öffnen und folgenden Befehl eintippen:
defaults write com.apple.mail minSizeKB 10000
Mit dieser Anweisung wird das Limit auf 10 MB festgelegt. Jetzt noch Apple Mail beenden und neu öffnen, und ab sofort fragt das Programm nach Maildrop, sobald Anlagen größer wären als 10 MB (iCloud muss aktiviert sein).
Die Microsoft-Webdienste wachsen immer weiter zusammen. Jetzt ist es möglich, Anhänge von erhaltenen E-Mail-Nachrichten direkt in der Onlinefestplatte OneDrive speichern – ganz ohne Umweg über die lokale Festplatte.
Um eine Mail-Anlage mit Outlook.com als Dokument in OneDrive abzulegen, zunächst im Browser die Seite https://mail.live.com/ laden. Anschließend mit dem eigenen Microsoft-Konto samt zugehörigem Kennwort anmelden. Sodann im Posteingang auf die betreffende Nachricht klicken, sodass sie geöffnet wird.
Unter der Liste der Anlagen findet sich hier ein Link namens „In OneDrive speichern“ („Save to OneDrive“). Ein Klick darauf legt in der Onlinefestplatte automatisch einen Ordner „E-Mail-Anlagen“ („Email attachments“) an und kopiert die Anlage in diesen Ordner.
Wer E-Mail-Nachrichten mit Foto-Anlagen erhält, der kann die Bilder direkt in Outlook als Vorschau anzeigen. Das klappt aber nur für jedes Bild einzeln. Sind viele Anlagen vorhanden, muss man von Hand zwischen den Fotos umschalten. Mit einem Gratis-Addin geht das einfacher.
Das Add-In stammt vom bekannten Office-Erweiterungshersteller SmartTools. Unter add-in-world.com/katalog/ol-bildervorschau lässt sich die Erweiterung nach Registrierung kostenlos herunterladen. Nach der Installation starten Sie Outlook neu, damit das Add-In geladen wird.
Markieren Sie dann in der Nachrichtenliste eine beliebige E-Mail, die mehrere Bild-Anlagen hat. Oben im Menüband schalten Sie jetzt zum neuen Tab „SmartTools“ und klicken darin auf „Bildervorschau anzeigen“. Schon sehen Sie bis zu 25 Bilder der ausgewählten Nachricht auf einmal.
Extra-Tipp: Wählen Sie in der Vorschau mehrere Grafiken per Mausklick aus, und klicken Sie dann oben auf „Markierte Bilder speichern…“.
Wenn Sie eine große Bilddatei als E-Mail-Anlage mit Outlook 2013 senden müssen, können Sie es vor dem Senden verkleinern lassen. Das spart nicht nur Platz im Postfach des Empfängers, sondern auch Zeit beim Senden der Nachricht. (mehr …)
Mit Anlagen lassen sich beliebige Dateien über das Internet senden. Beim Versuch, eine E-Mail-Anlage in Outlook zu öffnen, erscheint manchmal aber nur eine Fehlermeldung: „Datei kann nicht erstellt werden: (Dateiname). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, in dem Sie die Datei erstellen wollen…“. Woher kommt der Fehler? Wie werden Sie ihn los? (mehr …)
Auch wenn Sie es nicht wussten: Outlook begrenzt die maximale Menge an Daten, die Sie an eine E-Mail anhängen können. Die Obergrenze sind 20 MB. Für die meisten Postfächer ist das ein guter Wert. Sie möchten die maximale Datenmenge für E-Mail-Anlagen erhöhen (und wissen, dass diese Mails ankommen werden)?
Aus Sicherheitsgründen sperrt Windows Live bestimmte Dateianhänge, damit keine Schadsoftware auf den Rechner gelangt. Dateien vom Typ „.exe“ oder „.vbs“ lassen sich nicht herunterladen oder öffnen. Wer über einen guten Virenscanner verfügt und unbedingt auch gesperrte Anhänge öffnen muss, kann die Sperre aufheben.
Um gesperrte E-Mail-Anhänge freizugeben, in Windows Mail den Befehl „Extras | Optionen | Sicherheit“ aufrufen und die Option „Speichern oder Öffnen von Anlagen, die möglicherweise einen Schädling enthalten können, nicht zulassen“ ankreuzen. Damit lässt Windows Mail alle Anhänge durch; man ist also selbst für die Sicherheit der Attachments verantwortlich. Ausführbare Dateien sollten dann nur heruntergeladen werden, wenn sie von vertrauenswürdigen Personen stammen und der Virenschutz aktiviert und auf dem neuesten Stand ist.
