Besondere Dokumente benötigen spezielle Schriften. Wird in einer Word-Datei eine besondere Schrift genutzt und jemand anders hat diese Schrift nicht, sieht die Person das Dokument in der Standardschrift Calibri. Es sei denn, man wendet einen Trick an.
Das Problem lässt sich verhindern, indem der Autor des Dokuments die spezielle Schrift einfach direkt in das Word-Dokument einbettet. Einziger Nachteil: Da manche Schriften recht groß werden können, steigt auch die Größe der Word-Datei an.
Zum Einbetten zuerst auf Datei, Optionen klicken. Jetzt zum Bereich Speichern wechseln. Auf der rechten Seite nach unten scrollen. Hier erscheint die Option Schriftarten in der Datei einbetten. Wer hier einen Haken setzt, bekommt beim Speichern des Dokuments anschließend die Schriftarten gleich mit in die Datei eingebettet.
So lässt sich das Dokument mitsamt den genutzten Schriftarten bequem an andere weitergeben und sollte dann auch auf dem Computer der Zielperson identisch aussehen – selbst, wenn diese die Schrift nicht installiert hat.
Soll ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder eine Präsentation aus PowerPoint über das Internet mit anderen geteilt werden, muss die Datei möglichst klein sein. Doch der Versuch, das Office-Dokument als ZIP zu verpacken, nutzt nichts – die Datei wird nicht kleiner.
Das liegt daran, dass DOCX, XLSX und PPTX selbst eigentlich schon ZIP-Dateien sind. Sie tragen nur eine andere Endung. Wer Office-Dateien also zippt, gewinnt keinen Platz.
Effektiver wäre es da beispielsweise, die Medien im Dokument zu verkleinern:
Ist die Endung einer Office-Datei verloren gegangen, kann man nicht mehr erkennen, ob es sich um ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder um eine PowerPoint-Präsentation handelt. Es sei denn, man wendet diesen Tipp an.
Dazu muss man wissen, dass alle (neueren) Office-Formate in Wirklichkeit *.zip-Dateien sind, also komprimierte Ordner. Zum Ermitteln der richtigen Endung für eine Office-Datei helfen also folgende Schritte:
Zunächst im Explorer eine Kopie der Datei anlegen.
Diese Kopie dann umbenennen und dabei die Endung „.zip“ hinzufügen.
Jetzt wird die *.zip-Datei entpackt.
Im Inneren findet sich dann ein Ordner, der auf das richtige Office-Programm hinweist – etwa word, excel oder auch powerpoint.
Nun kann die Original-Datei mit der richtigen Endung ausgestattet werden, also .docx für Word, .xlsx für Excel und .pptx für PowerPoint.
Wer Personen zu einer Feier einladen oder eine Firmen-Präsentation erstellen möchte, kommt mit den PowerPoint-Vorlagen jeweils schnell ans Ziel. Besonders praktisch: Soll eine Karte eingefügt werden, um einen bestimmten Standort zu verdeutlichen, muss man nicht extra ein Foto von Google Maps machen. Das geht auch einfacher.
Und zwar mit dem PowerPoint-Add-In OfficeMaps. Es lässt sich aus dem Office Store zu PowerPoint hinzufügen.
Nach der Einrichtung wird in einer beliebigen Präsentation zu der Folie gewechselt, auf der die Karte eingefügt werden soll.
Jetzt oben auf Einfügen, Add-Ins, OfficeMaps klicken.
Nun noch den gewünschten Standort in der Leiste rechts auswählen, fertig.
Office 365 ist mehr als Word, Excel, Powerpoint und Co. im der Cloud. Vor allem, wer im Team arbeitet, kann von den Kommunikationsmitteln im Office-Paket profitieren.
Am 10. Oktober beendet Microsoft nach dem offiziellen Lebenszyklus von zehn Jahren den Support für Office 2007. Auch der Support für Office 2011 für Mac endet, außer für Kunden mit Software Assurance. Viele werden in den nächsten Wochen und Monaten daher auf Office 365 umsteigen: Office 365 setzt voll auf Cloud-Anbindung und bietet jede Menge Funktionen zur Vernetzung und Kommunikation.
Microsoft Office 365 läuft in der Cloud – aber nicht ausschließlich. Wer mag, kann mit Anwendiungen und Apps arbeiten, auch ohne Onlineverbindung. Wer die Web-Apps benutzt, kann Office, Excel, Powerpoint und Co. auf jedem Rechner benutzen, egal ob Windows, MacOS, Linux – oder mobil. Weil im Oktober der Support für Office 2007 endet, werden nun viele auf Office 365 umsteigen. Deshalb schauen wir uns die Besonderheiten an.
Was haben Schadprogramme wie Wannacry oder NotPetya mit Anwendungsprogrammen wie Word, Excel, Powerpoint oder Outlook zu tun? Leider eine ganze Menge. Denn nahezu jedes Schadprogramm nutzt vorhandene Sicherheitslücken aus, um in den Rechner oder ins Mobilgerät vorzudringen. Lecks, die sich für den Benutzer unsichtbar im Betriebssystem, in Anwendungsprogrammen oder Apps verstecken. Sind die Lecks gestopft, können die Schadprogramme auch keinen Schaden anrichten.
Das zeigt, wie wichtig es ist, regelmäßig Updates einzuspielen. Denn jede gestopfte Sicherheitslücke ist eine, um die man sich keinen Kopf mehr zu machen braucht. Leider verzichten viele User auf das (regelmäßige) Einspielen von Updates. Ein fataler Fehler, da sie so ein leichtes Opfer für Cyberattacken jeder Art sind. Wer alte Software einsetzt, geht ebenfalls ein Risiko ein, denn ältere Anwendungsprogramme werden vom Hersteller nicht mehr unterstützt. Das gilt auch für so weit verbreitete Anwendungsprogramme wie Microsoft Office.
Zehn Jahre lang versorgt Microsoft seine Kunden mit Aktualisierungen und Updates. Der Support für Office 2007 endet in weniger als 100 Tagen: Ende Oktober wird der Support für Office 2007 eingestellt. Danach wird es keine Updates geben. Auf Dauer ein erhebliches Sicherheitsrisiko für Office-2007-Benutzer.
Immer up to date
Ein guter Grund, auf Office 365 umzusteigen. Denn diese Cloud-Lösung arbeitet immer mit der jeweils neuesten Version. Wenn man die Web-Version von Word, Excel und Co. verwendet sowieso. Aber auch, wenn die Desktop-Versionen der Office-Suite zum Einsatz kommen, kann (und sollte) man jederzeit die aktuelle Version verwenden. Updates sind dauerhaft garantiert. Das bedeutet ein großes Plus an Sicherheit, denn ein Support-Ende gibt es bei Office 365 nicht.
Mit Office 365 hat Microsoft die Versionsnummern von Office abgeschafft: Als Cloud-Lösung ist Office immer auf dem neusten Stand. Die Cloud-Bestandteile hält Microsoft selbst aktuell, Updates auf lokalen Geräten werden halbautomatisch und unter Mitwirkung der IT-Administration in Unternehmen eingespielt. Damit ist Office 365 nicht nur sicherheitstechnisch immer up-to-date, sondern auch funktional. Weiterer Vorteil: Inkompatible Office-Dateien gehören somit für alle Zeiten der Vergangenheit an.
