29.08.2016 | Tipps
Über die Online-Festplatte Dropbox können mehrere Kollegen an einem gemeinsamen Projekt, sprich Ordner, arbeiten. Das Problem: Hat man die Mitteilungen über geänderte Dateien abgestellt, bekommt man nicht mit, wenn sich in der Dropbox etwas tut.
Für diesen Fall kann man aber auf Wunsch auch jederzeit manuell nachsehen, welche Änderungen von den Kollegen in der Dropbox durchgeführt wurden.
Die entsprechende Liste lässt sich über die Dropbox-Website abrufen: Zuerst den Dropbox-Client am Computer starten. Dann auf das Symbol in der Task- oder Menü-Leiste klicken. Nun folgt ein Klick auf den Globus, wodurch sich die Dropbox-Website öffnet. Nun auf der linken Seite auf Ereignisse klicken – schon erscheinen sämtliche Änderungen in der Übersicht, zeitlich sortiert.
27.04.2015 | Android
Wer ein Android-Smartphone hat, besitzt auch ein Google-Konto. Damit wird das Verwalten von Terminen zum Kinderspiel. Besonders praktisch ist: Einträge lassen sich auch mit Freunden oder Kollegen teilen, indem alle den gleichen Kalender sehen.
Das Einrichten eines Team-Kalenders ist sehr einfach:
- Als Erstes meldet man sich auf dem Handy in der App „Google Kalender“ an.
- Jetzt das Menü „Meine Kalender“ öffnen.
- Hier findet sich die Option zum Erstellen eines neuen Kalenders.
- Beim Anlegen des Kalenders bietet die App an, diesen für bestimmte Personen freizugeben, indem die jeweiligen E-Mail-Adressen eingetippt werden.
- Nachdem alle Leute eingetragen sind, die Zugriff auf den Kalender haben sollen, wird zum Schluss auf „Kalender erstellen“ geklickt.
Jetzt ist der neue Kalender einsatzbereit und wartet darauf, dass neue Termine eingetragen werden. Die synchronisieren sich dann automatisch auch zu allen eingeladenen Personen.
22.01.2015 | Tipps
Soll ein Dokument mit Kollegen oder anderen geteilt werden, stellt sich die Frage, in welchem Dateiformat dies geschehen soll. Infrage kommt neben dem allgegenwärtigen PDF-Format von Adobe auch das Microsoft-Word-Format DOCX. Welches sollte man verwenden?
Das optimale Dateiformat beim Weitergeben von Dokumenten und anderen Dateien richtet sich nach dem vornehmlichen Zweck, den die Datei beim Empfänger erfüllen soll:
Kommt es darauf an, dass der Inhalt des Dokuments an jedem Computer oder Mobilgerät genau, also 1-zu-1, dargestellt wird, zum Beispiel weil es sich um ein fertiges Layout handelt, das nicht mehr verändert werden darf, ist PDF das beste Format. Erstens können viele Programme PDF-Dokumente exportieren, und zweitens ist es möglich, Schriftarten gleich mit dem Dokument einzupacken, sodass das Aussehen selbst dann gleich bleibt, wenn eine Schrift nicht auf dem Computer des Empfängers installiert ist.
Nachteil bei PDF-Dokumenten: Sie lassen sich oft nicht gut bearbeiten. Das ist auch gleichzeitig der Vorteil von programmspezifischen Formaten, wie etwa dem DOCX-Format von Microsoft Word. Vorausgesetzt, der Empfänger hat eine halbwegs aktuelle Programmversion, lassen sich Dokumente an jedem Gerät gleich gut bearbeiten – sogar unterwegs, wenn es sein muss.
17.03.2012 | Office
Sie arbeiten mit mehreren Kollegen in einem Team und schreiben deswegen jeden Tag E-Mails an die gleichen paar Empfänger? Es kann mit der Zeit lästig werden, diese Kontakte immer wieder ins Empfänger-Feld einzugeben. Doch nicht nur das: Haben Sie mehrere Personen mit dem gleichen Vornamen in der Kontaktliste, landet eine eigentlich interne Nachricht schnell beim Falschen. Die Lösung? Outlook 2010 bietet Ihnen einen programmierbaren Knopf, mit dem Sie einen neuen E-Mail-Entwurf mit vordefinierten Empfängern öffnen können.
„Team-E-Mail“, so heißt diese Funktion. Sie steht im Outlook-Menüband bereit und wird sichtbar, wenn Sie zum „Start“-Tab schalten. Beim ersten Anklicken des „Team-E-Mail“-Knopfs werden Sie nach den gewünschten Empfängern befragt. Klicken Sie auf das Wort „An:“, dann können Sie die Team-Mitglieder bequem aus Ihrer Kontaktliste laden.
Klicken Sie jetzt noch auf „Optionen“. Wenn Sie nun in der Mitte des Fensters die „Optionen anzeigen“, lässt sich auch die Betreffzeile im Voraus ausfüllen oder ein Standardtext für die Nachricht hinterlegen. Schließlich alle Eingaben mit zweimaligem Klick auf „Speichern“ in Outlook hinterlegen.
