Sie haben keine Zeit. Alles muss immer schneller gehen. Das wirkt sich auch darauf aus, wie Sie tippen. Zum einen ist die Schnelligkeit ein Thema: Je schneller Sie drucken, desto eher machen Sie Tippfehler, und oft sind es die gleichen. Zum anderen gibt es bestimmte Phrasen, die immer wieder kommen. Statt „Mit freundlichen Grüßen“ nur „mfG“ zu tippen, würde massiv Zeit sparen. Word unterstützt Sie hier!
Wer unterwegs auf dem Handy Text schreibt, will Zeit sparen. Das geht besonders gut, indem häufig gebrauchte Texte einfach durch Abkürzungen ersetzt werden. Dann muss man nämlich nur die jeweilige Abkürzung eingeben.
Zuerst die Einstellungen öffnen und dort zum Bereich Allgemein wechseln. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Tastatur. Tippen Sie auf dem Bildschirm Tastatur auf Textersetzung. Der Bildschirm Textersetzung zeigt Ihnen eine Liste der vorkonfigurierten Textersatzphrasen.
Tippen Sie auf die Plus-Taste oben rechts, um eine benutzerdefinierte Textersatz-Phrase zu erstellen. Geben Sie im Feld Text die vollständige Phrase ein, die Sie verwenden möchten, beispielsweise Milch und Kekse kaufen. Geben Sie im Verknüpfungsfeld die Verknüpfungsphrase ein, die Sie verwenden möchten, z. B. mk. Tippen Sie oben auf Sichern, und Sie sind fertig.
Sie können die Phrase in jeder App ausprobieren, die es Ihnen ermöglicht, Text einzugeben, z.B. in der Nachrichten-App. Geben Sie die Abkürzung ein, in unserem Beispiel mk, und tippen Sie auf die Leertaste. Sobald Sie auf die Leertaste tippen, wird sie auf die von Ihnen eingegebene vollständige Phrase erweitert, d.h. Milch und Kekse kaufen.
Textersetzung ist eine gute Möglichkeit, die Tipparbeit zu beschleunigen, aber sie kann auch verwendet werden, um produktiver zu sein. So können Sie beispielsweise wichtige Telefonnummern, Adressen oder eMail-Adressen eingeben. iOS kann automatisch Telefonnummern, Adressen und eMails vorschlagen, wenn es diese Eingabefelder in Formularfeldern für Anwendungen und Webseiten erkennt. Dies hilft Ihnen, wenn Sie immer wieder dieselben Informationen senden müssen und ein Formularfeld nicht verfügbar ist.
Mit der Such-Funktion von Microsoft Word kann ein Begriff im gesamten Dokument in einem Rutsch mit einem anderen ersetzt werden. Das Problem: Dabei ändert Word auch andere Ausdrücke, in denen das Wort vielleicht nur zufällig enthalten ist. Dagegen hilft ein besonderer Schalter.
Mit diesem Trick lässt sich das Word-Programm dazu bringen, nur nach ganzen Wörtern zu suchen und diese zu berücksichtigen:
Wer ein Dokument mit Word verfasst – etwa eine Dokumentation mit Screenshots –, der muss solche Bilder gelegentlich auf den neuesten Stand bringen. Mit einem Trick können in Word-Dateien auch Bilder eingebaut werden, die sich selbst updaten.
Dazu wird das Bild im Internet bei Dropbox gehostet. Jetzt das gewünschte Dokument öffnen. Dann oben auf Einfügen, Schnellbausteine, Feld… klicken.
Hier das Feld InsertPicture auswählen, in den Eigenschaften den direkten Link zu dem im Internet gehosteten Bild eintragen. Bei Dropbox-Links dabei „www.dropbox.com“ mit „dl.dropboxusercontent.com“ ersetzen.
Auf der rechten Seite die Optionen Daten nicht im Dokument gespeichert, Größe horizontal anhand der Quelle ändern und Größe vertikal anhand der Quelle ändern markieren. Nach dem Einfügen lässt sich das Bild einfach bei Dropbox ersetzen und wird beim nächsten Öffnen der Word-Datei aktualisiert.
Erhält man eine Word-Datei, heißt das noch lange nicht, dass auf dem eigenen PC auch alle darin verwendeten Schriften verfügbar sind. Manchmal führt kein Weg daran vorbei, sie durch andere, vorhandene Schriftarten auszutauschen. In Word 2016 geht das ganz einfach.
Fehlende Schriften in den Formaten eines Word-Dokuments können für das gesamte Dokument auf einmal ersetzt werden. Dazu folgende Schritte ausführen:
Tipp: Auf Wunsch kann Word die Schriften auch dauerhaft, also bei jedem geöffneten Dokument, ersetzen. Dazu reicht ein Klick auf den Permanent-Button.
Beim Eintippen von Text in Word werden die geraden Anführungszeichen der Tastatur automatisch durch runde, oben und unten platziert, ersetzt. Für manche Arbeiten ist das praktisch, bei anderen hingegen stört es nur. Deswegen lässt sich die Funktion bei Bedarf auch abschalten.
Um die Einstellung ein- oder auszuschalten, geht man in Microsoft Word wie folgt vor:
Auf vielen Linux- und Mac-Systemen ist neben dem mächtigen vi-Editor auch der einfacher nutzbare nano installiert. Sollen viele Stellen einer langen Datei, zum Beispiel einer Konfiguration, geändert werden, muss man nicht alles bei Hand machen. Kaum jemand ist sich bewusst, dass im nano-Editor auch eine Funktion zum Suchen und Ersetzen integriert ist.
Zum Ersetzen eines Begriffs im nano-Editor geht man wie folgt vor:
Mit passender Formatierung wird auch eine sonst langweilige Tabelle schnell ansprechend und interessant. Nur gerade bei vielen Zellen ist es schwierig, wenn man später eine bestimmte Formatierung ändern will. Es sei denn, man nutzt dafür die Ersetzen-Funktion.
Neben Zell-Inhalten lassen sich in Excel nämlich auch Formate ersetzen. Das geht wie folgt:
