Wer einen Vortrag oder eine Präsentation hält, möchte in kurzer Zeit Gedanken an die Zuschauer vermitteln. Lange Texte liest aber keiner – besonders, wenn man dem Referenten zuhört. Mit einer Gliederung lassen sich Texte in Präsentationen einfacher lesen.
Wer Personen zu einer Feier einladen oder eine Firmen-Präsentation erstellen möchte, kommt mit den PowerPoint-Vorlagen jeweils schnell ans Ziel. Besonders praktisch: Soll eine Karte eingefügt werden, um einen bestimmten Standort zu verdeutlichen, muss man nicht extra ein Foto von Google Maps machen. Das geht auch einfacher.
Interaktive Präsentationen sind gleich doppelt so interessant. In PowerPoint lassen sich Grafiken und andere Elemente so verlinken, dass beim Anklicken während der Wiedergabe der Präsentation auf eine andere Folie der gleichen Datei gewechselt wird.
Umfangreiche Dokumente lassen sich leichter durchblicken, wenn sie über einen Inhalts-Verzeichnis verfügen. Dies gilt nicht nur für Word-Dateien, sondern auch für Präsentationen in Microsoft PowerPoint. Allerdings lassen sich Inhalts-Verzeichnisse in PowerPoint 2010, 2013 und 2016 nur über einen Umweg einfügen.
In jeder PowerPoint-Vorlage gibt es verschiedene Layouts, die sich für die einzelnen Folien einsetzen lassen. Zum Einfügen einer neuen Folie gibt es mehrere Wege – doch nur einer führt zum Folien-Katalog.
Um eine Verbindung zwischen zwei Elementen herzustellen, die logisch zusammenhängen – etwa einer Illustration und ihrer Beschreibung –, eignen sich Pfeile besonders gut. Die lassen sich auch direkt als Form in ein Word-Dokument oder eine PowerPoint-Präsentation einfügen. Pfeile müssen auch nicht immer schnurgerade sein.
Für ein einheitliches Aussehen einer Präsentation, etwa in einem Unternehmen, ist es sinnvoll, für alle Folien dasselbe Layout und Design zu nutzen. Dazu gehört auch, ein Logo einzublenden, zum Beispiel das Logo einer Firma.
Präsentationen in PowerPoint sollen optimal auf dem Monitor angezeigt werden. Früher waren Bildschirme im Format 4:3 üblich, doch heute haben die meisten Monitore ein 16:9-Format. In PowerPoint kann leicht zwischen den beiden Formaten gewechselt werden.
