Viele Büro-Arbeiter nutzen täglich Microsoft Word – ob für Rechnungen, Briefe oder andere Dokumente. Passiert beim Klick auf eine Word-Datei rein gar nichts oder erscheint nur ein Fehler, ist guter Rat teuer.
Dass Word nicht startet, kann verschiedene Ursachen haben. Entweder sind die Word-Dateien nicht mehr mit dem Programm verknüpft. Dies kann unter Start, Einstellungen, Apps, Standard-Apps, Standard-Einstellungen nach App festlegen korrigiert werden.
Stimmt hingegen etwas mit der Word-Installation an sich nicht, bietet Microsoft dafür zwei Reparatur-Funktionen an. Zuerst alle Office-Programme beenden und dann auf Start, Einstellungen, Apps, Microsoft Office 365, Ändern klicken. Hier sollte man zuerst die Schnell-Reparatur versuchen und später, wenn diese nicht helfen sollte, die Online-Reparatur. Die kann, je nachdem, wie schnell das Internet ist, einige Zeit dauern.
Wer zwei verschiedene Versionen ein- und derselben Word-Datei auf seinem Mac hat, muss die Inhalte nicht manuell miteinander vergleichen. Denn gerade bei großen Dateien würde dies doch einiges an Arbeit bedeuten. Microsoft Word für Mac kann den Vergleich auch automatisch vornehmen.
Um die Vergleichsfunktion in Microsoft Word für Mac zu starten, klickt man zunächst oben in der Menüleiste auf Extras, ruft dann den Eintrag Änderungen überwachen auf und wählt hier die Funktion Dokumente vergleichen… aus.
Daraufhin blendet das Text-Programm ein zweispaltiges Dialogfeld ein. Auf der einen Seite wird hier das Original-Dokument eingestellt, auf die andere Seite kommt das geänderte Dokument, das mit dem Original verglichen werden soll. Sobald der Dialog bestätigt wird, beginnt Word mit dem Vergleich und zeigt die Ergebnisse anschließend an.
In Word, PowerPoint und Excel lassen sich mit wenigen Klicks Diagramme und Graphen einfügen. In Excel klappt dies besonders einfach – Elemente wie Achsen, Beschriftungen und die Legende werden automatisch platziert. Auf Wunsch lässt sie sich aber auch bequem anpassen.
Als Erstes wird dabei die Datei mit dem Diagramm geöffnet. Man kann auch ein neues Diagramm in ein Dokument oder eine Tabelle einfügen. Anschließend erscheint oben im Menü der neue Tab für Diagramm-Tools. Hier ein neues Diagramm-Element hinzufügen und dort die gewünschte Legende auswählen. Vorher eingefügte Legenden werden dabei automatisch entfernt.
Die Legende kann nun entweder manuell an die passende Stelle gezogen werden. Alternativ ruft man im gleichen Menü die weiteren Optionen für Legenden auf. Hier lassen sich die Farben und das Layout der Legende bequem anpassen.
Summen werden doppelt unterstrichen – das lernte man früher schon in der Schule. Ein Problem beim normalen doppelten Unterstreichen ist allerdings: Buchstaben mit Unterlängen werden angeschnitten und sind daher schlechter erkennbar. Besser zu sehen ist die Unterstreichung einer Summe, wenn sie mit einer speziellen Formatierung ausgestattet wird.
Um eine Zelle in Microsoft Excel 2016 kaufmännisch zu unterstreichen, geht man wie folgt vor:
Zunächst mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit der Summe klicken.
Nun den Eintrag Zellen formatieren aufrufen oder im Menü auf Format, Zellen… klicken.
Jetzt zum Tab Schrift wechseln.
Hier bei Unterstreichung (Windows) bzw. bei Unterstrichen (Mac) die Option Doppelt (Buchhaltung) markieren und mit OK bestätigen.
Nicht immer geht bei der Konfiguration und Nutzung des eMail-Programms Outlook von Microsoft alles glatt. Zumindest für die Mac-Version hat Microsoft eine Hilfe mit direktem Draht zum Hersteller integriert.
Die Hilfe für die Mac-Version von Outlook lässt sich aufrufen, indem das Programm zunächst gestartet wird – etwa über den Finder oder über die Spotlight-Suche. Anschließend oben im Menü auf Hilfe, Support kontaktieren klicken.
Jetzt kann das Problem beschrieben werden, weswegen man die Unterstützung von Microsoft anfordern möchte. Auf Wunsch kann auch gleich ein Foto an die Anfrage angehängt werden, das der Support dann einsehen kann. Die technischen Daten – etwa die genutzte macOS-Version – werden automatisch mit übertragen.
Rückmeldung soll es laut Microsoft binnen weniger Stunden geben – aber nicht wundern, falls es doch länger dauert.
Damit jeder auf den ersten Blick weiß, welche Daten in einer ausgedruckten Tabelle enthalten sind, sollte sie über eine Überschrift verfügen. In OpenOffice Calc können solche Überschriften etwa in die Kopfzeile der Seite gesetzt werden. Wir zeigen, wie das geht.
Die Funktion ist leider etwas versteckt – denn im Gegensatz zu Word-Dokumenten kann die Kopfzeile von Calc-Tabellen leider nicht einfach per Doppelklick geöffnet werden. Die Kopfzeile lässt sich mit den folgenden Schritten bearbeiten:
Zunächst öffnet man die Tabelle in Calc.
Jetzt oben in der Leiste auf den Button für das Seitenlayout klicken.
Hier zum Tab Kopfzeile navigieren.
Dort erscheint unter anderem ein Bearbeiten-Button.
Wer ihn anklickt, sieht einen weiteren Dialog, in dem sich die Überschrift eintippen lässt.
Mit Word lassen sich auch ohne die Office-365-Cloud Dokumente mit mehreren Personen bearbeiten. Dazu werden Master-Dokumente erstellt und Kommentare sowie Änderungen protokolliert. Sobald ein Dokument fertig ist, sollte es dann auch als fertig markiert werden. Das verhindert versehentliche Änderungen.
In Microsoft Word ist die Funktion zum Abschließen von Dokumenten bereits eingebaut. Wird eine Word-Datei als abgeschlossen markiert, erscheint bei jedem Öffnen oben ein Banner, das auf den Abgeschlossen-Zustand hinweist und weitere Bearbeitungen verhindern soll.
Ein Dokument kann als fertig markiert werden, indem es zunächst in der Windows-Version von Word geöffnet und dann oben links auf Datei geklickt wird. Dann im Bereich Informationen auf Dokument schützen klicken. Hier im Menü die Funktion Als abgeschlossen kennzeichnen auswählen, fertig.
Microsoft Office merkt sich, was in die Zwischenablage kopiert wird. Diese Infos stehen allen Office-Programmen zur Verfügung. So lassen sich mehrere Elemente in Word kopieren, um sie später der Reihe nach in PowerPoint, OneNote oder Excel einzufügen. So ergänzt Office die Windows-Funktionen, bei denen nur das zuletzt kopierte Element erhalten bleibt.
Die zuvor kopierten Elemente lassen sich etwa in Word oder einem anderen Office-Programm abrufen, indem oben im Menü auf den ersten Tab und dann auf den kleinen Pfeil unterhalb von Einfügen, und zwar rechts neben dem Wort Zwischenablage, geklickt wird.
Daraufhin wird links eine Randspalte eingeblendet, in der alle zuvor kopierten Inhalte per Klick abrufbar sind und eingefügt werden können. Auf diese Weise lassen sich bis zu 24 Objekte kopieren und später wiederverwenden.
