25.08.2018 | Office
Word, Excel und Co. bieten so viele Funktionen, dass manch einer sich nicht merken kann, wo welches Feature zu finden ist. Statt sich einzuprägen, in welchen Menüs Befehle zu finden sind, gibt es auch einen einfacheren Weg, um sie zu finden.
Wer den Namen einer Funktion kennt, kann versteckte Office-Funktionen wie folgt aufspüren:
- Zunächst ein Office-Programm starten. Ob es sich bei dem Computer um ein Windows- oder ein macOS-Gerät handelt, spielt dabei keine Rolle.
- Jetzt die Datei öffnen, die bearbeitet werden soll. Bei Outlook genügt es, wenn das Hauptfenster zu sehen ist.
- Nun einen Blick in die obere rechte Ecke des Fensters werfen. Hier findet sich ein Feld, das mit Was möchten Sie tun? beschriftet ist.
- Ein Klick auf dieses Feld blendet ein Textfeld ein. Nun einen Begriff eintippen, der in Zusammenhang mit der gesuchten Funktion steht.
- Wenige Augenblicke später verraten PowerPoint, Outlook und Co. Details dazu, wie sich das Feature aufrufen lässt.
Tipp: Wer auf der Suche nach einer bestimmten Funktion ist, kann diese auch in Office Online, also bei den Browser-basierten Versionen von Word und Excel, über das Feld Was möchten Sie tun? suchen.
23.08.2018 | Office
Um mehr als ein Element auszuwählen, etwa 2 verschiedene Absätze in Word, 4 Zellen in Excel, 3 Grafiken in PowerPoint oder 10 Dateien im Datei-Explorer, kann entweder [Umschalt] oder [Strg] genutzt werden. Die grundlegenden Schritte funktionieren in Microsoft Office, Windows Explorer und vielen anderen Windows-Programmen. Wir zeigen, wie das klappt.
Um einen zusammenhängenden Bereich auszuwählen, kommt die [Umschalt]-Taste zum Einsatz:
- Einmal auf das erste Element klicken.
- Nun die Taste [Umschalt] gedrückt halten.
- Dann auf das letzte Element, das markiert werden soll, klicken. Alles, was dazwischen liegt, wird ebenfalls ausgewählt.
- Führen Sie eine Aktion wie z. B. die Formatierung durch.
Um nicht zusammenhängende Elemente auszuwählen, wird [Strg] verwendet:
- Klicken Sie auf das erste Element.
- Halten Sie [Strg] gedrückt, und klicken Sie auf die anderen Elemente, um die Auswahl wieder aufzuheben.
- Führen Sie die Aktion aus, um die Arbeit mit dem markierten Bereich zu beenden.
Einige Ideen zum Ausprobieren
- In Office-Programmen wie Word, Excel oder PowerPoint können unter Datei, Öffnen mehrere Dateien ausgewählt werden, um alle diese Dateien gleichzeitig zu öffnen.
- Es lassen sich mehrere Folien im PowerPoint-Foliensortierer auswählen, um einen Übergang anzuwenden.
- Nach dem Markieren von Gruppen von Zellen oder Textabschnitten kann in Excel bzw. Word eine bestimmte Formatierung für die gesamte Markierung auf einmal angewendet werden.
- Wer mehrere Objekte einer Zeichnung auswählt, kann sie gruppieren, verschieben oder gemeinsam ändern.
23.08.2018 | Office
Es gibt eine Vielzahl von Screencast-Tools für Windows 10. Wer etwas kurz aufnehmen müssen und weiß, dass das Video nach der Produktion nicht bearbeitet werden muss, kann einfach PowerPoint verwenden. Dazu sollte Microsoft Office auf dem System installiert sein. So erstellt man einen Screencast mit Microsoft PowerPoint.
Zunächst öffnet man eine Microsoft PowerPoint-Präsentation und wechselt oben im Menü zum Tab Einfügen. Jetzt ganz rechts auf die Schaltfläche Bildschirm-Aufzeichnung klicken.
