03.06.2006 | Tipps
Ein Kalender auf dem eigenen PC – durchaus praktisch. Leider verfügt nur das kostenpflichtige Outlook über einen eingebauten Kalender, wer Outlook Express benutzt, muss ohne auskommen. Auch die kostenlose E-Mail-Software Thunderbird bietet keinen Kalender an. Macht aber nichts, denn für alle, die Termine, Geburtstage oder Verabredungen, aber auch alle aktuellen Aufgaben gerne am eigenen Rechner verwalten wollen, gibt es die kostenlose Software Sunbird.
Sunbird bietet eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht und erinnert auf Wunsch rechtzeitig an wichtige Termine. Bei Bedarf lassen sich Kalenderdaten importieren und exportieren. Sunbird ist ein Open-Source-Programm und für Windows wie Linux verfügbar.
https://www.sunbird-kalender.de/
21.03.2006 | Tipps
Wann genau ist eigentlich Ostern, und wird in Bayern Fronleichnam gefeiert oder nicht? Viele Feiertage sind beweglich. Wer wissen möchte, welche Feiertage es in den einzelnen Ländern – und Bundesländern! – gibt, kann unter https://www.feiertagskalender.ch nachschlagen. Hier sind alle gesetzlichen Feiertage fein säuberlich aufgeführt. Die Webseite präsentiert erst einmal die nächsten Feiertage, fein säuberlich chronologisch sortiert.
Bei Bedarf lassen sich aber auch die Feiertage eines beliebigen Jahres anzeigen, auch in der Vergangenheit. Außerdem bietet die Webseite die Möglichkeit, nach Ländern und sogar Bundesländern zu unterscheiden. Besonders praktisch: Die Daten lassen sich auch exportieren, also in Programme wie Outlook, Word, Excel oder andere übernehmen. Ein Mausklick auf das entsprechende Programm-Icon reicht.
16.03.2006 | Tipps
Es ist schon praktisch, wenn man nicht jedes Mal die E-Mail-Adresse der Freunde oder Kollegen eintippen muss, sondern sie statt dessen bequem aus einem Adressbuch auswählen kann. Schade ist nur, dass Outlook, Outlook Express und Windows jeweils eigene Adressbücher verwenden. Wird in einem etwas eingefügt oder korrigiert, bekommen die jeweils anderen Adressbücher davon nichts mit. Ältere Versionen von Outlook (Version 98 und 2000) bieten normalerweise keinen Zugriff auf in Windows gespeicherte Kontakte, zum Beispiel Faxnummern.
Viel praktischer ist es, wenn alle dasselbe Adressbuch verwenden. Das ist durchaus möglich. Dazu auf „Start“ klicken und „Ausführen“ auswählen, danach „regedit“ eingeben. Nun in der Hierarchie der Systemdatei Registry nacheinander auf „HKEY_CURRENT_USER“, „Software“, „Microsoft“, „WAB“ und „WAB4“ klicken, danach mit der rechten Maustaste auf der rechten Fensterseite auf eine freie Stelle klicken.
Nun muss ein „DWORD-Wert“ angelegt werden. Als Name für den neuen Eintag „UseOutlook“ verwenden und gleich danach doppelt auf den neuen Eintrag klicken, um den Wert zu bearbeiten. Aus der „0“ eine „1“ machen und regedit schließen. Anschließend sollten Outlook, Outlook Express und Windows dasselbe Adressbuch verwenden.
05.03.2006 | Tipps
Wer regelmäßig einen bestimmten Typ von E-Mail verschickt, zum Beispiel ein Antwortschreiben für Kundenanfragen, einen Statusbericht für die Kollegen oder ein Einladungsschreiben für ein Sportfest, kann in Outlook die Eckdaten für die E-Mail festlegen, insbesondere Text und Layout, und diesen formalen Rahmen dann als „Formular“ speichern. Vorteil: Später muss man nur noch das Formular laden und die variablen Aspekte eintragen, etwa das aktuelle Datum oder aktuelle Verkaufszahlen.
Um ein solches Formular anzulegen, erst einmal im Menü „Datei“ die Funktion „Neu“ aufrufen. Danach alles eingeben, was nicht variabel ist, etwa die Namen der Empfänger, der Betreff, auch der eigentliche Mail-Inhalt lässt sich vorgeben, zumindest der Teil, der stets identisch ist. Natürlich kann man die E-Mail auch gestalten, sofern die Nachricht als HTML-Mail verschickt wird.
Wenn alles erledigt ist und nur noch die variablen Daten fehlen, um Menü „Extras“ die Funktion „Formulare“ und hier „Formular veröffentlichen unter“ auswählen. Nun kann festgelegt werden, wie das Formular heißen soll – und ob es in der „Bibliothek für persönliche Formulare“ abgelegt werden soll. Erfahrene Benutzer können sogar verschiedene Bibliotheken für ihre Formulare anlegen. Wenn alles quittiert ist, steht das Formular zur Verfügung. Um es zu nutzen, im Menü „Neu“ die Funktion „Formular auswählen“ aufrufen. Anschließend die gewünschte Bibliothek auswählen, z.B. „Bibliothek für persönliche Formulare“ und das gewünschte Formular.
