22.11.2016 | Office
Wer Nachrichten in Outlook 2013 oder 2016 leichter wiederfinden will, kann sie mit farbigen Kategorien versehen. Besonders praktisch: Diese Kategorien können auch mit einem eigenen Namen bezeichnet werden.
Um eine Kategorie für eine eMail festzulegen, wird die Nachricht zuerst markiert. Jetzt oben auf Start, Kategorisieren klicken. Dann die gewünschte Kategorie aus der Liste auswählen. Bei der ersten Nutzung einer Kategorie kann auch gleich ein passender Name hinterlegt werden.
In der Liste der eMails erscheint bei der gerade gekennzeichneten Nachricht ein farbiges Rechteck. Im Lese-Bereich erscheint zudem auch der Name der Kategorie(n).
Tipp: Über die Liste der Kategorien kann der eingetragene Name für eine Kategorie auch nachträglich noch jederzeit geändert werden.
08.11.2016 | Tipps
Zum Erfassen von Notizen und Gedanken eignet sich das Microsoft-Programm OneNote, das kostenlos ist und zu Office gehört, besonders gut. Manchmal beziehen sich Notizen auf eine bestimmte Datei oder ein Dokument auf der Festplatte. In diesem Fall kann ein Link dorthin direkt in die Notiz integriert werden.
Das geht leichter als gedacht, und zwar mithilfe des sogenannten file-Handlers. Man kann ihn nutzen, um aus einem normalen lokalen Speicher-Pfad wie C:\Ordner\EineDatei.txt eine richtige URL zu machen.
Soll also in einer OneNote-Notiz ein Link zu obigem Pfad hinterlegt werden, tippt man folgende URL ein: file:///C:/Ordner/EineDatei.txt. Anklicken dieses Links öffnet dann die dadurch verknüpfte Datei – vorausgesetzt, sie existiert auf dem jeweils genutzten Computer.
08.11.2016 | Office
Wer in einem Text ein Leerzeichen benötigt, aber verhindern möchte, dass der Text an dieser Stelle in eine neue Zeile umbricht, nutzt dazu ein sogenanntes geschütztes Leerzeichen. Mit einem Tasten-Kürzel kann es leicht in ein Word-Dokument eingefügt werden.
Zum Einsatz kommen geschützte Leerzeichen zum Beispiel bei mehrteiligen Abkürzungen, aber auch zwischen Zahlen und den zugehörigen Einheiten.
In der Windows-Version von Microsoft Word lassen sich geschützte Leerzeichen über das Tasten-Kürzel [Strg]+[Umschalt]+[Leer] einfügen. Am Mac ist das Einfügen sogar noch einfacher: Hier kann in beliebigen Programmen [Alt]+[Leer] gedrückt werden.
02.11.2016 | Office
Bei verschiedenen Gelegenheiten, unter anderem in wissenschaftlichen Arbeiten, muss man wissen, wie viele Wörter in Fußnoten verwendet wurden. Allerdings gibt es dort keinen Eintrag, mit dem die Anzahl der Wörter in einer Fußnote oder allen Fußnoten des Dokuments direkt gemessen werden könnten. Mit einem Trick klappt‘s trotzdem.
Dazu zunächst das gewünschte Word-Dokument öffnen. Daraufhin erscheint in der Status-Leiste die Anzahl der Wörter im Dokument. Jetzt auf diese Wort-Anzahl klicken, woraufhin ein neues Dialogfeld erscheint.
In diesem Dialogfeld findet sich eine Option namens Textfelder, Fuß- und Endnoten berücksichtigen. Den Haken bei dieser Option zunächst entfernen und die Anzahl der Wörter notieren. Dann diesen Haken setzen und die beiden Ergebnisse voneinander abziehen – übrig bleibt genau die Anzahl der Wörter, die in Fußnoten auftauchen.
02.11.2016 | Office
Nachdem man einen Text aus der Zwischen-Ablage in ein Word-Dokument eingefügt hat, beginnen die Zeilen nicht immer mit dem ersten Wort. Oft stehen davor noch ein oder mehrere Leer-Zeichen. Die sind natürlich nicht erwünscht, lassen sich aber leicht nachträglich entfernen.
Zum Entfernen von führenden Leer-Zeichen aus einem Word-Dokument verwendet man am besten die Ersetzen-Funktion. Sie lässt sich wie folgt aufrufen und nutzen:
- Als Erstes gleichzeitig die Tasten [Strg] + [H] drücken, sodass das Dialogfeld Suchen und Ersetzen eingeblendet wird.
