Abseits der privaten Kommunikation über Messenger-Dienste wie WhatsApp oder den Facebook Messenger läuft einiges an privater und der Großteil der beruflichen Kommunikation immer noch über das Medium E-Mail. Was so einfach wirkt, hat manche Tücke: Wählen Sie die Adressfelder einer E-Mail falsch, dann erreichen Sie oft nicht den Effekt, der beabsichtigt war. Keine Sorge: Wir können Ihnen hier helfen!
Die schnelle Kommunikation läuft im Büroumfeld meist immer noch nicht über Messenger-Dienste, sondern über die klassische E-Mail. Und bei einer E-Mail bleibt es nicht: Dutzende erreichen am Tag Ihren Posteingang, und der Überblick fällt schwer. Vor allem die Zuteilung, wer was machen soll, versteckt sich leicht im Text und geht unter. Über einen einfachen Kniff können Sie sich das Leben deutlich vereinfachen!
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Wichtig ist, dass alle anzusprechenden Adressaten bereits im Adressbuch von Outlook vorhanden sind. Ist das nicht der Fall, dann fügen Sie sie durch einen Klick auf das Kontaktsymbol und dann Neuer Kontakt hinzu.
Innerhalb des Mailtextes geben Sie den Namen mit einem führenden @ ein. Outlook nimmt dieses Zeichen als Hinweis, hier einen Kontakt einzufügen. Wenn Outlook Kontakte findet, die dem eingegebenen Text entsprechen, dann bekommen Sie diese als Liste angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Kontakt aus, indem Sie ihn anklicken.
Im Text wird dieser dann angezeigt. Sie können den angezeigten Text frei verändern: Machen Sie aus „Erle, Andreas“ beispielsweise „Herr Erle“, wenn es formal sein soll, oder löschen Sie den Nachnamen, wenn Sie locker kommunizieren.
Ein so in den Mailtext aufgenommener Ansprechpartner wird direkt als Empfänger der E-Mail (unter An…) aufgenommen. Sie sparen sich also dazu noch Aufwand.
Oft ist es wichtig, dass das gesamte Team über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden gehalten wird. Sollen einige Dateien per eMail an die Kollegen verschickt werden, muss deswegen aber nicht jeder Empfänger alle Anlagen erhalten. Dies lässt sich über einen Umweg erzielen.
Microsoft Outlook bietet keine direkte Funktion an, über die die Anlagen einer Nachricht für CC-/BCC-Empfänger abgetrennt werden könnten. Das liegt aber nicht an Office, sondern ist eine Einschränkung durch das Protokoll zum Versenden von eMails (SMTP). Folgende Möglichkeiten gibt es jetzt:
Sie würden dann nur noch die Links zu diesen Dokumenten und Dateien in Ihrer E-Mail angeben. Die Personen, die es lesen müssen, können es bei Bedarf herunterladen.
Sie haben nicht ganz verstanden, was der Sprecher da im Video eigentlich sagt? Anstatt Untertitel einfach nur ein- oder auszuschalten, können Sie sie auch komplett anpassen.
Für YouTube-Videos kann der Autor Untertitel hochladen. So können Zuschauer das Gesprochene auch dann verstehen, wenn der Ton ausgeschaltet ist oder sie ihn nicht hören können. Wird nach einem Video gesucht, lässt sich schon direkt aus der Übersicht heraus erkennen, ob der Film Untertitel enthält oder nicht.
Das Problem: In der Detail-Ansicht findet sich zwar bei jedem Video ein „CC“-Button (Closed Captioning). Denn für Videos, bei denen die Autoren keine passenden Untertitel hochgeladen haben, versucht die Video-Plattform automatisch, zu erkennen, was gesagt wird. Das klappt nur nicht immer sonderlich gut.
Bei den Video-Miniaturen hingegen lässt sich auf den ersten Blick erkennen, ob ein Video „richtige“ Untertitel hat oder nicht: Nur bei Videos mit Untertitel erscheint unter dem Vorschau-Bild ein kleiner Hinweis „CC“. Beim Suchen lässt sich übrigens auch ein Filter so einstellen, dass nur Filme mit Untertiteln gefunden werden.
Beteiligen sich mehrere Personen an einer Unterhaltung per eMail und CC-Zeilen, muss nicht immer die ganze Runde alle Antworten erhalten. Klicken die Kollegen zu oft auf „Allen antworten“, entsteht schnell eine Nachrichten-Flut. Für diesen Fall lassen sich Unterhaltungen in Gmail auch stumm schalten.
Dazu öffnet man zunächst die Webseite von Gmail und lädt dann die eMail-Unterhaltung, in der alle jede einzelne Nachricht bekommen. Nun oben auf Mehr, Ignorieren klicken.
Damit werden effektiv alle Nachrichten in dem Thread sofort beim Eintreffen archiviert, die nicht direkt an einen selbst per An-Feld adressiert sind. Für diese Nachrichten erscheinen auch keine Benachrichtigungen.
Beim Schreiben einer neuen E-Mail ist Ihnen bestimmt schon das Textfeld „CC“ aufgefallen, das die meisten E-Mail-Programme unter dem „An“-Feld anzeigen. Was steckt dahinter – und wann sollten Sie welches Feld verwenden? (mehr …)
Fehler passieren: Wer mehrere Leute mit dem gleichen Vornamen in seinen Kontakten hat, sendet eine E-Mail schnell an den falschen. Das liegt an der AutoVervollständigen-Funktion von Outlook. Deswegen kann sie auch abgeschaltet werden.
Wer die automatischen Vorschläge zum Einfügen von Kontakten in die Empfängerliste in Outlook 2013 oder 2016 unterbinden will, klickt im Hauptfenster von Outlook auf „Datei, Optionen“. Hier wird zum Bereich „E-Mail“ navigiert. Auf der rechten Seite entfernt man dann den Haken bei „Beim Ausfüllen der Zeilen ‚An’, ‚Cc’ und ‚Bcc’ Namen mithilfe der AutoVervollständigen-Liste vorschlagen“.
Die Änderung wird sofort wirksam: Ab sofort muss jeder Empfänger-Name von Hand in das Empfängerfeld eingetippt werden. Nicht erkannte Namen werden beim Senden abgelehnt.
