05.11.2008 | Tipps
Bei vielen Tabellen ist es wichtig, den kleinsten oder größten Wert zu ermitteln. Bei OpenOffice ist das mit den Funktionen „KKLEINSTE“ und „KKGRÖSSTE“ schnell erledigt. Mehr noch: Mit den richtigen Parametern lassen sich damit auch die zweitkleinsten, drittkleinsten und x-kleinsten Werte herausfinden.
Um beispielsweise in der Tabelle A1 bis B9 die drei größten Werte zu ermitteln, müssen unter- oder nebeneinander die folgenden Formen eingegeben werden:
=KGRÖSSTE(A1:B9;1)
=KGRÖSSTE(A1:B9;2)
=KGRÖSSTE(A1:B9;3)
Die Zahl hinter dem Semikolon gibt an, der wievielt größte Wert gesucht wird. Bei den kleinsten Werten geht’s genau so. Zu Ermittlung des acht-kleinsten Werts der Tabelle lautet die Formel zum Beispiel
=KKLEINSTE(A1:B9;8)
23.10.2008 | Tipps
Für ein perfektes Layout müssen Tabellen oft verschoben werden. Das ist aber gar nicht so einfach. Die Tabelle muss umständlich markiert, ausgeschnitten und an der neuen Position wieder eingesetzt werden. Einfacher geht es mit einem Rahmen um die Tabelle. Dann lässt sie sich mit der Maus frei verschieben.
Damit das funktioniert, muss die Tabelle zunächst mit einem Rahmen versehen werden. Hierzu in OpenOffice Writer die gesamte Tabelle markieren, indem eine beliebige Zelle markiert und dann die Tastenkombination [Strg]+[A] gedrückt wird. Dann den Befehl „Einfügen | Rahmen“ aufrufen, im Register „Umrandung“ den Stil „Keine“ wählen und das Fenster mit OK schließen.
Um die Tabelle erscheint jetzt ein unsichtbarer Rahmen und – viel wichtiger – links neben der Tabelle ein kleines Ankersymbol. Ist der Anker gerade nicht sichtbar, genügt ein Klick auf den Tabellenrand. Mit dem Anker-Icon kann die Tabelle frei im Dokument platziert werden: Einfach den Anker mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position ziehen.
15.10.2008 | Tipps
Formel oder fester Zahlenwert? In Calc-Tabellen ist auf den ersten Blick nicht zu erkennen, ob es sich um fest eingetragene Werte oder die Ergebnisse von Formeln handelt. Erst ein einfacher Klick oder ein Doppelklick geben Aufschluss. In der Eingabezeile oder durch farbige Hervorhebungen offenbart sich, ob hinter dem Wert eine Formel steckt. Das gilt allerdings nur für die jeweils aktive Zelle. Eine kaum bekannte Funktion sorgt dafür, dass der Aufbau der gesamten Tabelle sichtbar wird.
Und das geht so: Im Menü „Ansicht“ den Befehl „Werte hervorheben“ aufrufen oder die Tastenkombination [Strg]+[F8] drücken. Jetzt werden alle Zellen mit manuell eingetragenen Werten blau und alle Formelergebnisse grün dargestellt. Für einen raschen Überblick eine nützliche Sache. Zurück zur Standardansicht geht es erneut mit dem Befehl „Ansicht | Werte hervorheben“ bzw. dem Shortcut [Strg]+[F8].
09.10.2008 | Tipps
Über die Zwischenablage von Windows lassen sich beliebige Texte in das OpenOffice-Writer-Fenster einfügen. Oft enthält das Dokument aber überflüssige Leerzeichen, die nach dem Import manuell wieder entfernt werden müssen. Schneller geht’s mit der Suchen-und-Ersetzen-Funktion und Regulären Ausdrücken.
So funktioniert’s: Um die Leerzeilen in einem Dokument zu entfernen, den Menübefehl „Bearbeiten | Suchen & Ersetzen“ aufrufen oder die Tastenkombination [Strg]+[F] drücken. Anschließend auf die Schaltfläche „Mehr Optionen“ klicken und das Kontrollkästchen „Regulärer Ausdruck“ ankreuzen. Im Feld „Suchen nach“ die folgende Zeichenfolge eingeben:
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Das Feld „Ersetzen durch“ bleibt leer. Mit einem Klick auf „Ersetze alle“ werden alle überflüssigen Leerzeilen aus dem Dokument entfernt.