- Jetzt in das Suchen nach das Kürzel ^p eintippen, gefolgt von einem Leer-Zeichen. Dieser Ausdruck steht also für eine Absatz-Marke, auf die – als Beginn einer neuen Zeile – direkt ein Leer-Zeichen folgt.
- In das Feld Ersetzen durch wird dann nur die Absatz-Marke im Form des Kürzels ^p eingetragen.
- Sobald jetzt auf Alle ersetzen geklickt wird, verschwinden alle führenden Leer-Zeichen aus dem Word-Dokument.
Tipp: Bei Bedarf muss dieser Vorgang mehrmals wiederholt werden, je nachdem, wie viele Leer-Zeichen im Dokument vorhanden sind.
24.10.2016 | Office
Tabellen lassen sich Daten strukturiert auflisten. Das gilt nicht nur für Excel, sondern auch für Word-Dokumente. Auch hier lassen sich Tabellen direkt in einen Text integrieren. Mit einem Trick können Tabellen in Word viel schneller erstellt werden.
Zum Anlegen einer Tabelle in Word führt der normale Weg über das Menü, indem dort auf Einfügen, Tabelle geklickt wird. Einfacher geht es allerdings, wenn man das Grund-Gerüst für die neue Tabelle einfach mithilfe von normalen Zeichen im Dokument skizziert.
Soll eine Tabelle mit drei Spalten erstellt werden, würde man in eine eigene Zeile vier aufeinanderfolgende + eingeben, jeweils getrennt durch einen Tab-Stopp. Sobald eine solche Zeile dann durch Druck auf die Enter-Taste verlassen wird, fügt Word eine entsprechende Tabelle ein. Dabei kann man sich die +-Zeichen als Ecken der zu erstellenden Spalten vorstellen. Auf diese Weise lassen sich Tabellen mit beliebig vielen oder wenigen Spalten anlegen – ganz nach Bedarf. Das gleiche funktioniert auch mit der Leer-Taste.
16.10.2016 | Office
Wer mit dem eMail-Programm Outlook mit anderen kommuniziert, erhält auf diesem Wege oft auch Rechnungen. Wenn man diese Rechnungen, zum Beispiel im PDF-Format, erst in einem anderen Ordner speichern muss, um sie dann später über die Bank anzuweisen, ist das viel zu umständlich. Stattdessen geht es auch viel einfacher.
Möglich macht es das PayPal-Add-On für Microsoft Outlook. Sobald diese Erweiterung in Outlook eingerichtet ist, ist das Senden von Geld eine Sache nur weniger Klicks – einfach eine Nachricht von oder an die betreffende Person öffnen und dann oben im Menü-Band auf die Funktion für PayPal klicken. Daraufhin erscheint auf der rechten Seite eine Spalte, in der nur noch der gewünschte Betrag eingetippt werden muss. Die benötigte eMail-Adresse zum Versenden des Gelds wird dabei automatisch aus Outlook ausgelesen.
Das PayPal-Add-in für Outlook steht auf der folgenden Website zum kostenlosen Download bereit:
https://msft.it/61898Bma5
12.10.2016 | Office
Die meisten verwenden die Text-Verarbeitung Microsoft Word zum Bearbeiten von Dokumenten, Rechnungen oder auch Briefen. Allerdings steckt in diesem Programm viel mehr als nur die Funktion zum Erfassen, Speichern und Ausdrucken von Text-Seiten. Publikationen lassen sich in Word unter anderem durch Illustrationen auflockern.
Oft genügt schon ein einziges Sonder-Zeichen, etwa eine Musik-Note oder auch ein Paragrafen-Zeichen. Diese Symbole sind in jedem Word-Dokument nur wenige Maus-Klicks entfernt. Hier die nötigen Schritte, mit denen sich Sonder-Zeichen in ein Dokument einfügen lassen:
- Zunächst die Text-Marke an die Stelle setzen, an der das Symbol erscheinen soll.
- Jetzt folgt ein Klick auf Einfügen, Symbol.
In dem erscheinenden Dialogfeld kann nun das gewünschte Zeichen herausgesucht und durch Klick auf den Einfügen-Button in das Text-Dokument übernommen werden.
In Word und seiner Liste der Symbole sind längst nicht alle Zeichen enthalten, die es im Unicode-Standard gibt. Durch eine Recherche im Internet unter dem Stichwort Unicode-Tabelle lassen sich schnell umfangreiche Listen mit Illustrationen in Zeichen-Form finden und deren zugehöriger Code übernehmen.