Dies minimiert alles und fügt eine Symbolleiste am oberen Rand des Monitors hinzu. Nun lässt sich der gesamte Bildschirm aufzeichnen oder ein bestimmter Teil davon auswählen und aufzeichnen. Wer möchte, kann auch eine Sprachausgabe hinzufügen. Diese ist standardmäßig aktiviert und der Nutzer hat die Möglichkeit, den Cursor in den Screencast aufzunehmen oder auszublenden. Wenn Sie zur Aufnahme bereit sind, klicken Sie in der Symbolleiste auf den Aufnehmen-Button.
Vor Beginn der Aufnahme wird ein kurzer Countdown eingeblendet und PowerPoint informiert, dass die Aufnahme mit der Tastenkombination [Win]+[Umschalt]+[Q] beendet werden kann.
17.08.2018 | Office
Finden sich auf einer Folie in einer Präsentation zu viele Farben, macht das keinen guten Eindruck. Besser ist es, wenn nur jeweils drei Farben gleichzeitig genutzt werden. Zusammen mit Weiß, Grau und Schwarz sind der professionellen Kreativität hier keine Grenzen gesetzt.
Damit sich ein harmonisches Design für die Folien ergibt, können Nutzer auch Farben direkt aus dem eingestellten Design übernehmen. Das dafür nötige Werkzeug bringt Microsoft PowerPoint bereits mit – die Pipette. Sie kann eine Farbe von einer Position erfassen, um sie anschließend für andere Objekte weiter zu verwenden, z. B. für Füllungen, Rahmenlinien oder auch Schriftfarben.
Bilder farblich einrahmen
Hat man eine Grafik mit einem Rahmen ausgestattet, etwa per Bild-Formatvorlage, kann die Farbe dieses Rahmens nachträglich noch auf eine passendere Farbe geändert werden:
- Im ersten Schritt wird das Bild per Klick ausgewählt.
- Jetzt oben im Menü auf Bildtools, Format, Bild-Formatvorlagen, Bildrahmen klicken.
- Danach die Pipette starten.
- Nun auf die Stelle klicken, an der die gewünschte Farbe bereits zu sehen ist. Dadurch wird die Farbe aufgenommen und dem Bild als Rahmenfarbe zugewiesen.
Tipp: Sobald die Pipette aktiv ist, kann eine Farbe von einer beliebigen Stelle des Bildschirms erfasst werden – dabei muss der Mausklick nicht innerhalb der Grafik erfolgen.
13.08.2018 | Office
Im Word-Dokument können über die Form-Funktion Rechtecke und Linien eingefügt werden. Dazu ist aber immer ein wenig Augenmaß nötig. Saubere Trennlinien zwischen Absätzen lassen sich auch viel einfacher einfügen.
Wer in Word eine Linie zwischen zwei Absätzen einfügen möchte, geht wie folgt vor:
- Zunächst Word starten und das betreffende Dokument öffnen.
- Jetzt den Cursor an die Stelle setzen, wo die Linie eingefügt werden soll.
- Nun über die Tastatur drei Bindestriche eintippen.
- Sobald jetzt auf [Enter] gedrückt wird, wandelt das Programm die eingegebenen Striche in eine saubere und völlig gerade Linie um.
In den AutoKorrektur-Optionen nachsehen
Klappt das Umwandeln der Striche in eine Linie nicht wie zuvor beschrieben, ist eine Einstellung in den AutoKorrektur-Optionen deaktiviert. Sie lässt sich per Klick auf Datei, Optionen, Dokument-Prüfung einschalten: Hier auf den Button AutoKorrektur-Optionen klicken und dann zum Tab AutoFormat während der Eingabe umschalten.
Schließlich wird im Bereich Während der Eingabe übernehmen die Option Rahmenlinien mit einem Haken versehen, bevor die Änderung per Klick auf OK angewendet werden kann.
13.08.2018 | Office
Wer in einem Büro arbeitet, muss auch eMails senden und empfangen. Oft kommt dabei Outlook zum Einsatz, das zu Microsoft Office gehört. Zeit sparen lässt sich, wenn man als Outlook-Nutzer Abkürzungen für die Tastatur kennt.
