Google Docs lässt sich nicht nur für firmeninterne Dokumente nutzen, sondern auch für Dateien, um sie per Link für andere freizugeben oder direkt in eine Website einzubetten. Die nötigen Funktionen sind direkt in die Web-Oberfläche von Google Docs integriert.
Um ein Google-Dokument im Web zu veröffentlichen, wird das gewünschte Dokument zunächst im Browser geladen. Anschließend folgen Klicks auf „Datei, Im Web veröffentlichen“.
Hier hat man jetzt die Wahl zwischen dem Erstellen eines Links, mit dem das Dokument abgerufen werden kann, oder dem Abrufen eines Einbettungs-Codes, den man in HTML-Form in eine Website oder ein WordPress-HTML-Widget einfügen kann.
Wer Excel kennt, nutzt für den schnellen Überblick bestimmt gern die sogenannte „bedingte Formatierung“. Dabei ändert eine Tabellenzelle die Schrift- oder Hintergrund automatisch, je nachdem, ob der Inhalt bestimmten Kriterien genügt. So könnten etwa Zahlen unter Null automatisch rot angezeigt werden.
Um in einer Google-Tabelle Zellen je nach Inhalt einzufärben, öffnet man die betreffende Tabelle als Erstes. Anschließend die gewünschten Zellen oder den Zellbereich mit gedrückter Maustaste markieren.
Dann wird oben auf „Format, Bedingte Formatierung…“ geklickt. Über die Randleiste lassen sich jetzt verschiedene Bedingungen festlegen, um danach das jeweils anzuzeigende Format zu konfigurieren. Zum Schluss auf „Fertig“ klicken – das war’s schon!
In der Online-Textverarbeitung Google Docs stehen nicht allzu viele Design-Tools zur Verfügung. Wie in früheren Zeiten bei HTML4 kann man aber auch bei Dokumenten zu unsichtbaren Tabellen greifen, um ein ganz bestimmtes Aussehen umzusetzen.
Um ein erweitertes Layout auf unsichtbaren Tabellen aufzubauen, überlegt man sich als Erstes, wie diese ineinander verschachtelt werden müssen, um den gewünschten Effekt zu erzielen. Anschließend das betreffende Dokument in Google Docs öffnen – oder ein neues anlegen.
Jetzt wird mit dem Menü „Tabelle“ eine neue Tabelle eingefügt. Dabei die Rahmen auf „0 Punkt“ stellen (siehe Bild), sodass sie später im fertigen Dokument nicht mehr zu sehen sind. Falls benötigt, können jetzt in die einzelnen Tabellen-Zellen noch weitere Unter-Tabellen eingefügt werden.
Wer welchen Abschnitt eines freigegebenen Dokuments wann geändert hat, lässt sich im Nachhinein meist nur schwer nachvollziehen. Mit dem Überarbeitungs-Verlauf von Google Docs wird das einfacher.
Dabei wird jedem Nutzer eine andere Farbe zugewiesen, sodass sich die einzelnen Änderungen leicht auseinanderhalten lassen. Man kann dann, falls nötig, auch auf den vorherigen Bearbeitungsstand zurückkehren.
Um den Verlauf der Überarbeitungen eines Google-Textdokuments, einer Tabelle oder einer Präsentation abzurufen, wird die entsprechende Datei als Erstes im Browser geöffnet.
Jetzt auf „Datei, Überarbeitungsverlauf anzeigen …“ klicken.
Am rechten Rand des Bildschirms erscheint jetzt eine Liste mit allen Bearbeitungs-Ständen des aktuellen Dokuments.
Per Klick auf einen der Einträge lässt sich jederzeit das dazu gehörige Dokument abrufen.
Auch in Zeiten von Internet überall gibt’s längst nicht an jedem Ort tatsächlich Web-Zugriff. Gut, wenn man dann trotzdem noch weiterarbeiten kann. In Google Docs kann man selbst entscheiden, ob die Dateien aus der Cloud zum Offline-Bearbeiten synchronisiert werden dürfen oder nicht.
Um die Option zum Offline-Bearbeiten von Google-Dokumenten ein- oder auszustellen, öffnet man im Chrome-Browser zunächst die Seite https://docs.google.com. Anschließend einloggen, falls nötig. Jetzt folgen Klicks auf das Drei-Striche-Menü („Hamburger-Menü“) oben links, und dann auf „Einstellungen“.
Von hier aus lässt sich die Offline-Bearbeitung nach Belieben ein- und ausschalten.
Mit einem angepassten Design macht auch eine auf die Schnelle per Google Docs erstellte Präsentation etwas her. Noch einfacher klappt’s, wenn man die Master-Folie anpasst – sprich, die Vorlage für neu zur Präsentation hinzugefügte Folien.
Als Erstes öffnet man im Browser die Liste der Google-Präsentationen, zum Beispiel per Direkt-Eingabe der URL https://docs.google.com/presentation/. Jetzt entweder auf eine der Miniaturansichten klicken und so eine vorhandene Präsentation öffnen, oder man verwendet das Plus-Zeichen in der unteren Ecke, um eine neue Präsentation zu erstellen.
Im Bearbeitungs-Bereich wird auf der rechten Seite eine Leiste mit Designs eingeblendet, aus der man sich für ein Design entscheidet. Fehlt die Leiste, wird zunächst in der Symbolleiste oben auf den Button „Designs…“ geklickt. Im nächsten Schritt klickt man vom Menü aus auf „Folie, Masterfolien bearbeiten“. Nun lassen sich sämtliche Vorlagen für einzelne Folien separat bearbeiten.
Dokumente leben von Illustrationen. Nicht umsonst gibt es das Sprichwort: „Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte.“ Das Einfügen von Grafiken in Google Docs ist sehr einfach. Hier zwei Wege, um das zu erreichen.
Wer ein Foto aus dem Web oder von der eigenen Festplatte zu einem Google-Dokument hinzufügen möchte, kann an der gewünschten Stelle den Textcursor platzieren und dann oben auf „Einfügen, Bild…“ klicken. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfeld. Hier kann ein Bild entweder per Durchsuchen-Button von der Platte geladen werden, oder man schaltet zum Tab „Per URL“, um die Adresse zu einer Grafik im Web anzugeben. Die dritte Option steht zur Verfügung, wenn das Gerät über eine Kamera verfügt.
Noch einfacher geht’s, wenn man die einzufügende Datei einfach ins Browserfenster zieht – sie wird dann nämlich automatisch hochgeladen und eingefügt.
In Google Docs lassen sich Dokumente, wie zum Beispiel Word-Dateien, nicht nur ruckzuck bearbeiten, ganz ohne Büro-Programm, sondern auch übersetzen. Dabei wird natürlich der Google-Übersetzer verwendet.
Um eine Kopie eines bestimmten Dokuments aus Google Drive in eine andere Sprache zu übersetzen und separat abzuspeichern, führt man die folgenden Schritte aus:
Zuerst wird das betreffende Dokument im Browser geöffnet.
Jetzt oben im Menü auf „Tools, Dokument übersetzen“ klicken.
Nun noch den gewünschten Namen der Kopie einstellen sowie die Ziel-Sprache.