15.09.2008 | Tipps
Man möchte in diesen Tagen wirklich nicht Entwickler für Microsoft Office sein, denn der Wind bläst derzeit kräftig aus allen Richtungen: Kostenlose Office-Pakete zum Herunterladen hier, kostenlose Online-Webprogramme dort – und alle wollen sie Platzhirsch Microsoft Konkurrenz machen. Auch wenn bislang keins der Gratisprogramme auch nur annähernd an den Funktionsumfang von Microsoft Office herankommt: Einige der Suiten werden immer besser – und für viele User ist der Funktionsumfang vollkommen ausreichend.
Release Candidate für Windows, Linux und Mac
Das gilt vor allem für OpenOffice, die beste und beliebteste Alternative zum Büropaket aus Redmond (die übrigens ganz offiziell OpenOffice.org heißt, aber das will sich nicht wirklich durchsetzen). Seit Monaten entwickelt die OpenOffice-Gemeinde an der Version 3, die kurz vor der Fertigstellung steht. Noch im September soll die finale Version unter https://www.openoffice.org zum Download bereit stehen, für Windows, Mac OS X und Linux.
Wer nicht so lange warten möchte, kann bereits den „Release Candidate“ (RC) laden. So werden Programmversionen genannt, die eigentlich fertig sind – und nur noch einigen letzten Tests unterzogen werden. Neue Funktionen oder optische Veränderungen gibt es nicht mehr.
Grund genug, sich das neue OpenOffice mal näher anzuschauen. Aber bitte nicht zu viel erwarten, denn ein Quantensprung ist OpenOffice 3 nicht gerade. Am Funktionsumfang hat sich jedenfalls nur verhältnismäßig wenig geändert. Das aus Textverarbeitung (Write), Tabellenkalkulation (Calc), Präsentation (Impress), Grafikprogramm (Draw) und Datenbank (Base) bestehende Paket wurde vor allem optisch aufpoliert.
Die Entwickler haben der reichlich angestaubten Benutzeroberfläche ein dringend nötiges Facelift verpasst.
Freundliche Farben und übersichtlicher
Freundlichere Farben, buntere Icons, besser aufgeräumte Menüs. So wurde zum Beispiel das Startcenter verbessert. Von hier aus lassen sich die einzelnen Programme aus der Suite starten oder neue Dokumente anlegen. Die Regiezentrale wirkt aufgeräumter, freundlicher, übersichtlicher.
Verbessert wurde auch die Zusammenarbeit mit dem Konkurrenten Microsoft Office. So lassen sich nun problemlos Dokumente öffnen, die mit dem aktuellen Office 2007 erstellt wurden. OpenOffice verfügt dazu über einen eigenen Import-Filter, der im Test verlässlich arbeitet. Eine Exportfunktion für Office 2007 gibt es derzeit allerdings nicht.
Writer hat die meisten neuen Funktionen
Die meisten zusätzlichen Funktionen hat die Textverarbeitung Writer spendiert bekommen. Bei Bedarf lassen sich im Writer nun mehrere Seiten gleichzeitig darstellen und bearbeiten. Ein kleiner Schieberegler in der rechten unteren Ecke erlaubt, das gezeigte Dokument nahezu stufenlos zu zoomen. Ähnlich wie in Word können Writer-Benutzer nun zwischen den Ansichten Normal, Mehrseiten und Buch wählen.
Deutlich verbessert wurde auch Kommentarfunktion: Durch das integrierte Lotus Notes können Kommentare nun mit Namen versehen werden, die sich zudem farblich unterscheiden lassen. Auf Knopfdruck lässt sich die integrierte Rechtschreibprüfung nutzen.
Calc kommt mit größeren Tabellen klar
Wer Grafiken zuschneiden muss, damit sie besser in ein Dokument passen, kann nun auf die Hilfe von OpenOffice 3 zählen: Das Grafikmodul Draw wurde mit einer zusätzlichen Funktion ausgestattet, die so etwas im Handumdrehen erledigt. Aufatmen auch für alle User, die mit großen Datenbeständen arbeiten: Calc kommt nun auch mit größeren Tabellen klar. War man bislang auf 256 Spalten beschränkt, können nun bis zu 1024 Spalten angelegt werden.
Schön wäre gewesen, wenn sich die Entwickler auch mal dem Thema Optimierung beschäftigt hätten, denn meiner Meinung nach ist OpenOffice nicht gerade schnell. Es dauert eine kleine Ewigkeit, bis die einzelnen Programmmodule geladen und gestartet sind. Hier gibt es keine erkennbaren Verbesserungen.
