Alles, was Sie immer wieder machen müssen, nervt. Automatisierung ist eine hilfreiche Methode, damit Sie sich Aufwand sparen können. Leider lassen sich nicht alle Tätigkeiten in Word automatisieren, manchmal gibt es aber Umwege, mit denen das doch geht. So beispielsweise das Einfügen eines Logos, das Sie immer wieder brauchen. Nutzen Sie dazu dafür einfach die …
Wer viele gleichartige Dokumente verfasst, zum Beispiel Rechnungen, muss immer wieder das Gleiche tippen, nur mit unterschiedlichen Einzelwerten. Word kann einem da den Großteil der Arbeit abnehmen – und beim Eintippen von wenigen Buchstaben komplette Textvorlagen einfügen. Das geht viel schneller als Kopieren und Einfügen.
Mit Textkürzeln lassen sich oft benötigte Text-Bausteine schneller in ein Word-Dokument einfügen. Manchmal allerdings funktionieren die gewohnten AutoText-Einträge plötzlich nicht mehr. Was läuft hier schief – und wie beheben Sie das Problem?
Wenn Sie immer wieder die gleichen Phrasen verwenden, etwa Anreden oder Grußformeln, wissen Sie sicher den Zeitspar-Effekt von AutoText-Einträgen in Microsoft Word zu schätzen. Manchmal klappt die automatische Ersetzung allerdings nicht wie sonst. Woran kann das liegen? Und wie behebt man das Problem?
Wenn Sie in Dokumenten immer wieder die gleichen langen Begriffe verwenden, können Sie sich die Tipp-Arbeit einfacher machen. Denn die Microsoft-Textverarbeitung kann Ihnen Wörter und Ausdrücke zum automatischen Vervollständigen vorschlagen. Dann müssen Sie nur noch die ersten 4 Buchstaben eintippen. Möglich macht’s die AutoText-Funktion.
Jeder, der viele E-Mails schreibt, kennt es: Immer wieder nutzt man ähnliche Formulierungen für Anrede, Grußformel am Ende und so weiter. Wer iPhone oder iPad verwendet, um auch unterwegs zu korrespondieren, der kann es sich sparen, „Mit freundlichen Grüßen“ immer auszuschreiben. Aus Microsoft Word ist die Funktion als AutoText bekannt: Definieren Sie Textkürzel, die automatisch durch die vollständige Version ersetzt werden. Seit iOS 5 geht das.
Bei der Rechtschreibprüfung nimmt Word auch AutoTexte unter die Lupe. Das ist meist lästig, da es sich bei AutoTexten oft um Eigennamen oder Fachausdrücke handelt und Word die Begriffe jedes Mal moniert. Mit einem Trick lassen sich AutoTexte von der Rechtschreibprüfung ausnehmen.
Die Autotext-Funktion ist dafür bekannt, häufig benutzte Textpassagen oder Floskeln per Kürzel einzugeben. Das Ganze funktioniert auch mit Grafiken. So lässt sich zum Beispiel mit dem Kürzel „Sig“ die eigene Unterschrift unter Dokumente setzen.