27.02.2006 | Tipps
Es gibt im wesentlichen zwei Arten von E-Mails: Solche, die in Klartext verschickt werden und so genannte HTML-Mails. Letztere sind leicht daran zu erkennen, dass sie Bilder und Formatierungen enthalten und aussehen wie Webseiten. HTML-Mails sehen zwar besser aus, bergen aber auch Sicherheitsrisiken. Denn eingebettete Bilder können dem Versender zum Beispiel mitteilen, dass die E-Mail geöffnet wurde – ein beliebter Trick bei Spam-Versendern.
Deshalb verzichten viele lieber auf HTML-Mails. Outlook lädt Bilder in HTML-Mails deshalb nur auf ausdrücklichen Wunsch oder wenn ein Absender bereits bekannt ist und als „vertrauenswürdig“ eingestuft wurde. Das Problem: Soll eine HTML-Mail weitergeleitet werden, verlangt Outlook, dass die Bilder vorher geladen werden – sonst ist ein Weiterleiten nicht möglich. Das Weiterleiten einer HTML-Mail in Klartext bietet Outlook nicht an.
Über einen Umweg klappt es aber doch: Dazu im Menü „Extras“ den Eintrag „Optionen“ auswählen und unter „E-Mail-Format“ das Nachrichtenformat „Nur Text“ einstellen. So ist sichergestellt, dass Outlook auf alle HTML-Elemente verzichtet. Ein Weiterleiten ist dann auch ohne Nachladen der Bilder möglich.
13.02.2006 | Tipps
Word kennt ab der Version 2003 einen neuen Anzeigemodus, der sich „Leseansicht“ nennt. Die Leseansicht soll eigentlich das Lesen gescannter Dokumente erleichtern. Unwesentliche Elemente wie zum Beispiel die Windows-Taskleiste werden in diesem Anzeigemodus ausgeblendet. Allerdings machen auch Outlook und Windows Explorer mitunter von diesem Anzeigemodus Gebrauch: Wird zum Beispiel ein Word-Anhang in Outlook geöffnet oder im Windows Explorer ein Word-Dokument ausgewählt, startet Word in der Leseansicht.
Normale Word-Dokumente sehen in der Leseansicht allerdings etwas merkwürdig aus, die Texte erscheinen viel zu groß und der Seitenumbruch ist nicht korrekt. Deshalb möchten viele diese Automatik gerne abschalten – und auf die Leseansicht verzichten. Dazu im Menü „Extras“ die Funktion „Optionen“ und dort das Register „Allgemein“ auswählen. Hier die Option „Start in Leseansicht zulassen“ abschalten.
05.02.2006 | Tipps
Outlook verfügt über einen komfortablen Kalender, das kostenlose Outlook Express allerdings nicht. Wer nur mal eben nachschauen möchte, auf welchen Wochentag ein bestimmtes Datum fällt, kann auch den eingebauten Minikalender von Windows bemühen. Hier lassen sich zwar keine Termine eintragen, aber zum Nachschauen von Wochentagen reicht der Minikalender allemal.
Dazu in der unteren Statuszeile des Windows-Bildschirms (so genannter Systray) doppelt auf die Uhrzeit klicken. Windows präsentiert anschließend eine Dialogbox. Neben der Systemuhr erscheint ein Kalender, in dem man nun beliebig blättern kann. Ideal, um kurz etwas nachzuschlagen.
02.02.2006 | Tipps
Viele Computerbenutzer arbeiten mit Microsoft Outlook und vertrauen diesem mächtigen Werkzeug jede Menge Daten an: Outlook merkt sich schließlich nicht nur den gesamten Mail-Verkehr, sondern auch Termine und Kontakte. Für viele ist die Vorstellung, dass diese Daten verloren gehen könnten, ein regelrechter Albtraum.
Darum sollte man regelmäßig Sicherheitskopien der Outlook-Daten anlegen. Outlook selbst speichert alle Daten in einer PST-Datei. Wer die Funktion „Archivieren“ im Menü „Datei“ benutzt, verschiebt vor allem ältere Mails in einen speziellen Archiv-Ordner – eine Sicherheitskopie ist das nicht, weil die Daten auch weiterhin nur einmal vorliegen.
Viel besser ist es deshalb, ein tatsächliches Backup der PST-Datei anzulegen. Microsoft hat für diesen Zweck ein eigenes Hilfsprogramm „PST Backup“ entwickelt, das jeder kostenlos aus dem Netz laden kann. PST Backup speichert die Kopie wahlweise auf der Festplatte oder – was besser ist! – auf einem Netzwerklaufwerk oder auf CD/DVD. Sollte die Datendatei von Outlook mal beschädigt werden, stehen die wertvollen Daten so schnell wieder zur Verfügung.
PST Backup gibt es kostenlos unter https://www.springhin.de/pst-backup. PST Backup funktioniert mit Outlook ab Version 2000.