Gut für die rasch wachsende Zahl von Mac-Benutzern: OpenOffice 3 läuft nun nativ auf Rechnern mit Mac OS X, also ohne „Tricksereien“ und damit deutlich schneller und stabiler. Die Installation des X-Window-Systems (X11), die bislang nötig war, um OpenOffice auf Mac nutzen zu können, kann nun entfallen.
27.08.2008 | Tipps
Viele Einzelhändler verwenden Tabellenkalkulationen wie OpenOffice Calc zur Artikelverwaltung und Berechnung der Verkaufspreise. Krumme Beträge wie 14,93 Euro oder 7,58 Euro sind dabei unerwünscht. Verkaufsfördernder sind glatte Beträge wie 14,95 Euro oder 7,60 Euro. Um nicht manuell alle Preise anpassen zu müssen, gibt es die Formel VRUNDEN(). Damit werden alle Preise auf fünf Cent genau gerundet.
Und so funktioniert’s: Angenommen in der Zelle A1 steht der krumme Betrag. Um in Zelle B1 den gerundeten Preis einzutragen, lautet die Formel:
=VRUNDEN(A1;0,05)
Der Originalwert wird dabei kaufmännisch auf ein Vielfaches von 0,05 gerundet. Heraus kommen nur Beträge mit einer 0 oder 5 am Ende.
Soll generell immer auf den nächsthöheren Wert aufgerundet werden, sollte folgende Formel zum Einsatz kommen:
=OBERGRENZE(A1;0,05)
Werte wie 9,91 werden damit auf 9,95 aufgerundet. Sollen die Werte hingegen stets abgerundet werden – etwa 9,99 auf 9,95 –, hilft die Formel
=UNTERGRENZE(A1;0,05)
20.08.2008 | Tipps
Über die Import-Funktion lassen sich in Programmen wie OpenOffice Calc beliebige Listen und Texte importieren. Nach dem Import herrscht in den Zellen aber oft ein großes Durcheinander. Nach dem Import herrscht in den Zellen aber oft ein großes Durcheinander. Zu den häufigsten Problemen zählen durcheinandergewürfelte Groß- und Kleinschreibungen oder überflüssige Leerzeichen.
Das Chaos lässt sich mit Textformeln aber recht einfach beheben. MitHilfe der folgenden Formel werden alle Buchstaben der jeweiligen Zelle in Großbuchstaben umgewandelt:
=GROSS()
Mit =GROSS(A1) etwa alle Buchstaben der Zelle A1. Mit =KLEIN() geht es auch andersherum: Alle Texte in der angegebenen Zelle werden in Kleinbuchstaben verwandelt. Besonders interessant ist die Funktion:
=GROSS2()
Sie zeigt nur den ersten Buchstaben jedes Wortes in einer Zelle groß. Tauchen in einer Zelle überflüssige Leerzeichen auf, sollte die folgende Formel zum Einsatz kommen:
=GLÄTTEN()
Sie entfernt doppelte Leerzeichen zwischen den Wörtern. Besonders ärgerlich sind nicht druckbare Zeichen, die vor allem beim Import von CSV-Dateien im Arbeitsblatt auftauchen. Hierfür gibt es in OpenOffice Calc die Funktion:
=SÄUBERN()
Diese Funktion entfernt alle nicht druckbaren Sonderzeichen wie Absatzmarken, Tabulatoren oder bedingte Trennstriche.
07.08.2008 | Tipps
Mit der sogenannten Matrixrechnung lassen sich in der Tabellenkalkulation OpenOffice Calc ganze Bereiche mit Formeln verknüpfen. Statt vieler einzelner Formeln sorgt die Matrixformel für blitzschnelle Massenberechnungen.
Ein Beispiel: In den Zellen A1 bis B9 stehen Werte, die jeweils mit dem Faktor 1,49 multipliziert werden sollen. Statt für jede Zelle eine eigene Formel zu definieren, kommt die Matrixformel zum Einsatz. Und zwar so: Zuerst muss mit gedrückter Maustaste ein Ausgabebereich markiert werden, der exakt so groß ist wie der Wertebereich, zum Beispiel von D1 bis E9. Dann die Formel
=A1:B9*1,49
eingeben und – ganz wichtig – die Eingabe mit der Tastenkombination [Strg]+[Umschalten]+[Eingabe] bestätigen. Das Ergebnis: Jede Zelle wird mit 1,49 multipliziert und das jeweilige Ergebnis im markierten Ausgabebereich eingetragen.
