Bis zur Version 2003 waren die Textverarbeitung Word und das Präsentationsprogramm PowerPoint ein eingespieltes Team. Man konnte mühelos Daten von Word an Powerpoint senden. Im neuen Word 2007 scheint die Funktion nicht mehr angeboten zu werden. Doch der Dialog zwischen den Office-Anwendungen ist nach wie vor möglich – allerdings gut versteckt.
Um die Dateigröße zu reduzieren, werden bei PowerPoint seit der Version 2007 alle importierten und eingebundenen Bilder automatisch komprimiert. Das macht die Datei zwar kleiner, sorgt oft aber auch für einen spürbaren Qualitätsverlust. Wer das nicht möchte, kann die Komprimierung ausschalten.
Simple Balkendiagramme reißen bei PowerPoint-Präsentationen keinen mehr vom Hocker. Beeindruckender sind Diagramme abseits vom PowerPoint-Einerlei. Für Aufmerksamkeit sorgen zum Beispiel transparente Säulen oder Kuchen vor einem Foto. Das Hintergrundbild bleibt dank der durchsichtigen Diagramme komplett sichtbar.
Wer Präsentationen per E-Mail verschickt oder auf einem anderen Rechner präsentieren möchte, sollte aber bedenken: Nicht auf jedem PC ist PowerPoint installiert. Muss es auch nicht. Denn mit einem Trick lassen sich mit Office 2007 PowerPoint-Präsentationen als PDF-Datei speichern. Dann geht’s auch ohne PowerPoint oder PowerPoint-Viewer. Für formatfüllende Präsentationen reicht der Adobe Reader.
Wer Präsentationen oder Textdokumente per E-Mail verschickt, stößt aufgrund der Speichervolumens der Dokumente mitunter an Grenzen: Ein praktisches Tool verkleinert die Dokumente auf Knopfdruck.
Das PDF-Format von Adobe hat sich zum universellen Format für den Dateiaustausch entwickelt. Die Vorteile liegen auf der Hand: PDFs lassen sich auf allen Computern und Betriebssystemen öffnen und sehen auf jedem Rechner gleich aus. Schade nur, dass es in Windows keine Möglichkeit gibt, eigene PDF-Dateien zu erzeugen. Abhilfe schafft ein Online-Konverter, der Office-Dokumente, Webseiten oder JPG-Grafiken gratis ins PDF-Format umwandelt. Browser und Internetzugang genügen.
Auch in PDF-Dokumenten wird es künftig immer öfter blinken und flimmern: Adobe hat sein PDF-Format in der Version 9 um Video und Flash erweitert.
Ein illustratives Foto macht sich auf fast jeder Präsentation gut. Schade nur, dass viele Fotos nicht verwendet werden können, da zwar das passende Objekt abgebildet ist, aber der Hintergrund stört. Mit einem Trick lässt sich der Hintergrund ausschneiden und unsichtbar machen – und das eigentliche Objekt „freistellen“, wie die Fachleute sagen. Das geht sogar ohne weitere Hilfsmittel.
