In einem Word-Dokument können Bilder dazu beitragen, den Inhalt verständlicher und interessanter zu machen. Wird ein Bild eingefügt, ohne es vorher zu bearbeiten, können einfache Korrekturen, etwa für die Helligkeit, auch direkt in Word erfolgen.
In Word 2016 und 2013 lassen sich mit den Bild-Tools die Helligkeit, der Kontrast und weitere Eigenschaften von Grafiken ändern. Das geht wie folgt:
Zunächst wird ein Bild in einem Word-Dokument ausgewählt.
Jetzt oben im Menü auf Bild-Tools: Format klicken.
Dort auf der linken Seite im Bereich Anpassen die Funktion Korrekturen aufklappen.
Nun erscheinen verschiedene Mini-Ansichten, die eine Vorschau auf unterschiedliche Werte für die Helligkeit und den Kontrast der Grafik ermöglichen.
Sobald auf eine dieser Vorschauen geklickt wird, wendet Word die korrigierten Werte auf das ausgewählte Bild an.
Mit Microsoft Access können Daten, die miteinander zusammenhängen, bequem in einer Datenbank verwaltet werden. Hat ein Kollege die Anwendung nicht, kann er dennoch einen Bericht erhalten, der die für ihn oder sie relevanten Infos enthält.
Zunächst erstellt man dazu in der jeweiligen Access-Datenbank einen Bericht. Nun mit der rechten Maustaste auf den Bericht klicken und hier die Exportieren-Funktion aufrufen. Zur Auswahl stehen dabei eine Excel-Tabelle, ein PDF-Dokument oder auch HTML.
Besonders praktisch: Direkt aus Access heraus lässt sich sogar eine Outlook-Aufgabe anlegen. Dadurch wird man nicht nur an die Abgabe des Berichts erinnert. Access kann den Bericht später auch automatisch exportieren und an die Nachricht anhängen.
Wie lange eine Arbeit braucht, lässt sich oft nur schwer im Voraus einschätzen. Besonders dann nicht, wenn ein Monat noch jede Menge Feiertage enthält. Wer sich einen Überblick verschaffen will, fragt dazu am besten Excel.
Denn das Tabellen-Programm aus der Office-Suite kennt sich mit dem Kalender und Bürotagen bestens aus – möglich macht es die integrierte Funktion für Netto-Arbeitstage. Sie wird wie folgt genutzt:
Werden hier nur die ersten beiden Werte angegeben, rechnet Excel alle Bürotage in diesem Zeitraum aus. Optional kann als dritter Parameter noch ein Zellbereich mit Daten hinterlegt werden, die auf jeden Fall arbeitsfrei sein sollen. Excel zieht diese freien Tage dann ab.
Auf Tastaturen gibt es viele Tasten und Kürzel für besondere Buchstaben und Zeichen. Den Durchmesser eines Kreises gibt man meist mit dem Zeichen Ø an. Dies ist gleichzeitig ein dänischer Buchstabe, und daher kann das Symbol auch über die Tastatur eingefügt werden.
In der Windows-Version von Microsoft Word lässt sich das Durchmesser-Zeichen über das Kontextmenü einfügen. Dazu oben im Menü auf Einfügen, dann auf Symbol und dort auf Weitere Symbole klicken. Nun das Ø-Zeichen auswählen und schon wird es in den Text eingefügt. Noch schneller geht es über die Tastatur. Hierzu die [Alt]-Taste gedrückt halten und dann rechts auf dem Ziffernblock die Tasten 0216 drücken.
Am Mac geht es sogar noch einfacher: Hier kann das Durchmesser-Zeichen in jedem Programm durch Drücken von [Alt]+[Shift]+[O] eingefügt werden.
Wer einen Vortrag oder eine Präsentation hält, möchte in kurzer Zeit Gedanken an die Zuschauer vermitteln. Lange Texte liest aber keiner – besonders, wenn man dem Referenten zuhört. Mit einer Gliederung lassen sich Texte in Präsentationen einfacher lesen.
Um in einer PowerPoint-Präsentation eine Gliederung zu erstellen, wird die Datei zuerst geöffnet.
Jetzt ein Textfeld erstellen und einige Zeilen Text eingeben.
Nun den getippten Text mit der Maus markieren.
Mithilfe des Menüs oben lassen sich die ausgewählten Inhalte jetzt als Gliederung formatieren.
In Word, PowerPoint und Excel lassen sich mit wenigen Klicks Diagramme und Graphen einfügen. In Excel klappt dies besonders einfach – Elemente wie Achsen, Beschriftungen und die Legende werden automatisch platziert. Auf Wunsch lässt sie sich aber auch bequem anpassen.
Als Erstes wird dabei die Datei mit dem Diagramm geöffnet. Man kann auch ein neues Diagramm in ein Dokument oder eine Tabelle einfügen. Anschließend erscheint oben im Menü der neue Tab für Diagramm-Tools. Hier ein neues Diagramm-Element hinzufügen und dort die gewünschte Legende auswählen. Vorher eingefügte Legenden werden dabei automatisch entfernt.
Die Legende kann nun entweder manuell an die passende Stelle gezogen werden. Alternativ ruft man im gleichen Menü die weiteren Optionen für Legenden auf. Hier lassen sich die Farben und das Layout der Legende bequem anpassen.
Alle Daten einer Excel-Tabelle können auch sortiert werden. Denn wenn ein bestimmter Eintrag gesucht wird, fällt dies in einer sortierten Tabelle viel leichter. Allerdings werden Daten meist nach Spalten sortiert. Was aber, wenn die Überschriften der Tabelle links in Spalte A stehen und die Daten dahinter?
Mit einem Trick können Daten auch in Zeilen sortiert werden. Dazu wird die betreffende Excel-Tabelle zunächst geöffnet; dann oben auf Daten, Sortieren klicken. In dem dann angezeigten Fenster neben den Tags auf Optionen klicken.
Hier lässt sich der Schalter Spalten sortieren aktivieren, dann mit Klick auf OK bestätigen. Jetzt bei Zeile die gewünschte Zeile festlegen, die sortiert werden soll. Darunter kann noch eingestellt werden, ob die Daten auf- oder absteigend angeordnet werden sollen.
Vereinfachen lässt sich diese Arbeit übrigens nicht – denn Sortieren in Zeilen funktioniert nicht mit den Tabellen-Filtern.
Zum Erstellen von Broschüren und anderen Print-Dokumenten eignet sich Publisher am besten. Dieses Tool gehört zu Microsoft Office und versteht sich auf Satz und Layout. Wer etwa eine Übersicht aller eingesetzten Bilder in einer Publikation einsehen möchte, kann diese Liste mit wenigen Klicks aufrufen.
Dazu wird die betreffende Veröffentlichung zunächst per Klick auf ihre Datei im Explorer geöffnet. Nach dem Start von Microsoft Publisher folgt oben im Menü ein Klick auf den Ansicht-Tab.
Hier nun in der Rubrik Anzeigen einen Haken bei der Option für den Grafik-Manager setzen. Dadurch blendet Publisher auf der rechten Seite eine Spalte ein und listet dort sämtliche Bilder der Publikation auf. Hier können die Bilder wahlweise auch durch verknüpfte Dateien ersetzt werden. Vorteil: Die Größe der Publisher-Datei wird dadurch kleiner.