Die hier vorgestellten Shortcuts schalten zwischen verschiedenen Ansichten in Microsoft Outlook hin und her:
- [Strg]+[1]: eMail-Ansicht aktivieren
- [Strg]+[2]: Zur Kalender-Ansicht umschalten
- [Strg]+[3]: Kontakte aufrufen
- [Strg]+[4]: Zu erledigende Aufgaben auflisten
- [Strg]+[5]: Notizen öffnen
- [Strg]+[6]: Zur Liste aller Ordner wechseln
- [Strg]+[7]: Zu den Verknüpfungen navigieren
- [Strg]+[8]: Journal aufrufen
Diese Shortcuts sind besonders leicht zu merken – denn alle setzen sich aus der gedrückten [Strg]-Taste und einer Ziffer zusammen. Und wer sich die Reihenfolge nicht einprägen kann, der schaltet einfach alle Ziffern durch, bis die passende Ansicht gefunden wurde.
02.08.2018 | Internet
Der eMail-Dienst von Google ist auf die Nutzung im Browser und über die mobilen Gmail-Apps des Herstellers optimiert. Wer aber an das Büro-Programm Microsoft Outlook gewöhnt ist, kann das eigene Gmail-Postfach durchaus auch über diese Software abrufen.
Der Abruf der eMails aus Gmail erfolgt dabei über die sogenannte IMAP-Schnittstelle. Sie synchronisiert die Online-Labels, mit der Gmail-Nachrichten gekennzeichnet sind, als Ordner-Hierarchie in Outlook.
IMAP aktivieren
Zunächst stellt man daher sicher, dass in den Gmail-Optionen die IMAP-Funktion aktiviert ist. Dazu unter https://mail.google.com mit der eigenen Gmail-Adresse nebst Kennwort einloggen. Anschließend folgen Klicks auf das Zahnrad-Symbol, dann auf Einstellungen, Weiterleitung und POP/IMAP. Hier die Option IMAP aktivieren auswählen und unten die Änderungen speichern.
Account zu Outlook hinzufügen
Jetzt in Outlook auf Datei, Konto hinzufügen klicken. Danach die Gmail-Adresse eintippen, die erweiterten Optionen aufrufen und bestätigen, dass das Konto manuell eingerichtet werden soll. Nach einem Klick auf Verbinden wird als Kontotyp Google ausgewählt, dadurch übernimmt Outlook automatisch die nötigen Einstellungen für die IMAP- und SMTP-Server. Zum Schluss noch das Gmail-Kennwort eintippen, auswählen, dass es gespeichert werden soll, fertig.
Tipp: Hat man die zweistufige Authentifizierung aktiviert, muss an dieser Stelle ggf. ein App-Kennwort statt des eigentlichen Account-Passworts verwendet werden. Dieses App-Kennwort kann über den Privatsphäre-Bereich der Einstellungen des Google-Kontos generiert werden.
23.07.2018 | Office
Wer zwei Monitore hat, kann mehr Arbeitsfläche für Fenster und Programme nutzen. Arbeitet man etwa an einer Word-Datei, bei der sich verschiedene Abschnitte aufeinander beziehen, kann man unterschiedliche Stellen des Dokuments in separaten Fenstern anzeigen.
Um für ein Word-Dokument zwei Fenster gleichzeitig zu öffnen, geht man in Word für Windows wie folgt vor:
- Zunächst wird das betreffende Dokument geöffnet, etwa per Doppelklick auf den Dateinamen im Explorer.
- Jetzt oben im Menü auf den Tab Ansicht klicken.
- Hier findet sich im Bereich Fenster ein Button namens Neues Fenster.
Ein Klick darauf genügt, und schon zeigt Word für dasselbe Dokument ein zweites Fenster an. Erkennbar ist das an der „2“ im Titel des Fensters. Auf die gleiche Weise können übrigens noch weitere Fenster geöffnet werden, wenn nötig.
Tipp: Bei Word für Mac geht das ähnlich – hier wird nur im Menü nicht auf Ansicht geklickt, sondern auf Fenster.
