02.01.2018 | Office
Auf Einladungen und Deckblättern von Dokumenten liest sich wichtiger Text leichter, wenn er nicht nur groß gesetzt ist, sondern wenn zwischen den einzelnen Buchstaben auch etwas mehr Platz als normal ist. Mit Word geht das ganz leicht.
Damit ein Text auf einer Word-Seite etwas breiter erscheint, wird das betreffende Dokument zuerst geöffnet und der Text markiert. Jetzt oben im Menü auf Format, Zeichen klicken. Alternativ kann im Menüband auf dem Tab Start in der Rubrik Schriftart rechts unten auf das kleine Pfeil-Symbol geklickt oder [Strg]+[D] gedrückt werden.
Hier dann zum Tab Erweitert umschalten, um nun im Bereich für den Abstand den Eintrag Erweitert auszuwählen und dahinter die Einstellung nach Belieben zu erhöhen oder auch zu verringern. Tipp: Fein einstellen lässt sich der Wert durch direktes Eintippen der gewünschten Zahl.
04.12.2017 | Office
Besondere Dokumente benötigen spezielle Schriften. Wird in einer Word-Datei eine besondere Schrift genutzt und jemand anders hat diese Schrift nicht, sieht die Person das Dokument in der Standardschrift Calibri. Es sei denn, man wendet einen Trick an.
Das Problem lässt sich verhindern, indem der Autor des Dokuments die spezielle Schrift einfach direkt in das Word-Dokument einbettet. Einziger Nachteil: Da manche Schriften recht groß werden können, steigt auch die Größe der Word-Datei an.
Zum Einbetten zuerst auf Datei, Optionen klicken. Jetzt zum Bereich Speichern wechseln. Auf der rechten Seite nach unten scrollen. Hier erscheint die Option Schriftarten in der Datei einbetten. Wer hier einen Haken setzt, bekommt beim Speichern des Dokuments anschließend die Schriftarten gleich mit in die Datei eingebettet.
So lässt sich das Dokument mitsamt den genutzten Schriftarten bequem an andere weitergeben und sollte dann auch auf dem Computer der Zielperson identisch aussehen – selbst, wenn diese die Schrift nicht installiert hat.
03.12.2017 | Office
Wer sich nicht die Mühe machen will, den Inhalt eines Word-Dokuments auf den ersten Seiten manuell als Verzeichnis einzutippen, kann die Arbeit auch dem Programm überlassen. Dabei zieht Word die festgelegten Überschriften zurate. Wie ausführlich das Verzeichnis sein soll, kann vom Nutzer selbst festgelegt werden.
Standardmäßig berücksichtigt Word dabei die obersten drei Ebenen von Überschriften und untergeordneten Abschnitten. Beim Erstellen kann dies angepasst werden:
- Zuerst auf Einfügen, Referenzen (Windows) bzw. Verweise (macOS) klicken.
- Jetzt ganz links Inhaltsverzeichnis, Benutzerdefiniert auswählen.
Im erscheinenden Dialog kann die gewünschte Anzahl der Ebenen von Überschriften eingestellt werden, die für das Verzeichnis berücksichtigt werden sollen, etwa von 1 bis 5. Die Einstellung lässt sich für jedes Dokument separat festlegen.
27.11.2017 | Office
Häufig verwendete Formate lassen sich in einem Dokument als Vorlage speichern. Sie erscheinen dann in der Liste der Formatvorlagen – allerdings nur im aktuellen Dokument. Soll der Stil auch in anderen Dokumenten nutzbar sein, lässt er sich auf Wunsch auch in der zugehörigen Word-Vorlage speichern.
- Um diese Einstellung zu ändern, wird zunächst das betreffende Word-Dokument geöffnet.
- Jetzt die Liste der Formatvorlagen am rechten Rand des Fensters einblenden.
- Nun den Stil, der für andere Dateien verfügbar gemacht werden soll, mit der rechten Maustaste anklicken.
- Im Kontextmenü kann er jetzt geändert werden.
- Im folgenden Dialog lässt sich die Verfügbarkeit der Vorlage auf andere Dokumente ausweiten. Dazu das entsprechende Kästchen unten im Dialog mit einem Haken versehen.
26.11.2017 | Office
In Word lassen sich Texte besser lesen, wenn sie über leicht erkennbare Überschriften verfügen. Wem die eingebauten Designs für Überschriften in Word nicht gefallen, der kann auch sein eigenes Aussehen erstellen.
Das gelingt über eine spezielle Formatvorlage. Hier die nötigen Schritte:
- Als Erstes ein Dokument öffnen.
- Jetzt die gewünschte Überschrift eingeben.
- Dann wird der Cursor in diese Überschrift gesetzt.
- Jetzt oben rechts im Menü den Bereich für Formatvorlagen einblenden.
- Nun dort ganz unten auf den Button zum Anlegen einer neuen Formatvorlage klicken.
- Oben dann den Typ Verknüpft auswählen und darunter als Basis die Überschrift 1 auswählen.
- Danach können die Größe, Farbe oder das Design der Schrift wie gewünscht angepasst werden.
Die neue Formatvorlage lässt sich einem Text zuweisen, indem dieser markiert und dann per Klick oben die gewünschte Vorlage ausgewählt wird.
24.11.2017 | Office
Damit man weiß, welche Daten in jeder Spalte stehen, lassen sich in Excel Überschriften für die einzelnen Spalten hinzufügen. Mithilfe dieser Überschriften können die Daten in der jeweiligen Tabelle auch sortiert werden. Dabei erlaubt Excel dem Benutzer, die Überschriften für eine bestimmte Tabelle nach Belieben ein- oder auszublenden.
Hier die nötigen Schritte, mit denen sich die Zeile der Überschrift in einer Tabelle in Microsoft Excel sichtbar oder unsichtbar machen lässt:
- Als Erstes mit der Maus eine beliebige Zeile in der Tabelle markieren.
- Jetzt oben im Menü auf Tabellentools, Entwurf klicken. macOS-Nutzer klicken stattdessen oben auf Tabelle.
- Hier lässt sich der Haken bei der Option Kopfzeilen setzen beziehungsweise entfernen. Dadurch blendet Excel die Überschrift für die Tabelle, in der sich die markierte Zelle befindet, ein oder aus.
Tipp: Wird eine zuvor ausgeblendete Zeile mit Überschriften später wieder eingeblendet, erscheinen wieder die im Original hinterlegten Überschriften für die einzelnen Spalten.
04.11.2017 | Office
Besonders praktisch an OneNote ist, dass sich hier viele Arten von Notizen einfügen lassen. Sie müssen auch nicht unbedingt als Text gespeichert werden: Die Notiz-Software von Microsoft Office verarbeitet auch Video- und Audio-Aufzeichnungen. Sogar suchen lässt sich darin.
Damit OneNote solche Medien-Inhalte auch tatsächlich durchsuchbar macht, also indiziert, muss eine Option in den Einstellungen der OneNote-App vorgenommen werden. Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
- Als Erstes wird OneNote gestartet.
- Jetzt oben links auf Datei, Optionen klicken.
- Hier zum Bereich Audio und Video navigieren.
- Dort die Option Suche nach Wörtern … aktivieren mit einem Haken versehen.
01.11.2017 | Office
Ist die Endung einer Office-Datei verloren gegangen, kann man nicht mehr erkennen, ob es sich um ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder um eine PowerPoint-Präsentation handelt. Es sei denn, man wendet diesen Tipp an.
Dazu muss man wissen, dass alle (neueren) Office-Formate in Wirklichkeit *.zip-Dateien sind, also komprimierte Ordner. Zum Ermitteln der richtigen Endung für eine Office-Datei helfen also folgende Schritte:
- Zunächst im Explorer eine Kopie der Datei anlegen.
- Diese Kopie dann umbenennen und dabei die Endung „.zip“ hinzufügen.
- Jetzt wird die *.zip-Datei entpackt.
- Im Inneren findet sich dann ein Ordner, der auf das richtige Office-Programm hinweist – etwa word, excel oder auch powerpoint.
- Nun kann die Original-Datei mit der richtigen Endung ausgestattet werden, also .docx für Word, .xlsx für Excel und .pptx für PowerPoint.
