Interaktive Präsentationen sind gleich doppelt so interessant. In PowerPoint lassen sich Grafiken und andere Elemente so verlinken, dass beim Anklicken während der Wiedergabe der Präsentation auf eine andere Folie der gleichen Datei gewechselt wird.
Um mit PowerPoint einen Link auf eine andere Folie zu hinterlegen, geht man wie folgt vor:
Zunächst wird die PPTX-Datei geöffnet,B. über den Explorer.
Im nächsten Schritt wird über das Einfügen-Menü eine Form auf der ursprünglichen Folie eingefügt.
Nun bei ausgewählter Form oben im Menü auf Einfügen, Aktion klicken.
Im jetzt angezeigten Dialog die Option Hyperlink zu markieren und die gewünschte Folie einstellen.
Umfangreiche Dokumente lassen sich leichter durchblicken, wenn sie über einen Inhalts-Verzeichnis verfügen. Dies gilt nicht nur für Word-Dateien, sondern auch für Präsentationen in Microsoft PowerPoint. Allerdings lassen sich Inhalts-Verzeichnisse in PowerPoint 2010, 2013 und 2016 nur über einen Umweg einfügen.
Das liegt daran, dass Microsoft die Funktion für Inhalts-Verzeichnisse seit PowerPoint 2007 entfernt hat. Zunächst wird daher die gewünschte Präsentation geöffnet und dann über das Menü Ansicht zur Gliederungs-Ansicht umgeschaltet. Jetzt auf der linken Seite mit der rechten Maustaste klicken, um die Funktion Gliederung reduzieren, Alle Ebenen reduzieren auszuwählen.
Nachdem daraufhin alle Überschriften der einzelnen Folien ausgewählt wurden, werden diese zunächst kopiert. Dann eine neue Folie erstellen und die Überschriften hier wieder einfügen. Diese neue Folie hält dann ihrerseits eine Überschrift, etwa „Inhalt“. Dabei handelt es sich aber trotzdem um eine ganz normale Folie. Zum Schluss wird diese neue Folie mit den Daten zum Inhalt an die passende Stelle verschoben.
In Word, PowerPoint und auch Excel ist das Bearbeiten von Dokumenten einfach. Wer komplexe Dateien bearbeitet, braucht viel Platz dafür. Der Raum auf dem Monitor kann besser genutzt werden, wenn man das Menü dafür kurz einklappt.
In der Windows-Version der Microsoft Office-Programme lässt sich das Menü am oberen Rand der Programm-Fenster ausblenden, indem auf den aktiven Tab doppelt geklickt wird. Wiederholt man das, werden die Buttons und Schalter des Menüs wieder sichtbar.
Am Mac funktioniert das Ausblenden des Office-Menüs ähnlich. Hier genügt aber bereits ein einfacher Klick auf den aktiven Tab oben im Fenster von Word, Excel oder PowerPoint. Ein weiterer Klick blendet das Menü auch hier wieder ein, sodass man auf die Funktionen darin zugreifen kann.
Auf Touch-fähigen Geräten, etwa Tablets oder auch manchen Notebooks, unterstützen die Programme von Microsoft Office 2016 auch die Eingabe von Notizen und Zeichnungen direkt per Finger oder Stift. Hat man sich verschrieben, lassen sich solche Freihand-Eingaben leicht mit dem Radierer korrigieren.
Freihand-Zeichnungen in Word, Excel und Co. können mit wenigen Schritten repariert werden. Hier die nötigen Schritte:
Zuerst wird die betreffende Datei geöffnet, und zwar auf einem Gerät mit Touch-Funktion.
Jetzt oben im Menü zum Tab Zeichnen umschalten.
Ganz links bei den Werkzeugen findet sich auch der Radierer, der sich per Klick aktivieren lässt.
Nun können die fälschlich beschriebenen oder gezeichneten Stellen leicht ausgebessert werden.
In jeder PowerPoint-Vorlage gibt es verschiedene Layouts, die sich für die einzelnen Folien einsetzen lassen. Zum Einfügen einer neuen Folie gibt es mehrere Wege – doch nur einer führt zum Folien-Katalog.
Um in PowerPoint 2016 in einer Präsentation eine neue Folie mit einem bestimmten Layout einzufügen, geht man wie folgt vor:
Zuerst die betreffende PowerPoint-Präsentation öffnen.
Jetzt oben im Menü auf Start klicken.
Nun auf den Text Neue Folie klicken, der mit einem kleinen Pfeil nach unten markiert ist.
Daraufhin wird eine Galerie mit allen vorhandenen Layouts für Folien eingeblendet.
Per Klick das gewünschte Folien-Layout auswählen, dann wird eine passende Folie sofort hinzugefügt.
Um eine Verbindung zwischen zwei Elementen herzustellen, die logisch zusammenhängen – etwa einer Illustration und ihrer Beschreibung –, eignen sich Pfeile besonders gut. Die lassen sich auch direkt als Form in ein Word-Dokument oder eine PowerPoint-Präsentation einfügen. Pfeile müssen auch nicht immer schnurgerade sein.
Alternativ zu den langweiligen geraden Pfeilen gibt es in Microsoft Office nämlich auch eine Option, mit der sich gekrümmte Pfeile ganz leicht integrieren lassen. Das geht wie folgt:
Zuerst das betreffende Dokument oder die Präsentation aufrufen.
Jetzt oben im Menü auf Einfügen klicken und dann in der Rubrik Formen das Pfeil-Symbol markieren.
Nun auf der Dokument-Fläche den gewünschten Pfeil mit der Maus aufziehen.
Dann mit der rechten Maustaste auf den noch geraden Pfeil klicken und im Menü einen Haken bei Verbindungs-Typen, Gekrümmte Verbindung setzen.
Über das Element in der Mitte des Pfeils lässt sich jetzt die Art der Krümmung per Drag-and-Drop anpassen.
Für ein einheitliches Aussehen einer Präsentation, etwa in einem Unternehmen, ist es sinnvoll, für alle Folien dasselbe Layout und Design zu nutzen. Dazu gehört auch, ein Logo einzublenden, zum Beispiel das Logo einer Firma.
Um ein Logo auf jeder Folie einer PowerPoint-Präsentation anzuzeigen, geht man wie folgt vor:
Als Erstes wird die betreffende Präsentation geöffnet oder eine neue erstellt.
Jetzt greifen wir auf den sogenannten Folien-Master zu, der als Vorlage für alle Folien der Präsentation dient. Dazu wird oben im Menü auf Ansicht, Folien-Master geklickt.
Nun überlegen, auf welche Folien oder Designs sich die Änderung mit dem Logo auswirken soll. Wenn das Logo auf sämtlichen Folien erscheinen soll, wird es im Folien-Master eingefügt. Ansonsten auf der linken Seite das gewünschte Master-Layout auswählen.
Das Logo kann jetzt über Einfügen, Bild auf der Folien-Vorlage platziert werden und lässt sich dann an die gewünschte Stelle ziehen.
Präsentationen in PowerPoint sollen optimal auf dem Monitor angezeigt werden. Früher waren Bildschirme im Format 4:3 üblich, doch heute haben die meisten Monitore ein 16:9-Format. In PowerPoint kann leicht zwischen den beiden Formaten gewechselt werden.
Das klassische Bild-Format ist dabei 4:3. Zur Umstellung zwischen den Formaten führt man die folgenden Schritte aus:
Zuerst die betreffende Präsentations-Datei in PowerPoint öffnen.
Jetzt oben im Menü zum Bereich Entwurf umschalten.
Im Abschnitt Anpassen folgt nun ein Klick auf Folien-Größe.
Tipp: Beim Wechsel zum jeweils anderen Format werden die Inhalte entweder maximiert. Dabei können Inhalte über den sichtbaren Bereich hinausragen und müssen dann angepasst werden. Oder die Daten werden passend skaliert und dadurch etwas verkleinert.
