In jeder PowerPoint-Vorlage gibt es verschiedene Layouts, die sich für die einzelnen Folien einsetzen lassen. Zum Einfügen einer neuen Folie gibt es mehrere Wege – doch nur einer führt zum Folien-Katalog.
Um in PowerPoint 2016 in einer Präsentation eine neue Folie mit einem bestimmten Layout einzufügen, geht man wie folgt vor:
Zuerst die betreffende PowerPoint-Präsentation öffnen.
Jetzt oben im Menü auf Start klicken.
Nun auf den Text Neue Folie klicken, der mit einem kleinen Pfeil nach unten markiert ist.
Daraufhin wird eine Galerie mit allen vorhandenen Layouts für Folien eingeblendet.
Per Klick das gewünschte Folien-Layout auswählen, dann wird eine passende Folie sofort hinzugefügt.
In Word gibt es nummerierte Listen und Aufzählungen, etwa mit Strichen oder Punkten vor den einzelnen Einträgen. Das ist auf die Dauer aber langweilig. Mit wenigen Klicks lässt sich da schnell für Abwechslung sorgen.
Um interessantere Aufzählungs-Zeichen in Word zu nutzen, geht man wie folgt vor:
Als Erstes das betreffende Dokument öffnen, etwa, indem man es doppelt anklickt.
Jetzt die Absätze markieren, die als Aufzählung formatiert werden sollen.
Nun oben im Menü zum Tab Start wechseln.
Über den kleinen Pfeil, der sich neben dem Button für Aufzählungen befindet, erscheint ein Aufklapp-Menü.
In diesem Menü einfach das gewünschte Aufzählungs-Zeichen auswählen.
Findet sich das gewünschte Zeichen nicht in der Liste, klickt man darunter auf Neues Aufzählungs-Zeichen definieren… und wählt dann das passende Zeichen aus der Liste aus.
Gerade in großen Word-Dateien ist es mitunter schwer, die Übersicht zu behalten. Wenn keine Überschrift-Formate zum Einsatz kommen, über die man durch das Dokument navigieren könnte, muss man sich anders behelfen. Zum Beispiel mit Miniatur-Ansichten.
Eine optische Übersicht über die einzelnen Seiten in einem Dokument lässt sich jederzeit einblenden. So geht man dazu vor:
Zuerst das betreffende Dokument in Word öffnen.
Jetzt unten links in der Ecke des Fensters auf die Angabe „Seite 1 von X“ klicken.
Falls nötig, oben noch die Ansicht Seiten auswählen.
Daraufhin erscheint für jede vorhandene Seite des Dokuments eine kleine Vorschau.
Ein Klick auf eines der Bilder genügt, um direkt zu der zugehörigen Seite zu springen.
Dynamische Inhalte lassen sich in einem Word-Dokument einfügen, indem Felder zum Einsatz kommen. So können Datums-Angaben oder Seiten-Zahlen automatisch aktualisiert werden. Das Problem: Felder sieht man nicht auf den ersten Blick.
Damit Felder in einem Word-Dokument besser erkennbar sind, kann die graue Schattierung, die beim Anklicken eines Felds erscheint, wahlweise auch dauerhaft sichtbar gemacht werden. So ist dann sofort sichtbar, ob ein Text aus einem Feld stammt oder ob es sich um einen statischen Text handelt, der nicht dynamisch aktualisiert wird.
Die Sichtbarkeit von Feldern lässt sich in der Windows-Version von Word 2016 verbessern, indem auf Datei, Optionen, Erweitert geklickt wird. Auf der rechten Seite dann die Überschrift Dokument-Inhalt anzeigen suchen und dort die Option für die Feld-Schattierung ändern auf Immer. Wirksam wird die Änderung, sobald sie mit OK bestätigt wird.
Manchmal müssen Excel-Tabellen über die Druck-Funktion zu Papier gebracht werden. Wie sie dabei aussehen und ob das Layout stimmt, lässt sich leicht herausfinden.
Dazu gibt es in Excel – wie auch in Word – das Seiten-Layout. In dieser Ansicht wird ein Tabellen-Blatt so dargestellt, wie es ausgedruckt würde, und zwar inklusive der Seiten-Ränder.
Über das Seiten-Layout hat der Nutzer direkten Zugriff auf die Kopfzeilen, die mitgedruckt werden. Zudem lässt sich sofort erkennen, welche Spalten und Zeilen auf welchem Blatt Papier landen. Da sich die Inhalte auch in dieser Ansicht einer Excel-Tabelle bearbeiten lassen, können bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden, um das gewünschte Layout zu erzielen.
Für ein einheitliches Aussehen einer Präsentation, etwa in einem Unternehmen, ist es sinnvoll, für alle Folien dasselbe Layout und Design zu nutzen. Dazu gehört auch, ein Logo einzublenden, zum Beispiel das Logo einer Firma.
Um ein Logo auf jeder Folie einer PowerPoint-Präsentation anzuzeigen, geht man wie folgt vor:
Als Erstes wird die betreffende Präsentation geöffnet oder eine neue erstellt.
Jetzt greifen wir auf den sogenannten Folien-Master zu, der als Vorlage für alle Folien der Präsentation dient. Dazu wird oben im Menü auf Ansicht, Folien-Master geklickt.
Nun überlegen, auf welche Folien oder Designs sich die Änderung mit dem Logo auswirken soll. Wenn das Logo auf sämtlichen Folien erscheinen soll, wird es im Folien-Master eingefügt. Ansonsten auf der linken Seite das gewünschte Master-Layout auswählen.
Das Logo kann jetzt über Einfügen, Bild auf der Folien-Vorlage platziert werden und lässt sich dann an die gewünschte Stelle ziehen.
In Excel-Formeln können Werte für Formeln aus anderen Zellen übernommen werden. Soll die Formel dann manuell in die Zellen darunter übertragen werden, dauert das viel zu lange. Das geht auch einfacher.
Über das Kästchen in der Ecke der Zelle kann die Formel ja in die darunter oder daneben liegenden Zellen übernommen werden, indem das Kästchen mit der Maus nach unten oder rechts gezogen wird.
Noch einfacher klappt das Kopieren der Formel, indem das Markier-Kästchen nicht per Drag-and-Drop gezogen, sondern einfach doppelt darauf geklickt wird. Excel erkennt dann, in welchen Zeilen darunter oder Spalten daneben noch Daten stehen, und überträgt die Formel automatisch bis zur letzten Zeile oder Spalte.
Präsentationen in PowerPoint sollen optimal auf dem Monitor angezeigt werden. Früher waren Bildschirme im Format 4:3 üblich, doch heute haben die meisten Monitore ein 16:9-Format. In PowerPoint kann leicht zwischen den beiden Formaten gewechselt werden.
Das klassische Bild-Format ist dabei 4:3. Zur Umstellung zwischen den Formaten führt man die folgenden Schritte aus:
Zuerst die betreffende Präsentations-Datei in PowerPoint öffnen.
Jetzt oben im Menü zum Bereich Entwurf umschalten.
Im Abschnitt Anpassen folgt nun ein Klick auf Folien-Größe.
Tipp: Beim Wechsel zum jeweils anderen Format werden die Inhalte entweder maximiert. Dabei können Inhalte über den sichtbaren Bereich hinausragen und müssen dann angepasst werden. Oder die Daten werden passend skaliert und dadurch etwas verkleinert.
