Im E-Mail-Posteingang sind viele Nutzer stolz darauf, dass Ordnung herrscht. Aber gilt das auch für Ihre Kontaktliste? Oder gibt es dort ein heilloses Durcheinander? Behalten Sie Ihre Kontakte besser im Griff, indem Sie sie in Gruppen einsortieren. (mehr …)
Oft muss man eine E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig senden. Viele kennen aber dabei nicht den Unterschied zwischen dem An- und dem Bcc-Feld. Wir werfen einen Blick auf die Details. Außerdem zeigen wir, wie Sie eine Nachricht korrekt an eine Adressliste senden. (mehr …)
Beim Schreiben einer neuen E-Mail ist Ihnen bestimmt schon das Textfeld „CC“ aufgefallen, das die meisten E-Mail-Programme unter dem „An“-Feld anzeigen. Was steckt dahinter – und wann sollten Sie welches Feld verwenden? (mehr …)
Der populäre Nachrichtendienst Whatsapp ist um eine Funktion reicher: Whatsapp-User können nun auch Sprachbotschaften verschicken. Die „Voice Messages“ genannten Sprachnachrichten stehen ab sofort in allen Versionen der populären App zur Verfügung. Es gibt keinerlei zeitliche Beschränkung bei den Sprachnachrichten: Die Nachrichten können beliebig lang sein und erreichen den Empfänger sofort – kostenlos.
Der Empfänger hört die Nachrichten bei Bedarf ab. Whatsapp hat mittlerweile über 300 Millionen regelmäßige Nutzer weltweit, davon etwa 20 Millionen in Deutschland. Mittlerweile werden täglich über 11 Milliarden Nachrichten über Whatsapp ausgetauscht, ab sofort auch Sprachnachrichten.
Wer das E-Mail-Programm Microsoft Outlook benutzt, das zu Office gehört, muss sich nicht alle Adressen von Freunden und Kollegen merken. Dank der Kontaktliste übernimmt Outlook das für Sie. Es genügt dann, den ersten Buchstaben des Empfängers einzutippen, und aus der Liste von Vorschlägen den richtigen Eintrag anzuklicken. Doch in der Vorschlagsliste sehen Sie nicht alle gespeicherten Kontakte. (mehr …)
Sie arbeiten mit mehreren Kollegen in einem Team und schreiben deswegen jeden Tag E-Mails an die gleichen paar Empfänger? Es kann mit der Zeit lästig werden, diese Kontakte immer wieder ins Empfänger-Feld einzugeben. Doch nicht nur das: Haben Sie mehrere Personen mit dem gleichen Vornamen in der Kontaktliste, landet eine eigentlich interne Nachricht schnell beim Falschen. Die Lösung? Outlook 2010 bietet Ihnen einen programmierbaren Knopf, mit dem Sie einen neuen E-Mail-Entwurf mit vordefinierten Empfängern öffnen können.
„Team-E-Mail“, so heißt diese Funktion. Sie steht im Outlook-Menüband bereit und wird sichtbar, wenn Sie zum „Start“-Tab schalten. Beim ersten Anklicken des „Team-E-Mail“-Knopfs werden Sie nach den gewünschten Empfängern befragt. Klicken Sie auf das Wort „An:“, dann können Sie die Team-Mitglieder bequem aus Ihrer Kontaktliste laden.
Klicken Sie jetzt noch auf „Optionen“. Wenn Sie nun in der Mitte des Fensters die „Optionen anzeigen“, lässt sich auch die Betreffzeile im Voraus ausfüllen oder ein Standardtext für die Nachricht hinterlegen. Schließlich alle Eingaben mit zweimaligem Klick auf „Speichern“ in Outlook hinterlegen.
Fehler passieren: Wer mehrere Leute mit dem gleichen Vornamen in seinen Kontakten hat, sendet eine E-Mail schnell an den falschen. Das liegt an der AutoVervollständigen-Funktion von Outlook. Deswegen kann sie auch abgeschaltet werden.
Wer die automatischen Vorschläge zum Einfügen von Kontakten in die Empfängerliste in Outlook 2013 oder 2016 unterbinden will, klickt im Hauptfenster von Outlook auf „Datei, Optionen“. Hier wird zum Bereich „E-Mail“ navigiert. Auf der rechten Seite entfernt man dann den Haken bei „Beim Ausfüllen der Zeilen ‚An’, ‚Cc’ und ‚Bcc’ Namen mithilfe der AutoVervollständigen-Liste vorschlagen“.
Die Änderung wird sofort wirksam: Ab sofort muss jeder Empfänger-Name von Hand in das Empfängerfeld eingetippt werden. Nicht erkannte Namen werden beim Senden abgelehnt.
In überfüllten Posteingängen ist es gar nicht so einfach, nur Mails einer bestimmten Person herauszupicken. Zwar kann man über die Suchfunktion nach Namen suchen – oft erscheinen aber auch „fremde“ Mails, in denen der Name lediglich im Nachrichtentext vorkommt. Eine echte Sortierung nach Namen bieten die Suchordner.
Suchordner sind dynamisch generierte Mailordner mit vordefinierten Suchabfragen. Um einen neuen Suchordner für Mails bestimmter Personen anzulegen, den Menübefehl „Datei | Neu | Suchordner“ aufrufen. Anschließend auf „Nachrichten von bestimmten Personen“ oder „Nachrichten von oder an bestimmte Personen“ (um auch verschickte Mails zu berücksichtigen) und dann auf „Auswählen“ klicken. Im nächsten Fenster den Namen aus dem Adressbuch auswählen und beide Fenster mit OK bestätigen.
Der neue Suchordner befindet sich ganz links am Ende der Liste „Alle E-Mail-Elemente“ unter „Suchordner“. Ein Klick auf den Namen zeigt sofort alle Mails der jeweiligen Empfänger oder Absender. Der Clou: Der Suchordner wird automatisch aktualisiert. Kommen neue Mails des Absenders hinzu, tauchen sie sofort im Suchordner auf.
