Manchmal bekommt man ein Word-Dokument, in dem sich neben jeder Menge Text auch viele Grafiken befinden. Klar, man könnte jetzt jede manuell anklicken und sie als Datei speichern. Mit einem Trick geht das aber viel schneller.
Dazu exportiert man das jeweilige Word-Dokument zunächst als Webseite. Ja, richtig gehört: Speichert man den Text und die Bilder als Webseite, werden die Daten voneinander getrennt – der Text landet in einer HTML-Datei, während die Bilder separat als Bild-Dateien abgespeichert werden.
Also zuerst das Word-Dokument öffnen, dann auf Datei, Speichern unter klicken und als Typ Webseite (vollständig) auswählen. Anschließend findet sich neben der gespeicherten Datei auch ein gleichnamiger Ordner, in dem sich die gesuchten Bilder alle einzeln finden. So hat man jede Menge Zeit gespart.
Kurze Texte lassen sich schneller erfassen – man spart also Zeit. Wer einen langen Text erhalten hat, kann ihn von macOS zusammenfassen lassen. Die praktische Funktion ist in jedem Mac enthalten.
Zuerst muss die Zusammenfassen-Funktion einmalig aktiviert werden. Dazu auf Apple, System-Einstellungen, Tastatur, Tasten-Kürzel, Dienste klicken. In der Liste den Eintrag Zusammenfassen suchen und mit einem Haken versehen.
Jetzt den gewünschten Text markieren, der zusammengefasst werden soll. Dann mit der rechten Maustaste darauf klicken und im Menü die Funktion Dienste, Zusammenfassen aufrufen.
Über den Schieber lässt sich jetzt bestimmen, wie kurz das Ergebnis ausfallen soll – je weiter links, desto kürzer der Text.
Kommen in einer Word-Datei viele fremdsprachige Wörter oder Ausdrücke vor, ist das für die automatische Erkennung der Sprache des Dokuments etwas verwirrend. Plötzlich erscheinen überall rote Linien bei offenkundig richtig geschriebenen Wörtern. Wir zeigen, wie sich das schnell korrigieren lässt.
Ein Blick in die Status-Leiste am unteren Rand des Word-Fensters verrät oft mehr: Steht hier nicht mehr Deutsch, sondern etwa Englisch, kamen zu viele englische Begriffe im Text vor. Daher hat Word die Sprache des Dokuments einfach umgestellt.
Zur Korrektur dieses Problems einfach [Strg]+[A] (Windows) oder [Cmd]+[A] (Mac) drücken und so den gesamten Inhalt markieren. Jetzt unten auf die Sprache klicken, in der Liste Deutsch auswählen und mit Klick auf OK bestätigen.
Wer konzentriert an einem Word-Dokument arbeitet, will sich nicht durch nebensächliche Elemente auf dem Bildschirm ablenken lassen. Für diesen Fall gibt es in Word 2016 für den Mac die Fokus-Ansicht.
In der Fokus-Ansicht schaltet Word das Programm in einen ähnlichen Modus wie beim Vollbild. Zusätzlich werden aber sämtliche Bedien-Elemente (Menüs) sowie der Hintergrund des Word-Fensters abgedunkelt. So kann man sich voll auf den Inhalt des Dokuments konzentrieren.
Die Fokus-Ansicht ist in Word 2016 Version 15.26 (160824) oder neuer per Klick auf die Schaltfläche Fokus unten rechts im Word-Fenster erreichbar. Verlassen lässt sich die Fokus-Ansicht wieder, indem zuerst mit der Maus an den oberen Rand getippt und dann oben links auf die Schaltfläche Beenden geklickt wird.
Über die Online-Festplatte Dropbox können mehrere Kollegen an einem gemeinsamen Projekt, sprich Ordner, arbeiten. Das Problem: Hat man die Mitteilungen über geänderte Dateien abgestellt, bekommt man nicht mit, wenn sich in der Dropbox etwas tut.
