Wer in Gmail keinen Platz mehr hat – ja, einige kommen an das 25-GB-Limit heran –, räumt mit einem einfachen Skript auf und archiviert Mails in der Onlinefestplatte Google Drive. Das klappt auch für die Anlagen.
Das Skript verwendet eine Google-Tabelle zum Archivieren. Nach dem Autorisieren des Skripts muss man nur alle zu archivierenden Nachrichten mit dem Label „Archive to Drive“ markieren und dann den Befehl „Archive Gmail Messages“ in der Google-Tabelle starten.
Anschließend finden sich alle markierten E-Mails in einem Ordner „Email Archive“ innerhalb der Drive-Festplatte wieder. Tipp: Das Label und den Ordner in Drive muss man selbst anlegen.
Bekommt man in eMails Dokumente zugeschickt, hat aber auf dem Windows-10-PC kein Office installiert, ist das ein Problem. Es sei denn, man richtet das System so ein, dass Word- und andere Dateien als Vorschau einfach mit WordPad angezeigt werden.
Dazu mit der rechten Maustaste auf den Start-Button klicken und dann „Systemsteuerung“ wählen. Anschließend zum Bereich „Programme, Standardprogramme“ wechseln. Hier wird in der Liste „WordPad“ herausgesucht. Anschließend auf den großen Button „Dieses Programm als Standard definieren“ klicken.
WordPad wird kostenlos mit Windows 10 mitgeliefert und ist eine gute Wahl, wenn es darum geht, Word-Dateien und andere Dokumente ohne installiertes Microsoft Office-Paket anzuzeigen.
Viele Nutzer verwenden ihren Computer hauptsächlich für E-Mails. Wenn da etwas nicht funktioniert, ist es natürlich ärgerlich. Wer zum Beispiel nicht Microsoft Office einsetzt, sondern die Gratis-Alternative OpenOffice, könnte Probleme beim Öffnen von E-Mail-Anlagen in Google Mail haben.
Beim Öffnen einer Anlage hat der Nutzer nämlich die Auswahl zwischen dem Öffnen oder dem Speichern. Wer hier auf den Speichern-Button klickt, dem zeigt der Firefox-Browser als Nächstes ein Dialogfeld an, das nach der zu verwendenden Applikation fragt.
Der Clou: Hier kann nicht nur das Standard-Programm für diesen Dateityp genutzt werden, sondern auch installierte Alternativen. Dazu einfach das Klappfeld öffnen, um dann das gewünschte Programm zu wählen.
Manchmal reicht es nicht aus, ein Bild an eine E-Mail anzuhängen. Beispielsweise kann ein bestimmter Bereich in einem Screenshot hervorgehoben werden, sodass der Empfänger sieht, worauf es ankommt. In Apple Mail klappt das ganz einfach mit der Funktion „Markierungen“.
Damit lässt sich eine Anlage in einem Nachrichtenentwurf direkt innerhalb des Programms kommentieren oder bearbeiten. Dazu markiert man die eingefügte Anlage zunächst, worauf oben rechts ein Klappmenü sichtbar wird. Ein Klick darauf blendet ein Menü ein, in dem man die Funktion „Markierungen“ aufruft.
Jetzt erscheinen Funktionen zum Einfügen von Linien, Pfeilen, Rechtecken, Lupen und vielem mehr – die gleichen, die man bereits aus der Vorschau kennt. Nach dem Abschluss der Bearbeitung wird oben auf den Knopf „Fertig“ geklickt, und die Anlage wird entsprechend aktualisiert.
Mit Maildrop werden E-Mails kleiner, indem Anlagen nicht direkt angehängt werden, sondern ein Link auf eine iCloud-Datei verschickt wird. Das macht Apple Mail automatisch, sobald die Datei eine bestimmte Größe überschreitet. Wie groß Anlagen sein dürfen, kann man selbst festlegen.
Standardmäßig ist das Limit, ab dem Maildrop aktiviert wird, 20 Megabyte. Bei manchen Mail-Anbietern sind aber nicht einmal 10 MB große Nachrichten erlaubt. Das Minimum der Dateigröße für Maildrop kann leicht angepasst werden – mit dem Terminal.
Dazu ein Terminalfenster öffnen und folgenden Befehl eintippen:
defaults write com.apple.mail minSizeKB 10000
Mit dieser Anweisung wird das Limit auf 10 MB festgelegt. Jetzt noch Apple Mail beenden und neu öffnen, und ab sofort fragt das Programm nach Maildrop, sobald Anlagen größer wären als 10 MB (iCloud muss aktiviert sein).
Die Microsoft-Webdienste wachsen immer weiter zusammen. Jetzt ist es möglich, Anhänge von erhaltenen E-Mail-Nachrichten direkt in der Onlinefestplatte OneDrive speichern – ganz ohne Umweg über die lokale Festplatte.
Um eine Mail-Anlage mit Outlook.com als Dokument in OneDrive abzulegen, zunächst im Browser die Seite https://mail.live.com/ laden. Anschließend mit dem eigenen Microsoft-Konto samt zugehörigem Kennwort anmelden. Sodann im Posteingang auf die betreffende Nachricht klicken, sodass sie geöffnet wird.
Unter der Liste der Anlagen findet sich hier ein Link namens „In OneDrive speichern“ („Save to OneDrive“). Ein Klick darauf legt in der Onlinefestplatte automatisch einen Ordner „E-Mail-Anlagen“ („Email attachments“) an und kopiert die Anlage in diesen Ordner.
Sie heißen „Rechnung“, „dringend“ oder „wichtig“, stammen angeblich von seriösen Firmen und haben eine Anlage. Dabei ist ihre Fracht alles andere als seriös: Zurzeit überflutet eine Riesenwelle mit bösartigen E-Mails das Internet.
Oberstes Gebot ist deshalb: Seien Sie äußerst vorsichtig bei jeglichen Mails in Ihrem Posteingang, die Anlagen haben oder Links auf Webseiten enthalten. Im Zweifelsfall öffnen Sie Ihren Browser, laden von Hand die Webseite der jeweiligen Firma, loggen sich dort in Ihre Kundenkonto ein. So können Sie nachsehen, ob die erhaltene „Rechnung“ echt ist oder von einem Spammer stammt.
Handelt es sich um Junk, löschen Sie die Nachricht auf jeden Fall, ohne einen Blick auf die Anlagen zu werfen. Hier lauert nämlich die Gefahr: Wer einen manipulierten Anhang öffnet, infiziert mit großer Wahrscheinlichkeit seinen Computer mit Schadprogrammen. Nach dem Löschen der Nachricht sollten Sie auch den Papierkorb Ihres E-Mail-Programms leeren.
Wer in Outlook eine E-Mail per Maus auf den Kalender zieht, kann auf die Schnelle einen Termin-Eintrag anlegen. Eventuelle Anlagen der Mail werden dabei allerdings nicht übernommen. Wie erstellen Sie einen Termin, bei dem die Anhänge mit kopiert werden?
Des Rätsels Lösung ist eigentlich ganz einfach. Wie immer, wenn Sie bei einer Drag-und-Drop-Aktion dem System noch weitere Infos geben wollen, nutzen Sie für das Ziehen der Mail in den Kalender nicht die linke, sondern stattdessen die rechte Maustaste.
Dann erscheint ein Kontextmenü, wo Sie den Befehl „Hierhin kopieren als Termin mit Anlage“ wählen. Bei dem so erstellten Termin-Eintrag werden alle Dokumente oder Bilder, die der E-Mail beigefügt wurden, automatisch mit übernommen.
