Es gibt Excel-Dateien, die müssen regelmäßig mit neuen Daten „gefüttert“ werden, etwa Umsatztabellen oder Monatsberichten. Jeden Monatsanfang muss beispielsweise die Monatstabelle auf den neuesten Stand gebracht werden.In Kombination mit Outlook lässt sich diese Aufgabe im Teamwork erledigen: Eine Outlook-Aufgabe erinnert automatisch an die Aktualisierung und öffnet auf Wunsch auch gleich die passende Excel-Datei.
Viele Excel-Kalkulationen wie Bilanzen oder Gewinnermittlungen werden zu Papier gebracht und abgeheftet oder weitergereicht. Wer später an der Originaldatei weiterarbeiten möchte, hat es schwer. Da der Speicherort der Excel-Datei im Ausdruck meist nicht angegeben ist, gleicht das Auffinden der passenden Excel-Datei oft der sprichwörtlichen Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Einfacher geht es, wenn der Pfad zur Datei in die Excel-Tabelle integriert wird. Das geht sogar ohne mühsames Eintippen der kompletten Pfadangabe.
Nie wieder Texte abtippen: Wer ein OCR-Programm benutzt, kann Vorlagen in den Rechner holen und in jedem beliebigen Datenformat speichern. So lassen sich auch PDFs verarbeiten.
Die Tabellenkalkulation Excel kann nicht nur gut rechnen, sondern auch sehr schön zeichnen. Die Diagrammfunktion zaubert aus den Zahlenreihen im Handumdrehen schicke Säulen-, Linien-, Kreis-, Balken-, Flächen- oder Punkt-Diagramme. Wenn es schnell gehen soll, gibt es auch eine elegante Abkürzung für die beliebteste Diagrammform, das Balkendiagramm.
In sehr großen Excel-Tabellen geht irgendwann die Übersicht verloren. Je mehr Daten hinzukommen, umso schwieriger wird es, die einzelnen Zeilen voneinander zu unterscheiden. Leichter lesbar werden große Tabellen, wenn sie farbig strukturiert werden. Mit der bedingten Formatierung lässt sich zum Beispiel jede zweite Zeile mit einem farbigen Hintergrund versehen.
Mit Excel ist das Verschieben von Zellinhalten eigentlich simpel: Zunächst den gewünschten Bereich markieren, dann den Mauszeiger auf den Rand der Markierung bewegen und die Markierung mit gedrückter Maustaste verschieben. Nach dem Loslassen werden die Daten an der neuen Position eingefügt. Ärgerlich dabei: Befinden sich an der neuen Position bereits Werte, werden diese einfach überschrieben. Doch das muss nicht sein.
Excel-Profis geben lange Zahlenkolonnen über den numerischen Zahlenblock ein. Aufgrund der kompakten Anordnung geht das viel schneller als mit der normalen Zahlenreihe über der Tastatur. Einzige Ausnahme sind Uhrzeiten. Da auf dem Ziffernblock die Taste für den Doppelpunkt fehlt, sind bei Uhrzeiten Umwege über die normale Tastatur notwendig. Aufwand, der gar nicht nötig ist.
