Können über das eMail-Programm Microsoft Outlook keine Nachrichten mehr gesendet oder empfangen werden, ist nicht immer ein Software-Fehler daran schuld. Das Problem liegt oft auch nicht an der Internet-Verbindung – sondern manchmal schlicht an einer falschen Einstellung.
Ähnlich wie beim System die Netzwerk-Verbindung über den Flugmodus gekappt werden kann, verfügt auch Outlook über einen eigenen eingebauten „Netzstecker“, mit dem sich sämtliche Verbindungen zum Senden und Empfangen von eMails unterbinden lassen.
Ob dieser sogenannte Offline-Modus momentan eingeschaltet ist oder nicht, ist im Hauptfenster von Microsoft Outlook etwas versteckt zu erkennen: Am besten einen Blick in die rechte untere Ecke werfen. Bei aktivem Offline-Modus erscheint hier ein entsprechender Hinweis in der Statusleiste.
Der Offline-Modus kann oben über das Outlook-Menü aktiviert und deaktiviert werden. Dazu im Menüband zum Tab Senden/Empfangen wechseln und dann ganz rechts auf den Button Offline arbeiten klicken.
Der eMail-Dienst von Google ist auf die Nutzung im Browser und über die mobilen Gmail-Apps des Herstellers optimiert. Wer aber an das Büro-Programm Microsoft Outlook gewöhnt ist, kann das eigene Gmail-Postfach durchaus auch über diese Software abrufen.
Der Abruf der eMails aus Gmail erfolgt dabei über die sogenannte IMAP-Schnittstelle. Sie synchronisiert die Online-Labels, mit der Gmail-Nachrichten gekennzeichnet sind, als Ordner-Hierarchie in Outlook.
IMAP aktivieren
Zunächst stellt man daher sicher, dass in den Gmail-Optionen die IMAP-Funktion aktiviert ist. Dazu unter https://mail.google.com mit der eigenen Gmail-Adresse nebst Kennwort einloggen. Anschließend folgen Klicks auf das Zahnrad-Symbol, dann auf Einstellungen, Weiterleitung und POP/IMAP. Hier die Option IMAP aktivieren auswählen und unten die Änderungen speichern.
Account zu Outlook hinzufügen
Jetzt in Outlook auf Datei, Konto hinzufügen klicken. Danach die Gmail-Adresse eintippen, die erweiterten Optionen aufrufen und bestätigen, dass das Konto manuell eingerichtet werden soll. Nach einem Klick auf Verbinden wird als Kontotyp Google ausgewählt, dadurch übernimmt Outlook automatisch die nötigen Einstellungen für die IMAP- und SMTP-Server. Zum Schluss noch das Gmail-Kennwort eintippen, auswählen, dass es gespeichert werden soll, fertig.
Tipp: Hat man die zweistufige Authentifizierung aktiviert, muss an dieser Stelle ggf. ein App-Kennwort statt des eigentlichen Account-Passworts verwendet werden. Dieses App-Kennwort kann über den Privatsphäre-Bereich der Einstellungen des Google-Kontos generiert werden.
Zu einer interessanten eMail gehört auch eine stilvolle Signatur. Hier sind der Name des Absenders sowie seine Kontakt-Informationen zu finden. Wir zeigen, wie sich mit Outlook eine passende Signatur erstellen lässt.
Zunächst erstellt man am besten eine Liste mit Daten, die in der Signatur auf jeden Fall vorkommen sollen. Das können etwa Name, Position, Telefon, Social-Media-Accounts, ein intelligenter Spruch oder auch die eigene Webseite sein.
In Outlook jetzt einen neuen eMail-Entwurf öffnen.
Jetzt oben im Menü auf Signatur, Signaturen und hier auf Neu klicken.
Nun einen Namen eingeben – dann lässt sich die Signatur eingeben und mit Bildern, Farben und Schriften wie gewünscht formatieren.
Sobald auf OK geklickt wird, ist die neue Signatur einsatzbereit.
Wer für mehr Professionalität sorgen möchte, setzt unter jede eMail seine Signatur mit dem Namen und weiteren Kontaktdaten je nach Bedarf. Diese Signaturen zu erstellen kann mitunter einiges an Zeit in Anspruch nehmen. Wer auf einen anderen Computer umziehen möchte, muss die Signaturen nicht neu erstellen, sondern kann sie einfach vom bisher genutzten Gerät kopieren.
In Windows 8, 8.1 und Windows 10 finden sich die Outlook-Signaturen als Dateien auf der Festplatte. Sie lassen sich daher einfach auf ein externes Speichermedium sichern, um sich später auf dem neuen Computer wiederherzustellen.
Die Signaturen des Microsoft Outlook-Programms sind dabei unter folgendem Ordner zu finden: C:\Benutzer\Beispiel\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Wer die Signaturen als Back-up sichern möchte, kopiert daher am besten den ganzen Ordner auf das externe Laufwerk.
Nicht immer geht bei der Konfiguration und Nutzung des eMail-Programms Outlook von Microsoft alles glatt. Zumindest für die Mac-Version hat Microsoft eine Hilfe mit direktem Draht zum Hersteller integriert.
Die Hilfe für die Mac-Version von Outlook lässt sich aufrufen, indem das Programm zunächst gestartet wird – etwa über den Finder oder über die Spotlight-Suche. Anschließend oben im Menü auf Hilfe, Support kontaktieren klicken.
Jetzt kann das Problem beschrieben werden, weswegen man die Unterstützung von Microsoft anfordern möchte. Auf Wunsch kann auch gleich ein Foto an die Anfrage angehängt werden, das der Support dann einsehen kann. Die technischen Daten – etwa die genutzte macOS-Version – werden automatisch mit übertragen.
Rückmeldung soll es laut Microsoft binnen weniger Stunden geben – aber nicht wundern, falls es doch länger dauert.
Wird eine eMail mit Outlook als Datei abgespeichert, entsteht eine *.msg-Datei. Die enthält sämtliche Inhalte, Anlagen und Meta-Informationen über die Nachricht. Das Problem: *.msg-Dateien lassen sich nur auf Windows-PCs mit Outlook lesen – normalerweise.
Muss man aber dringend auf den Text einer wichtigen eMail zugreifen, ohne dass Microsoft Outlook gerade zur Verfügung steht, hilft ein Trick: Man kann die Nachrichten-Datei auch in einem Editor öffnen und dann zumindest grob lesen.
Dazu mit der rechten Maustaste auf die *.msg-Datei klicken und dann Öffnen mit aufrufen. In der Liste der Programme dann den Editor auswählen oder durch Markieren von C:\Windows\System32\notepad.exe starten. Nun nach unten scrollen, bis der Text der Nachricht sichtbar wird.
Über die Such-Funktion lassen sich im eMail-Programm Microsoft Outlook Nachrichten, Termine, Kontakte und Aufgaben schnell finden. Wer immer wieder nach denselben Begriffen sucht, muss sie nicht jedes Mal erneut manuell eintippen.
Denn Outlook merkt sich, wonach gesucht wird, und stellt vorherige Such-Begriffe in einem besonderen Menü zur Nutzung bereit. Die folgenden Schritte helfen weiter:
Zuerst oben über der Liste der eMails mit der Maus in das Such-Feld klicken.
Jetzt erscheint im Menü ein neuer Kontext-Tab namens Such-Tools: Suchen.
Ein Klick darauf blendet die zugehörigen Funktionen ein.
Hier findet sich auch ein Button namens Zuletzt verwendete Such-Vorgänge.
In der Liste, die beim Anklicken erscheint, genügt ein Klick auf einen Eintrag, und schon wird die entsprechende Suche erneut gestartet.
Wer mit dem eMail-Programm Outlook mit anderen kommuniziert, erhält auf diesem Wege oft auch Rechnungen. Wenn man diese Rechnungen, zum Beispiel im PDF-Format, erst in einem anderen Ordner speichern muss, um sie dann später über die Bank anzuweisen, ist das viel zu umständlich. Stattdessen geht es auch viel einfacher.
Möglich macht es das PayPal-Add-On für Microsoft Outlook. Sobald diese Erweiterung in Outlook eingerichtet ist, ist das Senden von Geld eine Sache nur weniger Klicks – einfach eine Nachricht von oder an die betreffende Person öffnen und dann oben im Menü-Band auf die Funktion für PayPal klicken. Daraufhin erscheint auf der rechten Seite eine Spalte, in der nur noch der gewünschte Betrag eingetippt werden muss. Die benötigte eMail-Adresse zum Versenden des Gelds wird dabei automatisch aus Outlook ausgelesen.
Das PayPal-Add-in für Outlook steht auf der folgenden Website zum kostenlosen Download bereit:
