An größeren Dokumenten arbeitet man länger. Und bestimmte Referenzen oder andere Dateien im Word-Format braucht man immer wieder. Sie lassen sich schneller öffnen, wenn sie angeheftet werden.
Um in Word für Mac Dokumente beim Öffnen-Dialog anzuheften, geht man wie folgt vor:
Als Erstes Word starten, etwa über die Spotlight-Suche oder das Launchpad.
Jetzt auf Ablage, Zuletzt verwendete öffnen, Weitere… Alternativ kann auch [Umschalt]+[Command]+[O] gedrückt werden.
Dann in der Liste der Dokumente die häufig benötigte Datei suchen.
Auf der rechten Seite ist ein Reißzwecken-Symbol zu sehen, mit dem sie angeheftet werden kann.
Ab sofort steht die Datei direkt oben im Tab Angeheftet jederzeit zum Öffnen bereit.
Beim Eintippen von Text in Word werden die geraden Anführungszeichen der Tastatur automatisch durch runde, oben und unten platziert, ersetzt. Für manche Arbeiten ist das praktisch, bei anderen hingegen stört es nur. Deswegen lässt sich die Funktion bei Bedarf auch abschalten.
Um die Einstellung ein- oder auszuschalten, geht man in Microsoft Word wie folgt vor:
Als Erstes auf Datei, Optionen (Windows) oder Word, Einstellungen … (Mac) klicken.
Jetzt bei Dokument-Prüfung die AutoKorrektur-Optionen aufrufen.
Hier zum Tab AutoFormat während der Eingabe wechseln.
Dort lässt sich die Funktion für typografische Anführungs-Zeichen durch Entfernen des Hakens abstellen.
Wer nicht gut oder gar nicht sehen kann, tut sich schwer damit, Inhalte zu erkennen, die in Bildern zu sehen sind. Das gilt auch für Word-Dokumente. Sollen Grafiken für jeden zugänglich sein, kann man sie mit einem alternativen Text versehen.
Um in Word für Mac ein eingefügtes Bild zu beschreiben, geht man wie folgt vor:
Als Erstes wird das Bild markiert.
Jetzt oben im Menü den Tab Bild-Format aufrufen.
Ganz rechts ist ein Button Format-Bereich, der nun angeklickt wird. Alternativ kann man auch [command]+[shift]+[1] drücken.
In der Leiste rechts nun zum dritten Icon wechseln, Layout und Eigenschaften.
Hier den Abschnitt Alternativ-Text aufklappen und den beschreibenden Titel für das Bild eingeben.
Wird ein Word-Dokument als Datei an jemand anderen weitergegeben, etwa per eMail oder als OneDrive-Link, treten beim Empfänger eventuell Probleme bei der Darstellung und beim Ausdrucken auf. Dagegen lässt sich etwas unternehmen.
Besonders Designs und Layouts, die man sorgfältig mit viel Aufwand gestaltet hat, sehen am Bildschirm einer anderen Person oft anders aus – das ist ärgerlich. Der Grund: Auf dem anderen System ist ein anderer Drucker-Treiber installiert als auf dem Computer des Erstellers der Datei. Denn leider sind die Einstellungen für Einzüge und minimale Seitenränder nicht standardisiert, sondern unterscheiden sich je nach Drucker-Modell.
Garantierte Abhilfe gegen diesen Layout-Wildwuchs schafft nur die Konvertierung in ein anderes Format. Hier bietet sich das Portable Document Format (PDF) an. Über den Speichern-Dialog von Microsoft Word lässt es sich einstellen. Die Datei erst als PDF exportieren, wenn sie nur noch betrachtet und gedruckt werden soll. Sie lässt sich nämlich nicht originalgetreu in Word öffnen, sondern nur mit Layout-Verschiebungen.
Werden bestimmte Spalten oder Zeilen einer Excel-Tabelle nicht benötigt, kann man sie ausblenden. Kopiert man Daten aus einer Tabelle, werden diese unsichtbaren Zellen aber mit kopiert. Wer das nicht will, muss einen Trick anwenden.
Am einfachsten geht das über ein Tastatur-Kürzel. Dabei wird der Bereich, der kopiert werden soll, zunächst markiert, also ausgewählt. Nun gleichzeitig [Alt]+[Umschalt]+[Komma] drücken. Der weiße Rahmen zeigt an, dass nur die sichtbaren Zellen ausgewählt sind. Die lassen sich dann über [Strg]+[C] ganz einfach kopieren.
Wer die Maus bevorzugt, markiert ebenfalls zunächst den gewünschten Bereich. Im Menü dann auf Start klicken und bei den Suchen-/Ersetzen-Funktionen den Befehl Gehe zu aufrufen. In der Liste der Optionen dann den Eintrag Nur sichtbare Zellen auswählen, fertig.
Word ist der Standard zum Bearbeiten von Dokumenten, Rechnungen und vielem mehr. Die Software ist gleich in mehreren Büro-Paketen von Microsoft erhältlich. Welche sich für welchen Einsatz-Zweck am besten eignet, haben wir uns angesehen.
Damit man sich für die RICHTIGE Word-Version entscheiden kann, sollte zuerst überlegt werden, ob Word rein privat oder auch geschäftlich bzw. gewerblich genutzt wird. Denn das Office 2016 Home and Student-Paket bietet zwar Word, Excel und Co., allerdings nur für die private Nutzung.
Anders sieht es bei Office 2016 Home and Business aus – hier ist auch die Nutzung im Büro oder Geschäft erlaubt. Zudem enthält diese Version neben Word, Excel und PowerPoint auch das eMail-Programm Outlook.
Wer immer auf dem neuesten Stand bleiben und die aktuellsten Features nutzen will, greift am besten zum Office 365-Abo. Auch dieses gibt es jeweils für private und geschäftliche Nutzung. Hier fällt eine jährliche Gebühr von unter 100 Euro an.
Bei jedem Speichern eines Word-Dokument erhöht Microsoft Word einen Zähler in der Datei. So lässt sich leicht vergleichen, welche von zwei Dateien mit dem gleichen Namen den neueren Bearbeitungs-Stand enthält und daher weiter genutzt werden sollte.
Um zu ermitteln, wie oft eine Word-Datei gespeichert wurde, geht man wie folgt vor:
Zuerst wird die Datei geöffnet, indem auf sie doppelt geklickt wird.
Jetzt auf Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac), Eigenschaften klicken.
Im erscheinenden Dialog zum Bereich Statistik navigieren.
Hier lässt sich die Anzahl der Speicherungen bei Version ablesen.
In einer Excel-Tabelle lassen sich Einträge schnell nach der Wertigkeit oder alphabetisch sortieren. Kaum bekannt ist: Eine ähnliche Funktion steht auch in Word zur Verfügung. Sie ist besonders praktisch, wenn mal eben schnell eine Liste korrekt sortiert werden soll.
Um mehrere Zeilen in einem Word-Dokument schnell in die richtige Reihenfolge zu bringen, führt man die folgenden Schritte aus:
Als Erstes das betreffende Dokument aufrufen.
Jetzt die Zeilen markieren, die sortiert werden sollen.
Dann oben im Menü auf Start, Sortieren Das Symbol zeigt die Buchstaben A und Z mit einem Pfeil abwärts.
Nun die gewünschte Sortierung auswählen: Text oder Zahl.