Für diesen Fall kann man aber auf Wunsch auch jederzeit manuell nachsehen, welche Änderungen von den Kollegen in der Dropbox durchgeführt wurden.
Die entsprechende Liste lässt sich über die Dropbox-Website abrufen: Zuerst den Dropbox-Client am Computer starten. Dann auf das Symbol in der Task- oder Menü-Leiste klicken. Nun folgt ein Klick auf den Globus, wodurch sich die Dropbox-Website öffnet. Nun auf der linken Seite auf Ereignisse klicken – schon erscheinen sämtliche Änderungen in der Übersicht, zeitlich sortiert.
Schon seit Office 2002 unterstützen Word und Co. die Eingabe per Freihand-Zeichnung. In Word 2016 geht das besonders einfach – etwa an einem Surface-Tablet mit zugehörigem Eingabe-Stift.
Dazu zuerst mit dem Stift auf das Menü des Dokuments zeigen. Dadurch öffnet sich der Kontext-Tab für Freihand-Eingabe und bietet einige zugehörige Tools.
Nach Auswahl des gewünschten Stifts wählt man die Farbe und den Stil aus. Jetzt lässt sich mit dem Stift an beliebiger Stelle im Dokument zeichnen und Notizen machen. Mit dem Radierer können Fehler schnell ausgebessert werden.
Tipp: Auch die Eingabe mathematischer Formeln wird über den Stift unterstützt.
Word 2016 und der Surface Pro-Stift sind die perfekte Kombination bei der Vorbereitung von Dokumenten. Zusammen mit dem PDF-Export müssen keine Dokumente mehr ausgedruckt werden, nur um sie zu unterschreiben.
Wer massig Dokumente erstellen möchte, aber alle mit anderen Empfänger-Namen, nutzt am besten die Serienbrief-Funktion von Word. Damit lassen sich zum Beispiel Einladungen erstellen. Dazu braucht es ein Haupt-Dokument und die Quelle der Daten.
Zuerst ein leeres Dokument erstellen und auf Sendungen, Seriendruck starten, Seriendruck-Assistent klicken. Dann die Option Briefe markieren und mit Weiter bestätigen. Jetzt das aktuelle Dokument als Start-Dokument auswählen, dann wieder auf Weiter klicken.
Nun die gewünschte Quelle der Daten einstellen, etwa Access oder Excel. Man kann auch eine neue Liste eingeben, auf Erstellen klicken und die Daten eingeben. Passen die Spalten nicht, können sie dann mit Spalten anpassen bearbeitet werden. Stehen die Quellen-Daten, zeigt der Word-Assistent eine Vorschau der einzelnen Dokumente an. Variable Felder lassen sich über Sendungen, Seriendruck-Feld einfügen ins Dokument einbauen.
Nach dem Abschluss des Assistenten wird das Master-Dokument zunächst gespeichert, bevor über Sendungen, Fertig stellen und zusammenführen die einzelnen Dokumente erstellt werden und sich dann auf Wunsch auch individuell verändern lassen.
Muss man immer wieder ähnliche Dokumente erstellen, etwa Rechnungen oder Anschreiben, braucht man nicht wiederholt die gleichen Texte zu schreiben und zu formatieren. Diese Mühe kann man sich auch sparen, indem Office-Vorlagen genutzt werden.
Die Vorbereitung eines Dokuments als Vorlage ist leicht: Zuerst eine geeignete Datei auswählen, dann alle persönlichen Informationen des Empfängers entfernen und entweder leer lassen oder mit Platzhaltern versehen.
Jetzt wird die Datei in einem besonderen Verzeichnis gespeichert, dem so genannten Vorlagen-Ordner. Dazu in Word auf Datei, Als Vorlage sichern … (Mac) oder auf Datei, Speichern unter … (Windows) klicken und dann den Datei-Typ Word-Vorlage auswählen.
Ab sofort steht die Vorlage beim Erstellen neuer Dokumente zur Auswahl bereit.
